Понятие и виды коммуникаций

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность выбранной темы обуславливается тем, что коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы.

Значимость данной темы состоит в том, что в настоящее время Беларусь претерпевает ряд преобразований, касающихся, прежде всего сферы управления. Изменениям подвергаются не только личность управляющего, но и стиль, и методы управления, происходит переоценка менеджерами своего места и роли в системе управления, предъявляются новые требования к современным управленцам. В эпоху острой конкуренции и глобальных перемен очевидно, что не только настоящее, но и будущее состояние организации во многом зависит от качеств, знаний и способностей менеджера, его умений организовать эффективную работу сотрудников и в целом всего, стремления достичь лучших результатов.

Целью курсовой работы является исследование роли  коммуникаций в управлении предприятиями Республики Беларусь, выявление эффективных решений в использовании различных видов и инструментов коммуникаций.

Исходя из поставленной цели, необходимо изучить и рассмотреть следующие задачи:

• раскрыть понятие и виды коммуникаций; рассмотреть организацию коммуникационного процесса в организации.
• провести анализ организации коммуникативных процессов в управлении белорусским предприятием ООО «БелЕвроПласт».
• предложить пути совершенствования коммуникативных процессов на ООО «БелЕвроПласт».

         В современных белорусских условиях отношение к деловым коммуникациям кардинально изменилось. В обществе жесткой иерархии, где главенствовала монологическая коммуникация, не было нужды в разнообразии их методов и форм, поскольку главным инструментом был приказ. Появление нового коммуникативного пространства, связанного с демократизацией экономики, обусловило возрастание значимости деловой коммуникации, которая из дополнительного инструмента по отношению к сфере производства товаров, работ и услуг превратилась в важную функцию, осуществляемую субъектом предпринимательства для достижения делового успеха.

Проблемой деловых коммуникаций в менеджменте стала их фрагментарность, нескоординированность действий и сообщений, посылаемых различными подразделениями, частое дублирование отдельных действий и неоптимальное расходование средств, выделяемых на коммуникации, а также такое парадоксальное явление, когда различные коммуникационные совокупности конкурируют друг с другом за привлечение внимания одних и тех же получателей информации, и в результате - невозможность целостного восприятия репутации (имиджа) бизнеса потребителями, акционерами, партнерами, поставщиками и даже собственными работниками.

Эффективность использования коммуникаций в управлении белорусскими предприятиями является чрезвычайно важна во всех областях предпринимательской деятельности, и в первую очередь для отраслей промышленности, которые характеризуются высоким уровнем конкуренции и большими объемами затрат на коммуникационную политику.

Актуальность изложенных проблем обуславливает необходимость системного исследования сущности деловых коммуникаций, техники и технологии их организации и управления, специфики информационного воздействия различных видов коммуникации, комплексное их использование в управлении предприятий.

Объектом исследования является белорусское предприятие ООО «БелЕвроПласт».

Предметом исследования выступают методологические, теоретические и прикладные аспекты осуществления деловых коммуникаций.

Методология исследования базируется на современных достижениях теории и практики систем экономического управления в Республике Беларусь и развитых странах, результатах научных исследований и практических разработок белорусских и зарубежных ученых и специалистов в области деловых коммуникаций.

Для достижения целей курсового исследования и решения поставленных в нем задач автором использовались системный и сравнительный анализ,  широко применяемые при исследовании коммуникативных процессов.

Работа состоит из трех глав, введения, заключения, списка использованных источников и приложений.

В первой главе рассмотрены теоретические вопросы, касающиеся роли коммуникаций в системе управления организацией, а так же кратко раскрыта  организация самого коммуникационного процесса.

Вторая глава курсовой работы посвящена анализу системы коммуникаций в управлении ООО «БелЕвроПласт».

В третьей главе предложены направления совершенствования системы коммуникаций и коммуникационных процессов на исследуемом предприятии.

Теоретической базой исследования послужили труды зарубежных и отечественных специалистов в области коммуникаций, включая публикации в специализированных периодических изданиях и открытые информационные источники глобальной сети Интернет. В частности таких авторов как:  Е.А. Борисова , В.Р. Веснин, А.П. Егоршин, О.А. Зайцева,  Н.И. Кабушкин, М. Мескон, Г.Г. Почепцов, С.В. Шекшеня, Р.А. Фатхутдинов и др.

 

 

 

 

1. Понятие и виды коммуникаций

 

1. Роль коммуникации в системе менеджмента

 

Для определения роли коммуникаций в деятельности организаций рассмотрим, прежде всего, какие определения дают коммуникациям авторы ряда работ в области управления.

Коммуникация - способность выразить идеи в ясной и убедительной форме, умение выслушать, найти объяснение другой точки зрения [5, с. 236].

Коммуникация - способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи [6, с. 690].

Коммуникация - специфическая форма взаимодействия людей по передаче информации от человека к человеку при помощи языка и других знаковых систем [1, с. 5].

Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Прочность и качество отношений между людьми - будь это друзья, члены семьи или коллеги – в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения ее эффективного функционирования [8, с. 52].

Коммуникация - это процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации [17, с.245].

Коммуникации,  отражают не только процесс получения и передачи информации, но также и ее восприятие, понимание и усвоение.

