Коммуникационный процесс

     2. Кодирование информации и формирование  сообщения. Для того чтобы передать  свою идею, отправитель должен  с помощью символов, понятных  получателю, закодировать информацию, придав ей определённую форму.  В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т.д. Такое кодирование превращает идею в сообщение. [8, c.59]

     3. Выбор канала связи и передача  сообщения. Одновременно с кодированием  отправитель выбирает и канал  связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования,  и целям коммуникации. К таким  общеизвестным и часто используемым  каналам относятся почта, телефон,  телефакс, электронная почта, компьютерные  сети и т.д. Если канал связи  непригоден для физического воспроизведения  определённых символов, передача  информации невозможна или затруднена. Так, например, вряд ли можно  получить адекватное представление  о проекте нового здания при  передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы  выбранный канал соответствовал  идее и цели сообщения, иначе  обмен информацией теряет эффективность.  Например, если руководитель хочет  предупредить подчиненного о  недопустимости совершённого им  нарушения правил и делает  это во время непринуждённой  личной беседы, между прочим, а  не официальным письмом или  на совещании, он не должен  удивляться, если работник не  воспримет идею серьёзности своего  поступка.

     В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничивается единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное  использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем обмен только письменными сообщениями.

     Выбрав  канал, отправитель использует его  для передачи сообщения получателю. Речь здесь идёт только об одной  из операций – физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, иногда ошибочно принимают за весь процесс  коммуникации. [8, c.94]

     4. Декодирование и восприятие информации. Чтобы воспринять информацию, заключенную  в сообщении, получатель должен  декодировать его. Декодирование  – это по сути перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймёт смысл сообщения и заложенную в нём идею. Однако в силу ряда причин, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способны изменить смысл сообщения.

     Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность  обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно  было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл  всего сказанного или написанного  им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует поэтому наладить обратную связь с получателем.

     Такая обратная связь реализуется с  помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

     5. Интерпретация сообщения и формирование  ответа. На этом этапе отправитель  и получатель меняются местами:  получатель становится отправителем  и формирует свой ответ, в  котором содержатся его интерпретация  полученного сообщения и реакция  на него, а первоначальный отправитель  – получателем, ожидающим сообщения  – ответа.

     6. Передача ответа. Сформированный  ответ передаётся получателю  по выбранному каналу связи,  замыкая тем самым цикл коммуникации.

     Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонимания может потребоваться  несколько таких циклов и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней  связью.

     В системах передачи информации в большой  или меньшей степени всегда присутствует шум. На языке теории информации шумом  называют всё, что искажает смысл  передаваемого сообщения. Определённые шумы имеются всегда, поэтому на каждом этапе процесса коммуникации может происходить некоторое  искажение смысла. Обычно эти искажения  несущественны, но если уровень шума высок, это приводит к существенной потере смысла и может даже полностью  блокировать информационный обмен. Поэтому необходимо знать основные причины шумов и возможных  искажений и учитывать их влияние  в процессах коммуникации. [8, c.128]

     Подводя итог, можно сделать следующие  выводы:

     Коммуникационный  процесс – это обмен информацией  между двумя и более людьми. Процесс коммуникации возможно осуществить при наличии следующих элементов: отправитель, сообщение, канал связи и получатель. Основными этапами коммуникационного процесса являются:

     - формулировка идеи и отбор  информации;

     - кодирование информации и формирование  сообщения;

     - выбор канала связи и передача  сообщения;

     - декодирование сообщения и восприятие  информации;

     - интерпретация сообщения и формирование  ответа;

     - передача ответа отправителю. 
 
 
 

3. Характеристика коммуникационных сетей

     Коммуникационная  сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

     Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии  руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между  заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

     Эффективность коммуникаций во многом определяется количеством каналов связи сети и её характером. Для уменьшения возможных шумов в организации целесообразно иметь минимальное число каналов связи в сети коммуникаций. Исходя из этого положения рассмотрим основные возможные комбинации каналов связи между работниками и/или подразделениями организации. Они могут быть сгруппированы в три основных типа коммуникационных сетей: последовательную, веерную и круговую.

     Минимальное число каналов связи обеспечивают последовательная и веерная сети коммуникаций. Это вроде бы подтверждает одно из основных достоинств организаций, построенных по строго иерархическому принципу, - самая простая и ясная  сеть коммуникаций. Однако на самом  деле всё обстоит не так просто. Иерархическая структура даёт минимальное  количество только официальных каналов, а в любой организации существует и неофициальные, неформальные каналы связи.

     Официальная сеть коммуникации часто относительно стабильна, но она быстро устаревает, и люди ищут пути, как сделать  её динамичнее и эффективнее в  быстро меняющейся ситуации. Поэтому  на практике фактически сеть коммуникаций в любой организации, а тем  более коммерческой, представляет собой  не последовательную или веерную, а  скорее всего круговую систему, в  которой рядом с официальными, прежде всего вертикальными, коммуникациями (руководитель – подчиненный) существует большое число неформальных.

     Кроме того, исследования, проведённые социологами  в малых группах, показали, что  различные сети коммуникации неравноценны по своим качественным характеристикам  и, следовательно, их эффективность  для организации неодинакова. [8, c. 209]

     Теоретики и практики менеджмента давно  ломают голову над тем, как сочетать формальные и неформальные виды коммуникации, горизонтальные и вертикальные каналы связи, чтобы без ущерба морально-психологическому климату и при должном почтении к иерархической структуре коммуникации добиться скорейшего донесения информации и, следовательно, быстрых действий, направленных на решение поставленных руководителем задач. В частности прибегают к использованию двух различных моделей коммуникационных сетей - централизованных (идущих непосредственно от «начальника») и децентрализованных (распространяемых по замкнутой цепочке). Используются даже различные коммуникативные типы. В их числе:а) «сторож» - обычно в этой роли выступает секретарь;

     б) «пограничник» - человек, который близок к административной «верхушке»; как  правило, он «в курсе всех дел»;

     в) «связной» - человек, способный быстро синтезировать информацию, слышать  больше, чем сказано, и передавать одной группе другой, используя собственные  каналы связи;

     г) «лидер мнений» - шутливо - «местный оракул», «эксперт» - может своими суждениями, прогнозами, оценками повлиять на позиции  колеблющихся, сформировать у них  определенные установки и более  того подвигнуть на адекватные действия.[12, c.359]

     Все эти особенности коммуникационных сетей необходимо учитывать при  формировании и развитии организационной  структуры.

     Знание  типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений  власти и контроля в организации. Известно, что сокрытие или централизация  информации поддерживают властные отношения. Характер взаимозависимости работ  и людей в группе или организации  будет определять тип более эффективной  коммуникационной сети. Простая взаимозависимость  допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость  требует «командного» подхода к  построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу. Коммуникационный стиль  — это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

     Исходя  из всего выше перечисленного, можно  сделать выводы:

     Коммуникационная  сеть – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью  информационных потоков. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

     Коммуникационная  сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными  по уровням работниками или частями  организации. Диагональные связи - это  связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную  структуру организации.

     Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений  в организации. Увеличение размера  группы приводит к возрастанию количества возможных коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена  коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением, и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.