Коммуникационные процессы

 

 

 

Содержание

 

   Введение…………………………………………………………………………2

1. Процесс коммуникаций……………………………………………………..4
2. Сущность коммуникаций в процессе управления организацией………...5
3. Основные виды коммуникаций в организации…………………………...11

Заключение……………………………………………………………………..13

   Список использованной литературы…………………………………………14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Данная тема актуальна тем, что работа менеджера любого уровня невозможна без отлаженной системы коммуникаций. Под коммуникацией понимается процесс передачи информации от одного человека к другому с помощью приборов, жестов, речи или в письменной форме. Менеджер обменивается информацией с руководителями, коллегами, подчиненными и потребителями. Он ставит резолюции на документах и записывает свои замечания, отправляет и получает сообщения по электронной почте, просматривает отчеты, готовит презентации, проводит собрания групп, произносит речи и сообщает о своих решениях другим людям. Путем коммуникаций информация передается руководителям, а решения – их исполнителям. Без коммуникаций не может быть организации, так как без них невозможно обеспечить координацию деятельности людей. Оценки показывают, что до 80% времени руководителей всех уровней расходуется на те или иные коммуникации. Но осуществляются они далеко не эффективно: 75% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями.

Предметом данной работы является детальное изучение данной темы, что включает в себя рассмотрение общих характеристик, и основные особенности, потребности, специфические функции, средства и т.д.

Объектом исследования в данной работе выступает непосредственно сами коммуникации в менеджменте.

Цель данной работы заключается в подробном изучении коммуникации в менеджменте.

Задачи, стоящие в исследовании данной темы, заключаются не только в изучении (опираясь на соответствующие источники) этой темы, но и в попытки выявить особенности и тенденции, основные проблемы и направления развития коммуникации в менеджменте.

Гипотеза исследования-

Предпосылки, из которых стоит исходить в исследовании данной темы, являются:

Во-первых: опираясь на источники, используемые при подготовке данной работы, ознакомиться с общими характеристиками коммуникаций в менеджменте.

Во-вторых: проанализировав, попытаться выявить особенности и тенденции, основные проблемы.

В-третьих: Сделать основные выводы по изученным материалам и раскрыть их в заключении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Процесс коммуникаций

 

Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова обмен информацией, который является сложнейшей проблемой в любой организации.

Коммуникации - это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.

Цели коммуникации:

• Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.
• Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.
• Установить взаимосвязь между людьми в организации.
• Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.
• Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

Коммуникационный процесс в менеджменте - это обмен информацией (в любой форме) между элементами организационной системы по каналам прямой и обратной связи.

Эффект коммуникационного процесса — это изменение в поведении «получателя», которые происходят в результате принятия сообщения.

Основные результаты коммуникационного процесса:

1. Изменения в знаниях «получателя».
2. Изменение установок «получателя», т. е. изменение относительно устойчивых представлений индивида.
3. Изменение поведения «получателя» сообщения.

Специфика управленческого труда (менеджмента):

1. В процессе управления (менеджмента) не создаются материально-вещественные ценности, т. е. управленческий труд не материален.
2. Предметом труда в управлении (менеджменте) является информация.
3. Средствами труда в управлении (менеджменте) является современная оргтехника, перерабатывающая информацию и видоизменяющая ее в соответствии с требованиями каналов коммуникационной связи.
4. Продуктом труда в управлении (менеджменте) является решение в различной информационной форме.1

 

2.Сущность коммуникаций в процессе управления организацией

 

Общим знаменателем и в бизнесе, и в менеджменте являются люди и отношения между ними. Коммуникации в организации обеспечивают как успех, так и неудачу. При этом коммуникации одинаково важны как для организации, так и для отдельных людей. Именно через коммуникации руководитель реализует свою роль в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений.

Коммуникации является связующим звеном процесса управления. Любая деятельность в организации требует эффективного обмена информацией.

Коммуникация - это процесс обмена идеями и информацией, что ведет к взаимопониманию работать вместе. Однако, коммуникации - это сложный процесс, предполагающий определенные взаимосвязанные действия. Каждая из этих действий является важным для того, чтобы сделать наши мысли понятными для других.

Таким образом, коммуникация - это не просто передача информации, а передача содержания или значения с помощью символов Кроме того, коммуникация происходит только тогда, когда одна сторона предлагает информацию, а вторая готова ее воспринять.

Исследования показывают, что руководитель на коммуникации может тратить до 90% всего времени. Итак, эффективность его деятельности зависит от умения обеспечивать коммуникации не только в собственной деятельности, но и в деятельности своих подчиненных.

Коммуникации совмещают функции управления, поэтому их рассматривают как связующий процесс в менеджменте. Если коммуникации налаживания плохо, принятые решения

могут быть ошибочными, персонал может неправильно понимать руководителя, на межличностном уровне могут возникать конфликты.

Коммуникации обеспечивают связь от руководителей к подчиненным, а также между группами, и в противоположном направлении по принципу вертикальных связей. Важны также связи между членами внутри одной группы, одинаковыми по служебным статусам, образующих горизонтальные связи.

Таким образом, основными задачами коммуникаций в процессе управления:

- связывание всех элементов  процесса управления;

- содействие в принятии управленческих  решений;

- обеспечение информацией всего  процесса управления;

- обеспечение межличностных взаимоотношений  в коллективе Коммуникация - это то, в чем каждый участвует ежедневно, но не

все совершают ее эффективно. Для обеспечения коммуникативных связей всегда нужно учитывать состояние собеседника (усталость, стрессовые нагрузки и т.д.) и вести разговор так, чтобы поддержать, а еще лучше повысить или уравновесить душевное состояние собеседника.

