Коммуикация. Коммуникационный процесс, его этапы и элементы

      На  каждом этапе смысл сообщения  может быть искажен или даже утрачен.

      Зарождение  идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи, концепции или отбора информации. Отправитель решает, какую идею следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией терпят неудачу на первом этапе, поскольку отправитель недостаточно ясно формулирует концепцию, замысел сообщения. Например, руководитель намерен сообщить оценку результатов работы. Он должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы.

      Или допустим, начальник цеха принял сообщение  руководства о том, что предприятие  должно на 5% увеличить производство продукции без увеличения сверхурочных выплат. Если же руководитель хорошо продумает те идеи, которые требуют передачи, он может прийти, к следующим заключениям:

      1) рабочие должны понять, какие именно нужны изменения производства, а именно, прирост объема на 5% без дополнительных сверхурочных;

      2) рабочие должны понять, почему нужны эти изменения, иначе они могут сделать вывод, что из них пытаются «выжимать» побольше, а платить поменьше;

      3) рабочие должны понять, каким образом следует осуществить изменения — качество продукции и уровень брака не должны измениться.

      Необходимо  осознавать, какие идеи нужно передать до того, как отправлять сообщение, с учетом конкретной ситуации и цели. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов ее закодировать, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. .[5. c 54]

      Наиболее известные каналы — речь и письменные материалы, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, то обмен информацией будет мало эффективен. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости серьезных нарушений мер безопасности. Сообщить это лучше официальным письмом или на совещании, а не во время беседы за чашкой кофе.

      Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникации в сочетании. При этом необходимо установить последовательность и интервалы передачи информации этими средствами. Исследования показывают, что одновременный обмен устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем использование одного из этих средств.

      Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения — закодированной идеи или совокупности идей — получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке принимают за сам процесс коммуникации.

      Это лишь один из важнейших этапов, через  которые необходимо пройти, чтобы  донести идею до другого лица.

      Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель его декодирует. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Обмен информацией считают эффективным, если получатель показал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

      Обратная  связь и помехи. Обратная связь — это ответная реакция получателя на сообщение. Информация, которая отсылается назад отправителю, свидетельствует о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонним; так как обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Руководитель, который не наладит обратную связь, обречен на снижение эффективности его управленческих действий.

      Шум — это все то, что искажает смысл информации. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, связаны с языком, вербальным или невербальным, различиями в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, с различиями в статусе между руководителем и подчиненным, Которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Высокий уровень шума приводит к утрате смысла, может блокировать информационный обмен. [5. c 56] 

      2.3 Значимость коммуникаций  для эффективности  деятельности организации 

      Управленческий  труд относится к наиболее  сложным  видам  человеческой деятельности, и его оценка не всегда может быть произведена прямым путем из-за отсутствия формализованных результатов, количественной оценки  отдельных видов выполняемой работы, поэтому  для  измерения  его  эффективности  часто применяются косвенные методы.

      От  того  насколько  верно  выбран  канал  или  средство  для  передачи информации (сообщения) зависит эффективность работы системы коммуникации  и всей  организации в целом.  Если  канал не  слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен.  Вся ответственность за это в большинстве случаев ложится на руководителей.

      Общение становится оптимальным, если оно строится на стремлении к взаимопониманию  и эффективному обмену информацией. Информация может теряться и искажаться в каналах коммуникации, организованных посредством технических средств (систем).

        В  самом  широком   понимании   к  техническим  средствам   коммуникации относятся  все   специально  созданные  материально-  вещественные  элементы, применяемые   при  функционировании  системы   коммуникации  или  в   процессе  коммуникации. 

      К  техническим  средствам  коммуникации  относятся:  телефон,    телеграф, усилительную    аппаратуру (микрофоны,   динамики),   видеосвязь,    двухсторонняя радиосвязь,  электронная  почта.  Эти  технические   средства   коммуникации осуществляют непосредственную коммуникацию сетей коммуникации  между  строго определенными адресатами и позволяют вести двухстороннюю связь  одновременно или с некоторой разноской  по  времени.  Другие  средства  не  предоставляют такой возможности, тем не менее, обеспечивают коммуникации  между  субъектом и неопределенным  объектом.  К  ним  относятся,  например,  печать  (газеты, журналы и другие печатные материалы), телевизор,  радио-  и  киноаппаратура.

