Бюджетирование и контроль затрат

Содержание

Введение3

Глава 1: Концепция бюджетного планирования5

1.1. Сущность  бюджетного планирования5

1.2. Основные  функции бюджетирования6

1.3. Достоинства  и недостатки бюджетирования8

Глава 2. Элементы планирования.12

2.1. Виды  и формы бюджетов12

2.1.1. Виды  бюджетов12

2.1.2. Основные  формы бюджетов12

2.3.Типовые  стадии процесса внедрения бюджетирования16

2.3. Управление  и контроль затрат17

Глава 3. Подготовка различных планов бюджета24

Заключение27

Список  использованной литературы28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

В течение  многих лет компании рассматривали  свои бюджеты просто как обязательную оценку предстоящих годовых доходов  и затрат. Теперь это отношение  быстро меняется, поскольку рынок  требует большей конкурентоспособности  и предприятия вынуждены быть более динамичными. Успешные компании постоянно повышают точность своих  прогнозов относительно будущих  операций и связанных с ними потребностей в ресурсах. Это не только увеличивает  важность бюджетирования и планирования, это также изменяет традиционные роли различных таблиц, бюджетных систем и программного обеспечения собственного производства.

Исследование, проведенное Институтом менеджмента  и администрирования, показывает, как  постоянно увеличивается значение бюджетирования и планирования для корпораций. Инспекторы больших и маленьких компаний были опрошены на предмет их основных функциональных обязанностей, и около 59% из них указали бюджетирование как свою ключевую функцию.

Это же исследование показывает, что процесс  бюджетирования сейчас включает гораздо больше различных элементов и сотрудников в рамках организации. Другими словами, дни, когда несколько специалистов в головных подразделениях корпорации изолированно создавали бюджет, быстро уходят в прошлое: бюджетирование стало функцией различных подразделений организации. Когда инспекторов спросили о расширении их контрольных функций, респонденты отметили, что среди их обязанностей лидирующее положение занимают контроль бюджетирования и стратегическое планирование. Это также подтверждает существование стойкой тенденции к усложнению бюджетирования и планирования.

Поэтому актуальность данной темы очень сильна.

В данной работе будут рассмотрены основные понятия процесса бюджетирования, достоинства и недостатки, формы, а также управление и контроль затрат.

Глава 1: Концепция бюджетного планирования

1.1. Сущность  бюджетного планирования

Планирование  является средством достижения целей. В современных условиях планирование становится центральным звеном управления. Рынок не отвергает планирование. Наоборот, в конкурентной борьбе выходить на рынок со своей продукцией без  заранее продуманного плана невозможно.

В западной практике, говоря о финансовых планах, обычно оперируют словом “бюджет”. Бюджет - финансовый документ, отражающий серию спланированных событий, которые  свершатся в будущем, т.е. прогноз  будущих финансовых операций.

Система бюджетов позволяет руководителю заранее  оценить эффективность управленческих решений, оптимальным образом распределить ресурсы между подразделениями, наметить пути развития персонала и  избежать кризисной ситуации. Наряду с понятием "разработка бюджетов на многих отечественных предприятиях используется термин “бюджетирование”.

Составление бюджетов преследует следующие цели:

·        Разработка концепции ведения бизнеса:

·        Планирование финансово-хозяйственной  деятельности предприятия на определенный период;

·        Оптимизация затрат и прибыли  предприятия;

·        Координация - согласование деятельности различных подразделений предприятия;

·        Коммуникация - доведение планов до сведения руководителей разных уровней;

·        Мотивация руководителей на местах на достижение целей организации;

·        Контроль и оценка эффективности  работы руководителей на местах путем  сравнения фактических затрат с  нормативом;

·        Выявление потребностей в денежных ресурсах и оптимизация финансовых потоков.

Составление бюджета является процессом тактического планирования, отсюда и название управленческой функции - бюджетное планирование.

1.2. Основные  функции бюджетирования

Бюджетирование - создание технологии планирования, учета и контроля денег и финансовых результатов. Бюджет - это план деятельности компании за определенный период, выраженный в денежной форме. Он выполняет различные функции внутрифирменного планирования:

·        Бюджет как экономический прогноз. Основные плановые решения принимаются  при разработке стратегического  планирования, и процесс формулировки бюджета, по существу, является переработкой этих прогнозов.

·        Бюджет как основа для контроля. По мере реализации заложенных в бюджете  планов необходимо регистрировать фактические  результаты деятельности компании. Сравнивая  фактические показатели с запланированными, можно осуществлять так называемый бюджетный контроль.

·        Бюджет как средство координации. Бюджет представляет собой выраженный в  стоимостных показателях план в  области производства, закупок сырья  или товаров, реализации продукции, инвестиционной деятельности и т.д.

