Коммуникационный процесс

4. Коммуникационные барьеры и способы их преодоления

     В организационных коммуникациях  могут возникать определенные преграды. Такими преградами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Очень важен также характер взаимоотношений  между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же.

     Другая  часть проблемы межличностных контактов  связана с так называемыми  семантическими барьерами. Они проявляются  в том, что слова–символы, для  кодирования информации, могут иметь  разные значения для разных людей  в зависимости от их профессии, социального  статуса, национально-культурных различий, должности и т.д. Ситуация осложняется  тем, что во многих организациях, а  иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений.[10, c.36]

     Кроме слов (основного средства кодирования) в информационных обменах используются также и невербальные символы, например выражение лица, позы, жесты, интонации. Как всем хорошо известно из собственного опыта, они способны существенно изменять смысл произносимых слов. Согласно исследованиям психологов значительная часть речевой информации (иногда до 90%) воспринимается не через слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Это значит, что во многих случаях то, как мы говорим, гораздо важнее слов, которые мы произносим. Невербальные символы (точнее, их противоречие или несоответствие вербальным) способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные проблемы в общении.

     Проблемы, возникающие в межличностных  информационных обменах, имеют психологическую  природу и разрешаются прежде всего путём повышения психологической культуры менеджеров и, в частности, совершенствованием навыков делового общения. Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами иного – организационного – характера.

     Одна  из причин, вызывающих затруднения  в процессе коммуникации, - это фильтрация. В организации существует необходимость  отбора или фильтрации сведений, чтобы  при обмене информацией между  подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения  движения информации и придания сообщению  большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к  отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации.

     Кроме того, сообщения, передаваемые на вышестоящие  уровни организационной иерархии, довольно часто искажаются из-за сложившейся  тенденции снабжать руководителей  только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчинённые  не информируют руководителя о существующей или потенциальной проблеме и  сообщают ему только то, что он хочет  услышать.

     Другой  причиной трудностей в организационных  коммуникациях является перегрузка каналов связи, которая может  быть вызвана как элементарной нехваткой  технических средств связи и обработки информации (или их техническим несовершенством), так и избыточностью информационных потоков.

     И ещё одной причиной, способной  вызвать проблемы в коммуникациях, является нерациональная организационная  структура. Если структура организации  продумана плохо, вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это  неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, её искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создаёт серьёзные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений. [8, c.49]

     Если  есть преграды в коммуникативном  процессе, значит, должны существовать способы их преодоления. Таких способов существует несколько.

     Следующие принципы являются полезными для  организации эффективной коммуникации, так как они концентрируют  внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ  неформальной организации.

     Принцип ясности. Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

     Принцип целостности. Управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями. Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

     Принцип стратегического использования  информационной организации. Характер этого ключевого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

     Таким образом, можно сделать следующие  выводы:

     Основной  целью обмена информацией является обеспечение взаимопонимания участвующих  в нем людей. Однако из-за помех  и искажений информации (шумов) смысл  передаваемого сообщения может  несколько измениться на любом из этапов процесса коммуникации. Основными  причинами искажений являются проблемы в межличностных контактах (психологические  различия в восприятии информации, семантические барьеры, невербальные символы), а также проблемы организационного характера (фильтрация, перегрузка каналов  связи, нерациональная организационная  структура).

     Для того чтобы компенсировать негативное воздействие шумов и повысить эффективность обмена информацией, в процессе коммуникации необходима обратная связь – реакция получателя на принятое сообщение, позволяющая  оценить, насколько правильно воспринято и понято сообщение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить  организации достижение ее целей, требует  эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать  цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий  из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для  того, чтобы сделать наши мысли  понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

     Коммуникации  – это передача информации от одного человека к другому, один из способов доведения индивидом до других людей  идей, фактов, мыслей, чувств и ценностей. Цель коммуникации – добиться от принимающей  стороны точного понимания отправленного  сообщения. В коммуникациях всегда участвуют, по крайней мере, два лица – отправитель и получатель.

