Коммуникационный процесс

Содержание 

Введение           3

1. Сущность и виды коммуникаций       4

2. Модель  коммуникационного процесса      9

3. Характеристика  коммуникационных сетей     13

4. Коммуникационные  барьеры и способы их преодоления   17

Заключение          21

Список  литературы         23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен  идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование  никакой организованной группы людей.

     Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать  как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает  эффективность, реализуются цели. Эффективно работающие руководители - это те, кто  эффективны в коммуникациях. Они  представляют суть коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением  устного и письменного общения  и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

     В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

     Целью данной работы является определение сущности и видов коммуникаций и коммуникационных процессов, ознакомление с их природой и сложностями, с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга. 
 
 
 
 
 

1. Сущность и виды  коммуникаций

     Коммуникация  в переводе с латинского означает связь, сообщение. Своим появлением на свет она обязана первым формам человеческого общения. При всем разнообразии толкования термина исследователи (психологи, социологи, антропологи) сходятся на том, что общение есть межсубъектное взаимодействие. Именно этим фактом объясняется воспроизводство таких социальных процессов, как людские взаимоотношения и информационный обмен. Фундаментальным фактором становления современной личности является общение с постоянно совершенствуемыми коммуникациями.

     В общественной практике коммуникации –  это своего рода кровеносные сосуды, от состояния и функционирования которых зависит жизнь людей, перспективы их цивилизованного  развития. Исторически с появлением, используя выражения Ш. Фурье, «дикого  человека» (homo ferus) зародились эмбрионы коммуникации, по мере эволюции которых возникло общение. Развитие коммуникации способствует возвеличению роли общения в жизни людей. Как в свою очередь, общение – это лоно, в котором коммуникация обретает жизненную необходимость.

     Данное  утверждение строится на том посыле, что сам процесс первобытного сближения людей, например видение  друг друга, изначально был процессом  визуальной коммуникации. Психическое  заражение как наиболее упрощенное взаимодействие людей на подсознательном  уровне – это простейшее проявление массовой коммуникации. Несмотря на то, что в наше время коммуникация многообразна, мощно технически опосредована, подобные её виды сохранились. Например, артисты боятся зрительской аудитории, где нет «воспаленных зон», т.е. определенного  количества людей, легко вводимых в  состояние контактного сопереживания, поскольку с таким залом они  не могут установить энергетического  обмена.

     Следовательно, именно живая коммуникация стимулирует  развитие социальных форм деятельности людей, культуры, научно-технический  прогресс, рост инноваций в разных сферах жизни общества. Этим объясняется всё возрастающий научно-исследовательский и прагматический интерес к коммуникациям. [7, c.38]

     Каждый  руководитель организации может  иметь дружный и работоспособный  коллектив, способный вместе с ним  достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию  такого коллектива не менее важна, чем  производственная деятельность. Среди  этих условий важнейшее – организация  внутренних и внешних связей (коммуникаций).[14, c.87]

     Коммуникация  – это в первую очередь обмен  информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе.

     Обмен информации необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Обмен информацией – это важнейшая  составная часть практически  всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую  часть своего рабочего времени (50-90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

     Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит прежде всего от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умение вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчёты, участвовать в совещаниях и т.п.

     Коммуникации  в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и её элементы, так и её внешнее окружение. Рассмотрим эту систему подробнее и начнём с того, какие внешние и внутренние коммуникации осуществляет организация.

     Внешние коммуникации – это обмены информацией  между организацией и её внешней  средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и  т.д.) оказывают наибольшее влияние  на работу организации и её результаты, зависят характер и способы её коммуникаций.

     У организаций имеются разнообразные  средства обмена информацией с основными  элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производственных товаров  и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, личные продажи и т.п.), а также проводя различные социологические опросы.

     Организация – это объект государственного контроля и регулирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные  отчёты, справки, сведения и т.п. Используя лоббистов, поддерживая определённые политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.

     Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных фирмах создаются  специальные отделы по связям с общественностью (паблик рилейшнз), специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

     Это далеко не полный перечень коммуникаций между организацией и её внешней  средой.

     Под внутренними коммуникациями понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

     Вертикальные  коммуникации. С их помощью информация передаётся с высших уровней руководства  на низшие, или по нисходящей. Таким образом, работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменение приоритетов, конкретных заданиях на определённый период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т.п.

     Параллельно этим информационным потокам в любой  организации осуществляется передача информации в противоположном направлении  – с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С её помощью руководство узнает о реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблема и предположениях по их разрешению.

     Горизонтальные  коммуникации. Так как организация  состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном  выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Таким образом, в дополнение к вертикальным организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между нами отношения кооперации и координации.

     Коммуникации  между руководителем и подчинённым. Этот вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных  отношений. Поэтому, хотя коммуникации типа руководителей – подчиненный  формально является одной из разновидностей вертикальных коммуникаций, их в силу особой значимости принято рассматривать отдельно.

     Неформальные  коммуникации. Как уже отмечалось выше, в любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме  информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная  информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

     Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию  сотрудников на те или иные предлагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций – гораздо большая скорость передачи информации, значительный объём аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

     Наличие в организации неформальных коммуникаций – явление нормальное, однако лишь до определённой степени.

     Подводя итог под выше сказанным, можно сделать  выводы:

     Коммуникации  – это обмен информацией, который  необходим людям как условие  совместной работы в организации  и является составной частью практически  всех видов управленческой деятельности. Эффективность работы менеджера прежде всего зависит от эффективности его коммуникаций, от его навыков делового общения.

     В сложной системе организационных  коммуникаций можно выделить внешние  коммуникации (информационные обмены с основными элементами внешнего окружения) и внутренние (между элементами самой организации), которые в  свою очередь делятся на горизонтальные и вертикальные. Особая роль среди последних принадлежит коммуникациям между руководителем и подчиненным.  
 

2. Модель коммуникационного процесса

     Коммуникации  пронизывают все элементы организации. Их основная цель - обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения участвующих в обмене людей. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации - неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса.

     Коммуникационный  процесс – это обмен информацией  между двумя и более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.

     В процессе обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента: отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её; сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов; канал связи - средство передачи информации; получатель - лицо, которому предназначена  информация и которое интерпретирует её. [5, c187]

     Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или  даже секунд и на практике сложно выделить и разграничить его отдельные  этапы. Проанализируем каждый из них, чтобы  лучше понять их содержание.

     1. Формулировка идеи. Обмен информацией  всегда начинается с формулирования  идеи и отбора информации для  сообщения. Отправитель решает, какую  именно идею он хочет сообщать  своему адресату. Это чрезвычайно  важный этап, так как именно  он во многом определяет эффективность  процесса в целом. Очень часто  можно наблюдать, как непродуманная  или неудачно сформулированная  идея служит источником недоразумений  и препятствует достижению взаимопонимания.  Поэтому главное для отправителя ещё до передачи сообщения – четко определить, что именно должен понять получатель и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. [8, c.47]