Основные функции коммуникаций. Наиболее очевидная функция коммуникаций – это передача каких-либо сведений, какого-либо содержания и смысла. Это – смысловая сторона. В конце концов, эта передача влияет на действия и поступки человека, его поведение, на состояние и организованность его внутреннего мира. Коммуникациями выполняются три основные функции:

• информационно-коммуникативная;
• регулятивно-коммуникативная;
• эмоционально-коммуникативная.

Информационно – коммуникативная функция раскрывается в процессах передачи и приема информации партнерами по общению. Не просто передается – принимается, но и формируется, что является важным моментом для творческого продуктивного общения. Может быть представлена как возможность:

• выразить свое согласие или несогласие;
• выровнять различия в исходной информированности партнеров;
• понять взгляды и установки партнеров, сопоставить их;
• прийти к определенным согласованным или новым результатам.

Регулятивно – управляющая функция проявляется в воздействии на поведение партнеров в процессе их общения. Данную функцию можно представить как возможность:

• взаимной «подстройки» действий;
• оказывать управляющее воздействие на человека, глубина которого зависит от индивидуальных свойств партнеров общения.
• регулировать не только собственное поведение, но и поведение других людей;

Эмоционально – коммуникативная функция оказывает большое воздействие на эмоциональное состояние человека. Необходимость изменения своего эмоционального состояния часто влечет за собой возникновение потребности в общении. В процессе общения людей может измениться интенсивность эмоциональных состояний партнеров: происходит либо сближение этих состояний, либо их поляризация, взаимное усиление или ослабление. Человек в общении может эмоционально разрядиться или, наоборот, усилить эмоциональную напряженность.

Таким образом, коммуникации лежат в основе функционирования любого предприятия и пронизывают все его системы. Хотя коммуникации широко применяются во всех областях управления, особенно важными они являются при осуществлении функции лидерства и руководства. Современный руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на общение с подчиненными, коллегами, начальством. Таким образом, 80% его рабочего времени уходит на коммуникации и от того, насколько они эффективны, во многом зависит эффективность работы всей организации. Качество внутренних деловых коммуникаций оказывает непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников, а также на функционирование других процессов системы управления организации.

Осуществление неэффективных коммуникаций является одной из причин возникновения проблем руководителя. Эффективные менеджеры эффективны в коммуникациях. Эти руководители четко представляют суть коммуникационного процесса, хорошо общаются как в устной, так и в письменной форме, осознают влияние среды на обмен информацией.

 

2. Виды коммуникаций

 

Коммуникации могут быть классифицированы по множеству показателей.

Коммуникации применительно к организации следует разделить на две группы: внешние и внутренние.

Внешние коммуникации – информационное взаимодействие со средой, являющейся внешней для организации (например, органы государственного регулирования, средства массовой информации и т.п.)

Внутренние коммуникации – информационное взаимодействие внутри организации. Внутренние деловые коммуникации представляют собой информационное взаимодействие внутри организации, лежащее в области деловых отношений и направленное на решение конкретной проблемы или достижение необходимого результата [2, с. 55].

Систему внутренних коммуникаций (далее – СВК) можно охарактеризовать, как совокупность информационных каналов, которые позволяют передавать между сотрудниками внутри организации сведения различного содержания (деловое, интеллектуальное, эмоциональное). Соответственно, система внутренних деловых коммуникаций – совокупность информационных каналов, которые позволяют сотрудникам организации обмениваться деловыми сведениями.

Информационный канал – коммуникационный канал, который используется для информационного обмена между сотрудниками внутри организации.

Субъектами коммуникации являются топ-менеджеры, линейные менеджеры, сотрудники специализированных подразделений, которые осуществляют работу с СВК [8, с. 122].

Внутренние коммуникации в свою очередь делятся на межличностные и организационные. Межличностными коммуникациями связаны двое (или более) человек.

Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководство реализует и развивает систему предоставления информации и передачи сведений сотрудникам внутри организации, а также людям и организациям за ее пределами. Коммуникации служат необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяют получать необходимую информацию и обеспечивают формирование (поддержание) деловых отношений хозяйствующего субъекта. Другими словами, к организационным коммуникациям можно отнести такие коммуникации, где хотя бы один из участников представлен группой.

Внутренние коммуникации, так же можно разделить на вертикальные и горизонтальные.

Горизонтальные коммуникации – информационное взаимодействие между подразделениями, относящимися к одному уровню управления (группы, отделы, службы). Как правило, между этими подразделениями устанавливаются равноправные отношения, происходит взаимная координация действий.

Вертикальные коммуникации (информационное взаимодействие происходит между уровнями управления), в свою очередь, делятся на:

• коммуникации по нисходящей линии (передача необходимой информации по линии руководитель → исполнитель);
• коммуникации по восходящей линии (передача информации по линии исполнитель → руководитель).

По нисходящей линии осуществляется передача информации о решениях, которые были приняты на высших уровнях (конкретные задания, рекомендации, текущие задачи). Эта информация может «спускаться» с одного уровня управленческой лестницы на другой вплоть до конкретного исполнителя. По восходящей линии осуществляется передача информация о выполнении поставленных задач, проводимых в подразделениях мероприятиях, различные сведения и т.п. Периодически может возникать ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне управления необходимо будет вмешаться руководителям высшего звена управления (преступления, происшествия и др.). В таком случае осуществляется передача информации снизу по иерархии управления на самый высокий уровень.

По характеру восприятия информации коммуникации делятся на:

• прямые, или целевые (сообщаемая информация заложена в тексте);
• косвенные (сообщение заложено, скорее, «между строк»);
• смешанные.