Понятие коммуникации: виды, принципы, задачи

введение

 

 

Преобладающей тенденцией большей части стран мирового сообщества в конце ХХ - начале ХХI в. является переход к новому типу социальной организации демократического общества - открытому информационному обществу, которое можно определить как общество, в котором экономическое развитие, социальные изменения, качество и образ жизни в решающей мере зависят от научного знания и способа использования информации на основе совершенствования коммуникативных технологий.

Революционные изменения в области коммуникативных технологий оказывают значительное влияние не только на экономическое, научно-техническое и культурное развитие общества, но и на изменение мировоззрения людей, поведенческие аспекты их жизнедеятельности, государственное устройство и функционирование государственного механизма.

 

Цель курсовой работы  - изучить коммуникации. Многие участвуют в них ежедневно, но не многие делают это согласованно.

 

Невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Все, что делают руководители,  требует эффективного обмена информацией.

 

Без обмена информацией, люли не смогут работать слаженно, формировать цели и достигать их.

Как выяснится далее, коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Если эти шаги не предпринимать то смысл будет утрачен.

Итак, познакомиться с природой и сложностями коммуникаций, особый акцент, делая на коммуникации таможенных органов, в динамике их развития, а также на то, что необходимо предпринять для более эффективного взаимодействия как на уровне структурных подразделений Федеральной таможенной службы (ФТС), так и с представителями бизнес сообщества, участниками ВЭД, представителями широкой общественности и СМИ.

Задачи - прежде всего осмысление и понятие процесса коммуникации, проблем возникающих на этапах коммуникации, а также подробное рассмотрение системы внутренних и внешних таможенных коммуникаций в их современном состоянии и перспектив их развития.

Актуальность: В современном мире таможенные организации развиваются. Но требуется  срочная разработка и внедрение потенциально новых коммуникационных моделей, ведь от этого в дальнейшем, будет зависеть вся эффективность деятельности таможенных органов.

 

 

Понятие коммуникации: виды, принципы, задачи

 

 

В мире существует множество определений понятия коммуникаций. Коммуникая – это связь, в ходе которой происходит обмен информацией между системами в живой и неживой природе. Все эти определения по сути своей являются правильными.

Так как определения коммуникации очень распространены в нашем мире, не только в сфере управления, но и в других аспектах, то хотелось бы представить Российский вариант классификации данного термина. Её разработали наши исследователи, уделяющие пристальное внимание всем аспектам коммуникативного менеджмента, посвятившие много работ изучению проблемы коммуникаций в таможенном деле - Н.М. Блинов и С.И. Съедин. Они установили, что понятие коммуникации имеет четыре значения, в том числе:

Это - путь сообщения (воздушные или водные коммуникации)

Это - форма связи (радио, телеграф)

Это - процесс сообщения информации с помощью технических средств - средств массовой информации (печати, радио, телевидения и т.д.)

Это - акт общения, связь между двумя и более индивидами, сообщение информации одним лицом другому.

Они отметили, что к проблемам управления наиболее близко четвертое значение термина "коммуникация", ибо управленческое воздействие носит информационный характер. На этом основании Н.М. Блинов и С.И. Съедин определили коммуникацию как "передачу информации от одного лица, ее домысливание другим лицом с тем, чтобы информацию можно было исполнить"

 

Основные задачи коммуникации. Интеграция отдельных индивидов в социальные группы и общности, а последние в единую и целостную систему общества;

внутренняя дифференциация общества, составляющих его групп, общностей, социальных организаций и институтов;

отделение и обособление общества и различных групп, общностей друг от друга в процессе их общения и взаимодействия, что приводит к более глубокому осознанию ими своей специфики, и как следствие -  к более эффективному выполнению присущих им функций; создание предпосылок и основных компонентов для подготовки, принятия, и осуществления управленческого решения.

Руководитель организации постоянно работает с информацией - сведениями, которые отражают состояние внутренней и внешней среды организации. Информация удовлетворяет потребности в знаниях обо всех элементах, факторах и переменных, нужных ему для осуществления управления. Руководитель 50-90% времени тратит на обмен информацией, т.е. на коммуникацию, в межличностных отношениях, передатчика информации - информационном обмене, переработчика информации - в процессах принятия решений и реализации функций управления - планирования, организации, мотивации и контроля.

