Бюджетирование и контроль затрат по центрам ответственности

 

1.2 Виды бюджетов

1. Финансовые (Основные) бюджеты

-  бюджет доходов и расходов,

-  бюджет движения денежных средств,

-  расчетный баланс;

Бюджет доходов  и расходов (БДР) - определяет экономическую эффективность деятельности предприятия. Данный бюджет формирует основной финансовый результат деятельности предприятия, т.е. его прибыльность.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) носит более очевидный характер, он непосредственно планирует и фиксирует реальные потоки денежных средств и сравнительно прост для составления. БДДС определяет “платежеспособность” предприятия как разницу поступлений и “выбытий” денежных средств за период.

Бюджет по балансовому листу (ББЛ) - определяет экономический потенциал и финансовое состояние предприятия. ББЛ является результирующим бюджетом, при корректной модели финансового учета он формируется на основе БДР и БДДС.

2. Операционные бюджеты

- бюджет продаж,

- бюджет прямых материальных затрат,

- бюджет управленческих расходов и другие;

3. Вспомогательные бюджеты

- бюджеты налогов,

- план капитальных (первоначальных) затрат,

- кредитный план и другие;

4. Дополнительные (специальные) бюджеты

- бюджеты распределения прибыли,

- бюджеты отдельных проектов и программ.

Бюджет продаж

Процесс бюджетирования начинается с составления бюджета продаж. Это операционный бюджет, содержащий информацию о запланированном объеме продаж, цене и ожидаемом доходе от реализации каждого вида продукции. Качество составления бюджета продаж непосредственным образом влияет на процесс бюджетирования и успешную работу компании. Составление бюджета продаж начинается с прогнозов реализации продукции или услуг. Этот прогноз обычно составляется так, чтобы показать предполагаемую реализацию по месяцам, неделям и даже по дням. Бюджет продаж показывает предполагаемый сбыт каждого вида или группы продукции как в денежном, так и в натуральном выражении. При большой номенклатуре товаров необходимо их группировать. В этом случае бюджет продаж составляется по группам товаров и средним ценам для каждой группы. Если совокупная доля отдельных товаров в общем объеме продаж достаточно велика (не менее 50%), в бюджете продаж они не группируются.

В целом к бюджету продаж предъявляются следующие требования:

- бюджет должен отражать месячный или квартальный объем продаж в натуральных и стоимостных показателях;

- бюджет составляется с учетом спроса на продукцию, географии продаж, категорий покупателей, сезонных факторов;

- бюджет включает в себя ожидаемый денежный поток от продаж, который в дальнейшем будет включен в доходную часть бюджета потоков денежных средств;

- в процессе прогноза денежных потоков от продаж необходимо учитывать коэффициенты инкассации, которые показывают, какая часть продукции оплачена в месяц отгрузки, в следующий месяц, безнадежный долг

Бюджет производства Это производственная программа, которая определяет запланированные номенклатуру и объем производства в бюджетном периоде (в натуральных показателях).

Производственный бюджет дает возможность координировать сбыт, производство и товарные запасы. Он представляет собой наметку объема производства, необходимого в течение бюджетного периода, чтобы удовлетворить требования сбыта. Он опирается на бюджет продаж, учитывает производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов, а также величину внешних закупок.

Бюджет закупок производства

Бюджет материалов - это  документ, в котором указывается  предполагаемое количество материалов (как деталей, так и сырья), необходимых для удовлетворения производственных потребностей. Прогноз запасов сырья и материалов необходим для корректного формирования бюджета закупок, рассчитываемого с учетом потребности на производственную программу, имеющихся остатков на складе и нормативного страхового запаса.

Методика составления  исходит из следующего:

1. все затраты подразделяются на прямые и косвенные;
2. прямые затраты на сырье и материалы - затраты на сырье и материалы, из которых производится конечный продукт;
3. бюджет прямых затрат на материалы составляется на основе производственного бюджета и бюджета продаж;
4. объем закупок сырья и материалов рассчитывается как объем использования плюс запасы на конец периода и минус запасы на начало периода;
5. бюджет прямых затрат на материалы составляется с учетом сроков и порядка погашения кредиторской задолженности на материалы.