·        Бюджет как основа для постановки задачи. Разрабатывая бюджет на следующий  период, необходимо принимать решения  заблаговременно, до начала деятельности в этот период.

Организация работ по внутрифирменному планированию может быть различна. Обычно различают  две схемы составления бюджетов:

·        По методу "сверху вниз" руководство  компании определяет цели и задачи, в частности плановые показатели по прибыли. Затем эти показатели детализируются и включаются в планы  подразделений.

·        Метод “снизу вверх” подразумевает  составление бюджетов на уровне подразделений, вынесение их на рассмотрение руководством, принятие бюджета.

Для того, чтобы составление бюджета принесло реальную помощь компании, необходимо сравнивать прогнозы с результатами исполнения бюджетов, выявлять причины несоответствия и вырабатывать соответствующие решения.

План  должен быть основан на целях, которые  необходимо достигнуть в планируемом  периоде, другими словами тактический  план - развернутая система конечных целей деятельности предприятия.

Чтобы тактический план выполнял возложенные  на него функции, он должен удовлетворять  следующим требованиям:

1.                 Гибкость плана (бюджеты, механизм  корректировок).

2.                 Полнота планирования (сценарии)

3.                 Поддержка со стороны высшего  руководства 

4.                 Комплексность планирования (подшивки  бюджетов)

5.                 Ответственность за разработку  и выполнение планов 

6.                 Приоритет текущих решений перед  планом (анализ План-Факт)

7.                 Точность, ясность, лаконичность  формулировки плана 

8.                 Участие исполнителей в разработке  плана (несколько пользователей,  разграничение прав).

1.3. Достоинства  и недостатки бюджетирования

Как и  любое явление бюджетирование имеет свои положительные и отрицательные стороны.

Достоинства бюджетирования:

·        Оказывает положительное воздействие  ан мотивацию и настрой коллектива;

·        Позволяет координировать работу предприятия  в целом;

·        Анализ бюджетов позволяет своевременно вносить корректирующие изменения;

·        Позволяет учиться на опыте составления  бюджетов прошлых периодов;

·        Позволяет усовершенствовать процесс  распределения ресурсов;

·        Способствует процессам коммуникаций;

·        Помогает менеджерам низового звена  понять свою роль в организации;

·        Позволяет сотрудникам-новичкам понять "направление движения" предприятия, таким образом помогая им адаптироваться в новом коллективе;

·        Служит инструментом сравнения достигнутых  и желаемых результатов.

Недостатки  бюджетирования:

·        Различное восприятие бюджетов у  разных людей (например, бюджеты не всегда способны помочь в решении  повседневных, текущих проблем, не всегда отражают причины событий и отклонений, не всегда учитывают изменения условий; кроме того не все менеджеры обладают достаточной подготовкой для  анализа финансовой информации);

·        Сложность и дороговизна системы  бюджетирования;

·        Если бюджеты не доведены до сведения каждого сотрудника, то они не оказывают  практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а  вместо этого воспринимаются исключительно  как средство для оценки деятельности работников и отслеживания ошибок;

·        Бюджеты требуют от сотрудников  высокой производительности труда; в свою очередь, сотрудники противодействуют этому, стараясь минимизировать свою нагрузку, что приводит к конфликтам, вызывает состояние подавленности, страха, а следовательно, снижает эффективность работы;

·        Противоречие между достижимостью  целей и их стимулирующим эффектом: если достичь поставленных целей  слишком легко, то бюджет не имеет  стимулирующего эффекта для повышения  производительности; если достичь целей  слишком сложно, - стимулирующий  эффект пропадает, поскольку никто  не верит в возможность достижения целей.

Кроме того, в процессе бюджетирования предприятие могут подстерегать “подводные камни”:

·        Политические интриги, которые могут  повлиять на распределений ресурсов;

·        Конфликты между менеджерами  подразделений и отделом контроллинга;

·        Завышение потребностей в ресурсах;

·        Распространение ложной информации о бюджетах по неформальным каналам.

Недостатки  сложившейся системы планирования и необходимость составления  планов (бюджетов)

·        Планирование сегодня - процесс очень  трудоемкий.

·        Планово-экономические службы продолжают подготавливать огромное количество документов, при этом большинство из них не пригодно для финансового анализа.

·        Процесс планирования затянут по времени, что делает его непригодным  для принятия оперативных управленческих решений.

·        Плановые данные значительно отличаются от фактических данных.

·        Процесс планирования по традиции начинается от производства, а не от сбыта продукции.

·        При планировании преобладает затратный  механизм ценообразования: цена формируется  без учета рыночных цен, исходя из полной себестоимости и норматива  рентабельности.