Посредством коммуникации связываются субъекты и объекты управления между собой.

Без информации нет управления. Коммуникацию называют связующим процессом.

 

 

В условиях рыночной экономики коммуникация -  не только простое речевое общение.

 

что информация не равнозначна коммуникации, хотя эти понятия и тесно взаимосвязаны. Информация - это отражение в сознании человека окружающего мира, зафиксированное каким - либо способом. . Коммуникации - это связи, основе которых лежат интересы и ценности.

 

Повышение эффективности коммуникаций необходимо и может быть реализовано в результате применения следующих принципов коммуникации:

ясности - сообщение обладает ясностью, если оно выражено ясным языком и передано таким образом, что может быть понято получателем;

целостности - цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей организации;

стратегического использования неформальной организации,  наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к каналам коммуникации формальной организации.

 

 

коммуникации подразделяются на внутренние и внешние. Внутри любой организации виды коммуникаций бывают как межличностные, так и организационные, причем вербальное общение сопровождается невербальными формами (тональность голоса, выражение лица и т.п.). Наряду с формальными, в организации существуют неформальные коммуникации (общение служащих с друзьями, знакомыми.

С внедрением внутренних компьютерных сетей, внутренние коммуникации претерпевают существенные изменения.

 

К внешним коммуникациям прежде всего относятся: реклама в средствах массовой информации (СМИ), связи с общественностью, содействие продажам, сбыту, прямая продажа и т.д.

 

 

 

 

Коммуникативный процесс и препятствия в коммуникациях

 

 

 

 

Коммуникативный процесс

Коммуникационный процесс -  предпосылка становления, развития и функционирования всех социальных систем, обеспечивает связь между людьми и общностями, делает возможной связь между поколениями, накопление и передачу социального опыта, и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1 Структура коммуникационного процесса.

 

Основными его элементами являются:

Субъект коммуникативного процесса - отправитель и получатель информации (коммуникатор и реципиент);

Средства коммуникации - код, для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики ит.п.), а также каналы, по которым передается сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, радио и т.п.);

Предмет коммуникации (какое - то явление, событие и т.п.) и отображающее его сообщение (статья, телесюжет и т.п.);

Эффекты коммуникации - выражаются в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.

 

Основная цель коммуникативного процесса - обеспечение обмена с пониманием информации, т.е. установление двусторонних или многосторонних информационных связей.

 

 

В процессе исследований коммуникативных процессов выработаны различные модели коммуникаций. Например, линейная или иначе бихевиористическая модель коммуникации Г. Лассуэлла. У этой модели есть свои минусы. Она не отражает сложности и полноты коммуникативной функции культуры. Акцент делается на активность коммуникатора  ( Коммуникатор - человек, влияющий на партнеров по общению адресно и целесообразно, подбирая действия, слова, интонации и формулировки, для того чтобы получить нужную реакцию или ответ. Коммуникатор входит в общение, имея свои, определенные и заранее сформулированные, цели. Противоположный коммуникатору тип - простой человек, действующий без цели, по причине, по принципу «потому что».), а реципиент  (Реципиент - в узком смысле слова это читатель, слушатель, зритель, т. е. целевая аудитория текста сообщения массовой коммуникации (М. к.). В широком смысле слова любой человек или совокупность людей, вниманию к-рых адресовано сообщение М. к., т. е. как актуальная, так и потенциальная аудитория опр. средства) оказывается только объектом коммуникативного воздействия. В середине 50-х годов ХХ в. появилась интеракционистская модель коммуникации, предложенная Т. Ньюкомбом. субъекты коммуникации - и коммуникатор, и реципиент - равноправны, связаны как взаимными ожиданиями и установками, так и общим интересом к предмету общения. Сама же коммуникация выступает как реализация такого интереса с помощью передаваемых сообщений. Немецкий социолог Н. Луман разработал аутопотетическую коммуникативную модель. Это - система, отличающаяся оперативной закрытостью и состоящая из множества коммуникативных элементов, являющихся потоками информации, причем каждое коммуникативное событие открывает и закрывает систему. По теории М. Мескона, процесс обмена информацией как система, должен иметь обратную связь. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией (рис.1).

 

Препятствия в коммуникациях.