В дополнение к бюджету  прямых затрат на материалы составляют график оплаты приобретенных материалов.

Бюджет прямых затрат на оплату труда - Это количественное выражение планов относительно затрат компании на оплату труда основного производственного персонала.

При подготовке бюджета прямых затрат на оплату труда учитывают:

- он составляется исходя из бюджета производства, данных о производительности труда и ставок оплаты труда основного производственного персонала;

- в бюджете прямых затрат на оплату труда выделяют фиксированную и сдельную часть оплаты труда.

Если на предприятии накопилась задолженность по оплате труда или  предприятие подозревает, что не сможет выплачивать заработную плату  в установленные сроки, то дополнительно к бюджету прямых затрат на оплату труда составляется график погашения задолженности по заработной плате. Этот график составляется по тому же принципу, что и график оплаты приобретенных сырья и материалов.

Бюджет производственных накладных затрат- Это количественное выражение планов относительно всех затрат компании, связанных с производством продукции за исключением прямых затрат на материалы и оплату труда. Планирование деятельности организации невозможно без учета расходов, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг, которые составляют часть в общих расходах предприятия. Производственные накладные расходы включают в себя постоянную и переменную части. Постоянная часть (амортизация, текущий ремонт и т.д.) планируется в зависимости от реальных потребностей производства, а переменная часть использует подход, основанный на нормативах. Под нормативом понимается сумма затрат на единицу базового показателя. Для оценки нормативов затрат используют различные базовые показатели. Расчет нормативов производится на основе данных предшествующих периодов с возможными корректировками на инфляцию и некоторые конъюнктурные факторы.

Бюджет управленческих расходов – Это плановый документ, в котором приведены расходы на мероприятия, непосредственно не связанные с производством и сбытом продукции. К управленческим расходам относят затраты на содержание отдела кадров, отдела АСУ, ОтиЗ, отопление и освещение помещений непроизводственного назначения, услуги связи, налоги, проценты по полученным кредитам и т.д. Большинство управленческих расходов носит постоянный характер, переменная часть планируется с помощью норматива, в котором роль базового показателя, как правило, играет объем проданных товаров (в натуральном или денежном выражении).

Прогнозный отчет о  прибылях и убытках- Это форма финансовой отчетности, составленная до начала планового периода, которая отражает результаты планируемой деятельности. Прогнозный отчет о прибылях и убытках суммявляется для того, чтобы определить и учесть выплату налога на прибыль в оттоке денежных средств в бюджете денежных средств. Прогнозный отчет о прибылях и убытках составляется на основе данных, содержащихся в бюджетах продаж, себестоимости реализованной продукции и текущих расходов. При этом добавляется информация о прочих прибылях, прочих расходах и величине налога на прибыль. Плановый отчет о прибылях и убытках содержит в сжатой форме прогноз всех прибыльных операций предприятия и тем самым позволяет менеджерам проследить влияние индивидуальных смет на годовую смету прибылей. Если сметная чистая прибыль необычно мала по сравнению с объемом продаж или собственным капиталом, необходимы дополнительный анализ всех составляющих сметы и ее пересмотр.

Бюджет денежных средств – Это плановый документ, отражающий будущие платежи и поступление денег. Приход классифицируется по источнику поступления средств, а расход – по направлениям использования. Ожидаемое сальдо денежных средств на конец периода сравнивается с минимальной суммой денежных средств, которая должна постоянно поддерживаться (размеры минимальной суммы определяются менеджерами предприятия). Разность представляет собой либо неизрасходованный излишек денег, либо недостаток денежных средств.