Эффективные коммуникации объединяют все составляющие предприятия, обеспечивая тем самым координацию задач и действий между ними. Коммуникации на предприятии существуют в различных видах соответственно месту возникновения, направлении осуществления, средств передачи информации.

Сообщения, принятые и отправленные внутри организации, образующие ее внутренние коммуникации, которые могут быть формальными или неформальными. Сообщение, связанные с формальными коммуникациями, посылают по каналам, установленным руководством. Однако множество коммуникаций в любой организации напоминают официальные каналы. Эти неформальные коммуникации состоят из обмена новостями между людьми, которые, будучи формально не связанными, общаются по телефону, на собрании или случайных встречах.

Внутренние коммуникации в организации осуществляются или по горизонтали, или по вертикали. Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между равными по статусу людьми (люди, которые находятся на одном уровне в иерархии организации). Вертикальные коммуникации - это коммуникации между начальником и подчиненным, субординационная коммуникация. Коммуникации направлены от руководителя к подчиненному называются прямыми, а от подчиненного к руководителю – обратными.

Большая часть коммуникаций организации осуществляется с отдельными людьми или группами за ее пределами. Внешние коммуникации могут касаться любой из сфер общества, с которым взаимодействует организация. Большинство организаций, в том числе и в сфере услуг, имеет наибольшее количество общественных контактов через рекламу, что есть высоко структурированной форме внешних коммуникаций. Например, это телевизионные рекламные ролики, печатные рекламные объявления и брошюры, ссылающиеся организацией по заранее составленному адресному списку. Большинство внешних коммуникаций носит менее формальный характер; скажем, руководство может неформально сообщать местную общину, каким образом организация вносит вклад в местную экономику. Годовые отчеты, обзоры новостей и публичные выступления руководителей - это еще один пример внешних коммуникаций.

Внешние коммуникации не всегда являются запланированными и целенаправленными, в течение дня работники организации могут играть самые разные роли, и иногда эти роли трудно разделить. По этой причине любой служащий является неофициальным \"рупором\" для своих работодателей. Даже если вы почти не говорите с посторонними людьми о своей работе или о своего работодателя, вы все равно представляете свою организацию.

Кроме повседневных видов можно встретить и другие. Так автор многих трудов по менеджменту Ф.И. Хмель выделяет по форме реализации следующие виды коммуникаций как дигитальные и аналоговые.2

Дигитальные (греч di - дважды,) коммуникации. Особенностью их является: все сведения с помощью символов (шрифта, цифр). Используя символы, можно сравнительно точно закодировать послание. Речь идет прежде всего о точности математических и химических формул, даже в мельчайших деталях.

Этот вид коммуникации имеет недостаток, что приводит к ошибкам и недоразумениям, так нередки неправильное кодирование информации при отправлении и неправильная интерпретация ее получателем. Часто они возникают из-за неправильного перевода с одного языка на другой.

Аналоговые (греч anаlogos - подобный) коммуникации. Охватывают всю бессловесную коммуникацию, например, жесты, угрозы или прикосновения, предметы, изображения, качественная передача информации. Географическая карта, косточки счетов, циферблат часов - примеры аналоговой коммуникации. Эта форма сообщения не такая точная, как дигитальная, однако она понятна и не вызывает столько ошибок.

Аналоговую коммуникацию применяют в отношениях между людьми, поскольку она передает даже настроение. Например, можно провести на бумаге горизонтальную линию как нулевую ось, что означает нейтральный настрой. Чем радостнее и счастливее чувствует себя человек, тем выше будет отметка над этой осью, а чем хуже настроение - тем ниже отметка под нулевой осью. Очевидно, что аналоговые каналы более пригодны для реализации отношений.3

Коммуникации могут осуществляться различными способами - письменно, устно, невербально. Каждый из способов обмена информацией имеет свои преимущества и недостатки. От правильного выбора способов коммуникации и их соединения зависит эффективность обмена информацией.

Устные коммуникации предусматривающих общение через устную речь (беседа с собеседником, совещания, выступления перед аудиторией). Преимуществом таких коммуникаций является экономия времени, скорее понимание, что обеспечивается интонацией, громкостью.4

Исследования показали, что большинство менеджеров тратят на разговоры с людьми 50-90% своего времени. Это обусловлено несколькими причинами. Главное преимущество устных коммуникаций состоит в том, что они обеспечивают н немедленный обратную связь и взаимный обмен в форме взаимных вопросов или устных договоренностей, выражения лица и жестов. Устные коммуникации простые (все, что нужно сделать отправителю - это разговаривать) однако в некоторых ситуациях желательно тщательная подготовка к разговору. Как установлено, 55% опрошенных служащих считают, что их собственные письменные коммуникативные навыки посредственные или слабые, поэтому они выбирают коммуникации.

Письменные коммуникации - это обмен информацией с помощью бумажных, магнитных, электронных носителей. Используются при необходимости передать или зафиксировать и сохранить информацию и т.д. Чаще всего к ним прибегают при заложении планов и отчетов, написание докладов и оформления объявлений, информирования широкой общественности пользователей информации, находящихся вне непосредственной досягаемости (справочники, рекламы, ведомственные информбюлетени, газеты и т.п.) их преимуществами является то, что они позволяют основательно подготовить сообщение, привести его в соответствие с стандартных требований (лаконичность, системное ость изложения, полнота, корректность) и хранить информацию в течение длительного времени, они имеют существенные недостатки: требуют тщательной подготовки и значительных затрат времени на написание таким образом, чтобы получатель смог однозначно его понять. Кроме того, недостатком письменных коммуникаций является замедленная обратная связь и взаимообмен информацией.