 

Несовершенные коммуникации главное  препятствие на пути достижению эффективности  организации. При планировании, принятии решений, мотивации, организации деятельности и контроле необходимо иметь постоянный обмен качественной информацией, т.е. эффективные коммуникации. Обмен информацией - одна из самых сложных задач как для рыночных, так и для государственных структур, неэффективность коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем.

 

 

……………………

 

 

 

 

Рис.2 Процесс передачи информации с препятствиями в виде шума.

 

Препятствиями на пути передачи информации могут стать разные факторы, восприятием, семантические барьеры, невербальные преграды, плохая обратная связь неумение слушать и т.д. (Рис.2)

 

Преграды обусловленные восприятием возникают по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди  могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождение  может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Еще одна причина  существовании преград, обусловленных социальными установками людей.

 

Семантические барьеры неверного понимания, не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Они  могут быть также обусловлены расхождением способов, которыми люди приписывают значение группам символов.

Невербальные преграды в процессе коммуникации собеседник может сам того не желая ввести в заблуждения своего напарника (вербальные символы противоречат невербальным, например доброжелательные слова и противоречащие им жесты и позы).

Плохая обратная связь также является одним из видов барьеров на пути к полноценным коммуникациям, поскольку она дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем. Истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали.

 

Неумение слушать. Это одна из основных и самых распространенных преград в коммуникациях. Ошибка заключается в том, что руководитель слушает только информацию, не пытаясь при этом анализировать чувственного состояния говорящего.

 

 

 

1.3 Таможенные коммуникации

 

 

Всемирная таможенная организация (ВТО) в 1995 г. разработала для стран-членов определенные рекомендации по управлению коммуникациями в таможенном деле. Принципы управления коммуникациями могут быть использованы в системе коммуникативного управления таможенной службой России при условии ее адаптации к переменам и ситуации в стране.

Для выполнения задач, стоящих перед таможенной администрацией любой страны, необходимо установление и поддержание баланса между обеспечением законного перемещения груза и поездок граждан при необходимом уровне осведомленности общества о законах и нормативных актах, в рамках которых работает таможенное ведомство, с одной стороны, и осуществлением эффективного контроля за исполнением данных законов, с другой стороны. Таможенная администрация должна внушать уверенность участникам ВЭД и обществу, что их взгляды и мнения приняты во внимание.

Эффективно налаженные коммуникации приносят взаимную выгоду всем. Главной целью связей является достижение полной информированности общества о деятельности таможенного ведомства и применяемой им законодательной базе, что, в свою очередь, существенно влияет на создание и поддержание положительного имиджа и высокой деловой репутации всей службы. Поэтому, разработка эффективной программы коммуникаций должна стать главным  приоритетом таможенной администрации. Она должна содержать следующие компоненты:

 

партнерские взаимоотношения между руководством таможенного ведомства и профессиональными коммуникаторами (сотрудниками службы по связям с общественностью);

адекватное целям обеспечение выполнения программы персоналом и ресурсами;

расположение рабочих мест коммуникаторов в непосредственной близости от ведомственных источников информации в среде, где они могли бы иметь возможность своевременно получать, обмениваться и использовать информацию при планировании и консультировании.

 

Правильно разработанная коммуникативная стратегия, во-первых, способствует повышению эффективности управления  институтом таможни; во-вторых, оказывает неоценимую помощь сотрудникам таможни в их работе; в-третьих, обеспечивает поддержку деловому сообществу; в-четвертых, позволяет своевременно, качественно и полноценно информировать участников ВЭД об их правах и обязанностях, нововведениях и т.д.

Средства массовой информации (СМИ) — наиболее употребительное в Российской Федерации обозначение средств повседневной практики сбора, обработки и распространения информации, предназначенной для массовых аудиторий. Главных и перспективных направлений развития коммуникативной стратегии таможенного ведомства, является тесное сотрудничество со СМИ. . Хорошо налаженные связи со средствами массовой информации должны стать одним из важнейших звеньев в СМИ. Средства массовой информации  - быстро доносят информацию до любой аудитории, ценнейшим инструментом для служб по связям с общественностью.

В процессе данной работы, осуществляемой таможенным ведомством, "взаимоотношения со СМИ" предполагают установление и поддержание эффективных коммуникаций с представителями как печатных, так и электронных средств массовой информации. Принципы, на которых основаны отношения таможни и СМИ, зависят от общей информационной и коммуникативной политики, проводимой тем или иным государством.