Минимальная денежная сумма  представляет собой своего рода буфер, который позволяет спасти положение при ошибках в управлении движением наличных средств и в случае непредвиденных обстоятельств. Эта минимальная сумма денежных средств не является фиксированной. Как правило, она будет несколько больше в течение периодов высокой деловой активности, чем во время спада. Кроме того, для повышения эффективности управления денежными средствами значительная часть указанной суммы может находиться на депозитных счетах. Также по бюджету капитальных затрат отражаются в бюджете денежных средств. Во внимание также должны быть приняты выплаты дивидендов, планы финансирования за счет собственных средств или долгосрочных кредитов, а также другие проекты, требующие денежных расходов.

На заключительном этапе  процесса бюджетирования составляется прогнозный баланс.

Прогнозный баланс

Это форма финансовой отчетности, которая содержит информацию о будущем состоянии предприятия на конец прогнозируемого периода.

Прогнозный баланс помогает вскрыть отдельные неблагоприятные  финансовые проблемы, решением которых руководство заниматься не планировало (например, снижение ликвидности предприятия). Прогнозный баланс позволяет выполнять расчеты различных финансовых показателей. Наконец, прогнозный баланс служит в качестве контроля всех остальных бюджетов на предстоящий период – действительно, если все бюджеты составлены методически правильно, баланс должен «сойтись», т.е. сумма активов должна равняться сумме обязательств предприятия и его собственного капитала.

Бюджет денежных средств  составляют отдельно по трем видам  деятельности: основной, инвестиционной и финансовой. Такое разделение очень удобно и наглядно представляет денежные потоки.

 

 

2. Контроль затрат  по центрам ответственности

 

Немаловажное значение в  управлении затратами имеет система  контроля, которая обеспечивает полноту  и правильность действий в будущем, направленных на снижение затрат и рост эффективности производства. Для обеспечения системы контроля затратами их группируют на контролируемые и неконтролируемые.

Контролируемые - затраты, которые  поддаются контролю со стороны менеджеров данного центра ответственности.

Неконтролируемые затраты  не зависят от деятельности субъектов  управления. Например, изменение цен на топливно-энергетические ресурсы, изменение ставок отчислений на социальные нужды, налогов.

При подразделении затрат на контролируемые и неконтролируемые обычно учитываются два фактора: уровень управления и время осуществления  расходов. Неконтролируемые на одном  уровне расходы могут быть регулируемыми на другом.

Так, статьи общехозяйственных  расходов неконтролируемы для начальников цехов, но вместе с тем на их величину могут влиять генеральный директор, его заместители, начальники отделов. Или, например, заработная плата начальника цеха является неконтролируемой статьей расходов на уровне цеха, но она является контролируемой на уровне руководителя организации, утверждающего штатное расписание.

Влияние фактора времени  хорошо прослеживается на элементе затрат - амортизация основных средств. Он неконтролируем в течение короткого  промежутка времени; однако в долгосрочном периоде могут быть внесены изменения управлением (изменение учетной политики, изменение количества и состава основных средств, и норм и сумм амортизации).

При построении системы контроля затрат необходимо определить:

- систему подконтрольных  показателей, состав и уровень  детализации подконтрольных показателей;

- сроки представления  отчетности;

- распределение ответственности  за полноту, своевременность и  достоверность информации, содержащейся в отчетах по затратам, т.е. «привязку» системы контроля к центрам ответственности на предприятии.

 

2.1 Классификация затрат для целей контроля 

 В управленческом учете  классификация  затрат  весьма  разнообразна  и зависит от того, какую управленческую задачу необходимо решить.  К  основным задачам управленческого учета относят:  

 - расчет себестоимости произведенной продукции и определение раз мера полученной прибыли;  

     - принятие управленческого решения и планирование;  

     -  контроль  и  регулирование  производственной  деятельности  центров ответственности.  

Решению каждой из названных  задач  соответствует  своя  классификация затрат. Так, для расчета себестоимости  произведенной  продукции  и определения размера полученной прибыли затраты классифицируют на:  

- входящие и истекшие;