      Процесс коммуникации становится более эффективным,  если  он  включает различные  популярные  интервью  и  беседы.  Выбор канала коммуникаций,  в  которых  коммуникационный  процесс  протекал  бы  в нужном русле, чрезвычайно ответственная задача. [7. c 119]

      На  современном этапе развития существует множество эффективных форм использования коммуникационных каналов для повышения эффективности деятельности организации. Выбор средства сообщения не  должен  ограничиваться  единственным  каналом. Часто желательно  использовать  2  или  большее  число  средств   коммуникаций   в сочетании. Когда взаимодействуют  друг  с  другом  коммуникационные  каналы, образуются другие смешанные каналы и средства.

      Устная  коммуникация. Она представляет  собой  словесное взаимодействие сторон.  Такая  коммуникация  осуществляется  с  помощью  знаковых   систем, символов, главным среди которых является язык. Язык, как  знаковая  система, является оптимальным средством  выражения  человеком  мышления  и  средством общения. 

      Документальная  коммуникация. Временные рамки появления  документальной коммуникации трудно установить, но письмо в Египте и  Месопотамии  появилось в  4-3  тысячелетии  до  н.э.  Она  всегда  была   неотъемлема   от   устной коммуникации. Управление предприятием есть в  значительной  степени  информационный процесс:  получения  и  обработки  информации,  принятие   решения   и   его исполнение.  Для  этого  требуется  оперативная  и  достоверная  информация, носителем которой и должен являться документ.

      Электронная коммуникация. Электронная техника  позволяет  значительно облегчить  документальное управление предприятием.  Персональные  электронно-вычислительные  машины  (компьютеры,  ПК)  совершенствуют  и   сам   процесс создания документов и организацию документооборота  предприятия. 

      Глобальная  компьютерная  сеть  «Интернет»  охватывает  весь  мир.  Это около 15 миллионов абонентов  в  более  чем  150  странах  мира.  Ежемесячно размер  сети  увеличивается  на  7-10%.  Интернет  образует  как  бы   ядро, обеспечивающее   связь   различных   информационных   сетей,   принадлежащих различным  организациям  во  всем  мире.

      Смешанные средства коммуникаций.  Начало  новой  эре  развития  офисов дало изобретение пишущей  машинки.  В  последующем  офис  пополнялся  новыми техническими средствами  коммуникации  -  телефоном,  телеграфом,  телексом, а средства внешней коммуникации - средствами почтовой системы  и сетью железных дорог. В  результате  значительно  увеличилась  интенсивность коммуникаций.  Появление  персональных  компьютеров   привело   к   созданию электронного офиса. [7. c 149]

      Таким образом, значимость коммуникаций для  эффективности  деятельности организации  зависит от структуры системы  обмена информацией, также  зависит  и  от  возможностей  сохранения информации на всех этапах осуществления  процесса коммуникации  и  отсутствие ее искажения во всех звеньях коммуникационной системы.

      3. ПОСТРОЕНИЕ КОММУНИКАЦИОННОГО  ПРОЦЕССА НА ПРИМЕРЕ  ООО СТРОИТЕЛЬНАЯ  КОМПАНИЯ «АВАНГАРД» 

      ООО Строительная компания « АВАНГАРД»  существует на российском рынке уже 17 лет. Уставной деятельностью является предоставление ремонтно-строительных услуг как общественного, так и индивидуального жилищного фонда.

      В штате фирмы осуществляет трудовую деятельность главный бухгалтер, главный  инженер, инженер по технике безопасности, прораб, 3 мастера, 5 бригадиров и 5 бригад по 6 – 7 рабочих.

      Главный инженер – осуществляет общее  руководство всех объектов, начиная  от составления смет, заканчивая актом  сдачи объекта.

      Инженер по технике безопасности – осуществляет мероприятия по охране труда на всех уровнях производства.

      Прораб  – непосредственно находится  на объектах и руководит ими.

      Мастер  – каждый мастер ведёт отведённый ему объект.

      Бригадир  – является старшим в бригаде  непосредственных исполнителей работ, т.е. рабочих.

      Возглавляет фирму генеральный директор, в  подчинение у которого более 45 человек. Каждую неделю мастера в письменном виде докладывают о проделанной  работе руководителю организации. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы как самих мастеров, так и тех рабочих, которые находятся у них в подчинении. Предварительно просьбы и пожелания рабочих обсуждаются с их начальниками – бригадирами и мастерами. Таким образом, на фирме организованы восходящие вертикальные коммуникации.

      Руководитель, рассмотрев, доклады мастеров, организовывает с помощью главного инженера собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а  также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фирмы для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом,  налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

      Бухгалтерский  учет  использует  документальный  и  электронный   (1С

бухгалтерия)  каналы  коммуникаций,  где  происходит   движение  финансовой

информации. 

      Горизонтальные  коммуникации  в 000 «АВАНГАРД»  в  основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками.