Элементы и этапы процесса коммуникаций

Содержание

Введение            3

1 Что такое  коммуникации в организации      5

2 Функции коммуникаций         9

3 Виды коммуникаций          9

4 Элементы и  этапы процесса коммуникаций      16

     4.1Зарождение  идеи          17

     4.2 Кодирование и выбор канала       20

     4.3 Передача           21

     4.4 Декодирование          21

Заключение           22

Список использованных источников       23 

      Введение 

      Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен  идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование  никакой организованной группы людей.

        Коммуникация - это средство, с помощью  которого в единое целое объединяется  организованная деятельность. Ее  также можно рассматривать как  средство, с помощью которого  социальные и энергетические  вклады вводятся в социальные  системы. Коммуникация является  средством, с помощью которого  модифицируется поведение, осуществляются  изменения, информация приобретает  эффективность, реализуются цели.

      Коммуникация  стала темой исследований сравнительно недавно не потому, что древние  народы были в неведении о ее важной роли, а потому что все «знали» о ее необходимости и принимали участие в распространении информации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и самоуправление.

      Хотя  коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции  руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации  и контроля. Именно потому, что обмен  информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом.

      Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может  прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные  коммуникации - одна из сфер возникновения  проблем менеджера.

      Эффективно  работающие руководители - это те, кто  эффективны в коммуникациях. Они  представляют суть коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением  устного и письменного общения  и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

        В своей работе я попытаюсь  выявить, какие функции выполняют  коммуникации, какие виды коммуникаций  встречаются в менеджменте и  какими способами можно сделать  коммуникации эффективными.

 

1 Что такое коммуникации в организации 

      Как говорят о коммуникации в узком  смысле слова, то, прежде всего, имеют  в виду тот факт, что в ходе совместной деятельности люди обмениваются между собой различными представлениями, идеями, интересами, настроениями, чувствами, установками и т.д. Первоначально  этот процесс был непосредственно  включен в совместную деятельность, и лишь позже произошло его  «выделение» - так называемая психологическая  спецификация, и в этой связи создание специфических средств – семиотическая  спецификация. Набор сведений, которыми люди обмениваются между собой, можно  рассматривать как информацию, и  тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс  обмена информацией. Отсюда можно сделать  следующий шаг и интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации, что  и делается в ряде систем социально-психологического знания. Однако такой подход нельзя рассматривать как методологически  корректный, ибо в нем опускаются некоторые важнейшие характеристики именно человеческой коммуникации, которая  не сводится только к процессу передачи информации. Не говоря уже о том, что при таком подходе фиксируется  в основном лишь одно направление  потока информации, а именно от коммуникатора  к реципиенту (введение понятия «обратная  связь» не изменяет сути дела), здесь  возникает и еще одно существенное упущение. При всяком рассмотрении человеческой коммуникации с точки  зрения теории информации фиксируется  лишь формальная сторона дела: как  информация передается, в то время  как в условиях человеческого  общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается.

      Поэтому, не исключая возможности применения некоторых положений теории информации при описании коммуникативной стороны  общения, необходимо четко расставить все акценты и выявить специфику  в самом процессе обмена информацией, когда он имеет место в случае коммуникации между людьми.

      Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал, получатель.

      Отправитель – лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее.

      Сообщение – информация, закодированная в  виде символов.

      Канал – средства передачи информации.

      Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена  информация.

      Коммуникации  можно классифицировать по типу объектов и по степени формализации.

      По  типу объектов:

      -организация  – внешняя среда;

      -межуровневая (восходящая);

      -межуровневая (нисходящая);

      -горизонтальная;

      -руководитель  – подчиненный;

      -руководитель  – рабочая группа.

      По  степени формализации:

      -формальные  коммуникации;

      -неформальные  коммуникации.

      Управление  должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации  деятельности:

      • организацию коммуникативных сетей;

      •повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;

      • полноценное использование информации для решения задач управления.

      Эти задачи связаны со своеобразной группой  психологических факторов - познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов.

      Информационное  сообщение - содержание информации, переданной при коммуникации от одного лица другому. Канал коммуникации - направление  движения информационного сообщения. Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу. Коммуникативная  цепь - ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений. Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети. Информационная роль - совокупность функций по информационному обмену, выполняемых данным лицом в коммуникативной  сети.

      Коммуникативная сеть — сложно соединенная и переплетенная  система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам  организации органа и обеспечивающая ее деятельность. Это схема циркуляции информации. Основа ее задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями  и должностными лицами, т.е. основа лежит  в организационно-правовой плоскости.

      Реальная  же картина передачи сообщений может  не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические  факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение  новых, их изменение (ослабление или  усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной  информации и др. Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации.

      Умелый  руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния психологических факторов на коммуникации.

      Коммуникативный процесс включает следующие этапы:

      1. Формулирование идеи или выбор  информации для передачи. Отправитель  должен хорошо оценить значимость  идеи (информации) и продумать суть  ее изложения.

      2. Кодирование и выбор канала  передачи информации. Чтобы передать  идею или информацию, отправитель  кодирует ее с помощью символов  и выбирает канал передачи, соответствующий  типу символов. Выбор средства  сообщения не должен быть ограничен  единственным каналом – необходимо  использовать сочетание разных  каналов.

      3. Передача информации – непосредственно  передача конкретной информации.

      4. Декодирование  (расшифровка) –  на этом этапе осуществляется  перевод информации отправителя  в информацию получателя. При  наличии обратной связи отправитель  и получатель меняются местами.

      Иногда  в процессе коммуникации может возникнуть «шум», источниками которого являются:

      -язык (вербальный и невербальный);

      -различия  в восприятии информации;

      -различия  в статусе.

      Цель  коммуникации – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

      -монолога  – информации, поступающей от  отправителя к получателю;

      -диалога  – информации, поступающей от  отправителя к получателю и  от получателя к отправителю;

      -обратной  связи как реакции на полученную  информацию.

 

      2 Функции коммуникации

      В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

      Существует  две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая - взаимодействие личностей. Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и поличностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.  

      3  Виды коммуникаций 

      Коммуникации  можно классифицировать по множеству  различных показателей.

      По  отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

      Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они  сообщаются с помощью рекламы  и других программ продвижения товаров  на рынок. В сфере отношения с  общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного  образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном  уровне. Организациям приходится подчиняться  государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

      Используя лоббистов и делая различные  взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание различных законов  и постановлений. Организация, где  есть профсоюз, должна поддерживать связь  с законными представителями  лиц, работающих по найму.