     Отсюда  образуется двусторонний коммуникативный  процесс, который представляет собой  способ, посредством которого сообщение  отправителя достигает получателя. Данный процесс вне зависимости  от того, разговаривают ли собеседники, обмениваются ли люди жестами или  общаются по электронной почте, всегда включает в себя восемь шагов: рождение идеи, кодирование, передача, получение, декодирование сообщения, принятие сообщения, использование информации, обеспечение обратной связи.

     Коммуникации  в организации классифицируются по следующим видам:

     1. По субъектам и средствам коммуникаций - межличностные коммуникации и  коммуникации с помощью технических  средств, информационных технологий.

     2. По форме общения - вербальные  и невербальные коммуникации.

     3. По каналам общения – формальные  и неформальные.

     4. По организационному признаку (по  пространственному расположению  каналов): вертикальные, горизонтальные и диагональные.

     5. По направленности общения: нисходящие  и восходящие коммуникации. коммуникация

     Основная  цель обмена информацией – обеспечить взаимопонимание участвующих в  нем людей. Однако при получении  сообщения, его понимание может  быть ограничено целым рядом помех  или барьеров.

     Барьеры – это коммуникативные помехи, препятствия, любые вмешательства  в процесс коммуникации на любом  из его участков, искажающие смысл  сообщения.

     Выделяют  следующие типы барьеров: личностные, физические, семантические, языковые, организационные, культурные, временные  барьеры, различия в статусе, коммуникативные  перегрузки, нежелание делиться информацией  и многие другие.

     Основными причинами искажений являются проблемы в межличностных контактах (психологические  различия в восприятии информации, семантические барьеры, невербальные символы), а также проблемы организационного характера (фильтрация, перегрузка каналов  связи, нерациональная организационная  структура).

     Для того чтобы компенсировать негативное воздействие шумов и повысить эффективность обмена информацией, в процессе коммуникации необходима обратная связь – реакция получателя на принятое сообщение, позволяющая  оценить, насколько правильно воспринято и понято сообщение.

     В результате можно отметить, что эффективные  коммуникации способствуют повышению  показателей деятельности организации  и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе компании, обеспечивают реализацию всех основных функций управления –  планирования, организации, руководства  и контроля.

Список  литературы

1. Басовский Л.Е. Менеджмент: Учеб.пособие.-М:Ифра-М,2000.-216с.

2. Бландел Р. Эффективные бизнес-коммуникации: теория и практика в эпоху информации.-СПб:Питер,2000.-381с.

3. Борисова Е.А.  Управление персоналом для современных  руководителей/Е.А.Борисова. .-СПб:Питер,2003.-445с.

4. Егоршин А.П.  Управление персоналом: Учеб./А.П.  Егоршин.-3-е изд.-Н.Новгород,2001.-713с.

5. Жигалов В.Т.  Основы менеджмента и управленческой  деятельности: Учеб.пособие/В.Т.Жигалов,Н.М.Паршин.-Белгород: Кооперативное образова-ние. Ч.1.-2002.-186с.

6. Жигалов В.Т.  Основы менеджмента и управленческой  деятельности: Учеб.пособие/В.Т.Жигалов, Н.М.Паршин.-2-е изд., перераб. и доп.-Белгород: Кооперативное образование,2005.-323с.

7. Коммуникационный  менеджмент: Учеб. пособие для вузов/Под ред.В.М.Шепеля.-М. :Гардарики,2004.-351с.

8. Менеджмент: учебник  для студентов вузов, обучающихся  по экономическим специальностям/Под ред. М.М.Максимцова, М.А. Комарова.-3-е изд., перераб. и доп.-М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.-320с.

9. Мескон М. Основы менеджмента/М.Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури; Общ.ред.и вступ.ст.Л.И.Евенко.-Пер.с англ.-М.: Дело,1997.-704с.

11. Основы теории  коммуникации: Учеб. для вузов/Под  ред. М.А.Василика.-М.: Гардарики,2007.-616с.

12. Почепцов Георгий. Теория коммуникации/Г. Почепцов.-М.: Рефл-бук; Ваклер,2003.-651с.

14. Шалыгина Н.П.  Основы теории организации: Учеб. пособие/ Н.П. Шалыгина.-Белгород:Кооперативное образование,2005.-244с.