Коммуникации, их виды

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………...…3

1. ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИЙ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ. …………………………………………………………..5

     2.  ЭЛЕМЕНТЫ И ЭТАПЫ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА.......................................................................................…………….13

    3. КОММУНИКАТИВНЫЕ ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ.……………………………………………………………..…18

Заключение  ………………………………………………………………………28

Список  используемой литературы…………………………………… ………..30 

Введение

     В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать  как информацию, а сам процесс  коммуникации представить как процесс  обмена информацией. Именно потому, что  без обмена информацией люди не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их; без обмена информацией сегодня не обходится ни одна организация, коммуникации можно назвать связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

     Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных  решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

     «Коммуникация» и «информация» хотя и различные, но взаимосвязанные понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как передается. Для того чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать или трогать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.

     Власть  и информационное общение в организациях занимают различное положение, а  в определенном смысле даже противостоят друг другу. Потребность в увеличении объема и содержания такого общения  вызывает к жизни соответствующие  структурные образования, которые  в своей совокупности образуют коммуникативную  структуру организации. Такая структура  может включать в себя: комитеты, комиссии, оперативные рабочие группы, структуры, концентрирующиеся вокруг менеджеров-интеграторов, матричные  формы и, наконец, штабы. Взаимоотношение  штаба и линии является показателем  состыкованности властной и коммуникативной  структур организации.

     В данном реферате рассмотрены вопросы, касающиеся понятия коммуникаций, их видов, необходимости коммуникаций в организации и методов повышения их эффективности. Вся эта информация необходима для управленческой деятельности организации, т. к. область коммуникации тесно связана с теорией и практикой менеджмента, организационными системами и структурами, а также психологией управления. Все три дисциплины «работают» на теорию коммуникации. 
 

 

1. ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИЙ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ.

     Если  описать работу менеджера,  то  руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется  невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях: информационном  обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

     Хотя  общепризнанно, что коммуникации имеют  огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами.

     Эффективно  работающие руководители — это те, кто эффективен в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

     Для начала необходимо знать,  что к  основным функциям коммуникаций относятся:

1. информативная - передача истинных или ложных сведений; 
   
2. интерактивная /побудительная - организация взаимодействия между людьми /согласованность действий, распределение функций, влияние на настроение, убеждения, поведение собеседника - через внушение, приказ, просьбу, убеждение и т.д.;

 

3. персептивная - восприятие друг друга партнерами в ходе общения и установление на этой основе взаимопонимания
4. экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

     Коммуникации  можно классифицировать по типу объектов и по степени формализации.

По  типу объектов:

-организация  – внешняя среда;

-межуровневая (восходящая);

-межуровневая (нисходящая);

-горизонтальная;

-руководитель  – подчиненный;

-руководитель  – рабочая группа.

По  степени формализации:

-формальные  коммуникации;

-неформальные  коммуникации.

     Управление  должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации  деятельности:

• организацию  коммуникативных сетей;

• повышение  качества информации, циркулирующей  по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;

• полноценное  использование информации для решения  задач управления.

     Эти задачи связаны со своеобразной группой  психологических факторов - познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов.

            Информационное сообщение - содержание информации, переданной при коммуникации от одного лица другому. Канал коммуникации - направление движения информационного сообщения. Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу. Коммуникативная цепь - ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений. Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети. Информационная роль - совокупность функций по информационному обмену, выполняемых данным лицом в коммуникативной сети.

     Коммуникативная сеть — сложно соединенная и переплетенная  система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам  организации органа и обеспечивающая ее деятельность. Это схема циркуляции информации. Основа ее задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями  и должностными лицами, т.е. основа лежит в организационно-правовой плоскости.

     Реальная  же картина передачи сообщений может  не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические  факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение  новых, их изменение (ослабление или  усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной  информации и др. 
Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации.

     Умелый  руководитель принимает меры по обеспечению  положительного влияния психологических  факторов на коммуникации. К. Киллен, изучавший  этот вопрос, пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения  с человеком, целящимся в вас  из винтовки. До тех пор, пока этот человек  относится к вам как к врагу, вряд ли удастся с ним эффективно общаться. Однако глубокое взаимное уважение отправителя и получателя сообщений чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение даже самых трудных проблем». Надо уделять внимание прежде всего межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей служб и их коллективов, преодолевать психологические барьеры (взаимное недоверие, отсутствие единства подходов, нездоровая конкуренция, осторожность в передаче информации, разборчивость в подключении новых коммуникативных каналов, пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.).

     Сказывается то, как развиты и развиваются  у сотрудников коммуникативные  способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и  правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

     Срывы могут возникать и из-за перегрузки отдельных точек, лиц в коммуникативных  сетях, превышающей их психологическую  пропускную способность.

     Иногда  в процессе коммуникации может возникнуть «шум», источниками которого являются:

-язык (вербальный  и невербальный);

-различия  в восприятии информации;

-различия  в статусе.

     Цель  коммуникации – обеспечить понимание  информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

-монолога  – информации, поступающей от  отправителя к получателю;

-диалога  – информации, поступающей от  отправителя к получателю и  от получателя к отправителю;

-обратной  связи как реакции на полученную  информацию.

     Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение  с помощью вербальных и невербальных символов.

Способы коммуникации:

-разговорный  (устный, вербальный);

-письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);

-невербальный (тон речи, пауза, акцентирование  внимания, телодвижения)

     Вербальная  коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса. Известно, что использованию речи сопутствуют процессы, препятствующие достижению взаимопонимания: возможность использования двух типов значений: денотативных (формальные определения, дефиниции: «молоток» - инструмент для забивания гвоздей) и коннотативных (связанных с эмоциональными ассоциациями: «молоток» - нечто тяжелое, холодное); полисемия (многозначное толкование одного и того же слова) и синонимия (использование разных слов для обозначения одного и того же явления).

     Обмен информацией возможен не только посредством  речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации.

     В современной социальной психологии предлагается полная схема всех знаковых систем, используемых в невербальной коммуникации. Основные из них следующие: