Анализ результатов изучения использования времени руководителем ОУ на рабочем месте и технология тайм-менеджмента

Спешки, доработки дома и  суетливость – это таки причины  потерь времени которые в основном зависят от личности человека. Спешка – это такое состояние, при  котором руководитель не может долго  раздумывать над путями решения  проблемы и выбирает для решения  тот путь, который первым приходит в голову, при этом далеко не всегда первым приходит в голову самый эффективный  и быстрый способ решения проблемы. К тому же, человеку, находящемуся в состоянии спешки, довольно тяжело эффективно выполнять работу, неизбежны различные ошибки, которые необходимо исправлять, возникновение ошибок в процессе работы человека, который и так спешит, может легко начать раздражать человека, портить ему настроение и даже вывести его из себя, что также не даст нормально закончить начатое дело. Поэтому проблема, связанная с тем, что человек многие дела делает в спешке довольно серьезная, может вызывать значительные расходы времени.

Еще одним важным качеством  должен обладать любой руководитель, особенно тот, который дорожит собственным  временем: он должен уметь говорить «нет». Существует множество ситуаций, когда говорить нет нельзя или  очень тяжело – это может повлиять на имидж организации и ее руководителя, что отразится на ее конкурентоспособности, это случаи, когда менеджер не может отказать в просьбе из-за собственных личных качеств, когда о чем-то просит важный клиент. В большинстве случаев руководитель сразу может определить, какой эффект принесет ему и ее предприятию согласие выполнить чью-то просьбу или требование, однако люди, которые просят или требуют часто стараются специально ставить менеджера в такие ситуации, когда он просто вынужден будет согласиться выполнить то, о чем они говорят. Для менеджера такое согласие – лишняя трата времени и средств, причем далеко не всегда эти затраты могут принести ощутимую выгоду организации. Поэтому так важно для любого руководителя уметь говорить «нет» и достойно выходить из ситуаций, когда приходится говорить это слово.

Контроль охватывает три задачи:

• осмысление физического состояния;
• сравнение запланированного с достигнутым;
• корректировка по установленным отклонениям.

Контроль должен быть регулярным. Следует регулярно осуществлять контроль в частности после выполнения задания и по окончании рабочего дня, выявляя, все ли было выполнено, что было запланировано и если не все, то с чем это было связано.

 

2.3 Меры по оптимизации использования рабочего времени

Для того чтобы правильно  организовать свое время, нужно уметь  его учитывать и анализировать. Упорядоченная, хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная - к его  расточительности. Как же научиться  управлять временем?

Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется всего  два качества: организованность и  самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать  ряду правил:

1) точно определить свою  цель;

2) составить план ее  достижения;

3) сосредоточиться на  главном;

4) придумывать себе стимулы;

5) установить твердые  сроки;

6) научиться быть решительным;

7) научиться говорить "нет";

8) не увязать в телефонных  разговорах;

9) приобрести привычку  записывать все самое важное;

10) ликвидировать досадные  помехи;

11) научиться слушать,  отказаться от шаблонных подходов;

12) не упускать из виду  мелочи;

13) приступать к делу  сразу же;

14) полнее использовать  время;

15) следить за использованием  свободного времени;

16) ежедневно контролировать  выполнение намеченного;

17) менять занятия;

18) уважать свое время.

19) не загружать свой  рабочий день больше, чем на 60%, поскольку каждый день любому  руководителю приходится заниматься  непредвиденными заранее вопросами;

20) если ехать на работу  в городском транспорте, то не  стоит зря тратить время, а  можно обдумать план работы  на текущий день. Если же привыкли  думать о делах только на  работе, то рекомендуется начинать  свой день со спокойного обдумывания  предстоящих дел в течение  10-15 минут.

21) не рекомендуется, придя  на работу, раскачиваться полчаса – это дестабилизирует деятельность в течение всего дня.

22) не стоит привыкать  и к тому, чтобы начинать свой  день с ознакомления с почтой. Эта работа уводит человека  от неотложных дел.

23) если же в подчинении  у руководителя есть секретарь,  то начинать рабочий день рекомендуется  с беседы с ним.

Лучше всего начать с системного анализа всей организации: выяснить, куда утекает время, где те резервы, которые можно использовать. Затем  найти "узкие места" в работе организации и устранить их.

Большое количество времени  экономиться в использовании  формы документов. Главное – обучить  всех сотрудников автоматически  использовать в работе общепринятую документацию и определенный порядок  действий.

Каждый сотрудник должен выполнять функциональные обязанности, соответствующие его квалификации и свойствам личности.

Не должно быть двойного смысла или разночтений в словах и распоряжениях руководителей.

Необходимо правильно  определять последовательность выполнения всех работ. Рекомендуется начинать с выполнения самых трудных заданий  и не поддаваться соблазну: "Сначала  надо убрать с дороги мелочи". После  выполнения каждого задания можно  мысленно проговорить: "Еще одно дело сделано". Такая фраза, как  правило, придает силы для новых  дел. Так называемые мелкие работы следует  группировать при планировании. Еще  Анатоль Франс писал: "Человек  только тогда хозяин времени, когда  он разбивает время на часы, минуты и секунды, то есть на частицы, соответствующие  кратковременности самой жизни  человека". Умение экономно расходовать  время, правильно планировать свою деятельность и деятельность других - признак высокой культуры и грамотности  человека. Не зря говорят: "дефицит  времени - удел шефа, время - привилегия хорошего менеджера".

Лучше принять меры, направленные на предупреждение неэффективного использования  рабочего времени. Сотрудники должны самостоятельно планировать свои действия по решению поставленных перед ними задач, ежедневно отчитываясь о выполненной работе. А для более эффективного использования рабочего времени нужно использовать систему учета выполненной работы.

Необходимо  при отрывающих от дел телефонных звонках постараться  окончить разговор в самые короткие сроки, сославшись на занятость, совещание, вызов к руководителю. Научиться  сказать "нет", но мягко и этично. При желании знать все факты  – структурировать проблему, выделить самое главное, правильно расставлять  приоритеты. Необходимо более смело  делегировать полномочия коллегам и  подчиненным. Чтобы много времени  не тратилось при чрезмерном чтении, нужно проверять только почту, газеты читать дома, использовать только обзоры прессы. Когда сотрудники излишне коммуникабельны, то ограничивать в общении или выделять им для этого обеденный перерыв.

Таким образом, соблюдая эти  правила, можно оказаться в том  мире, где время перестанет быть нашим противником. Но нельзя забывать, что наилучший эффект будет достигнут  в том случае, когда сотрудники работают с удовольствием, чувствуют  полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение. Существуют объективные законы и  принципы. Нужно научиться их использовать, постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику  работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно  иметь волю и упорство.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Вообще же говорить о конкретных мероприятиях в тайм-менеджменте довольно трудно. Выше были рассмотрены основные часто встречающиеся проблемы, которые в основном носят универсальный характер, то есть могут появиться у любого человека, занимающего любую должность. Следует заметить, что несмотря на довольно подробные описания проблем, которые часто возникают у людей, не интересующихся затратами своего времени, в реальной жизни у каждого человека свои проблемы, свои «воры времени», свои личные качества, которые мешают эффективно работать и поэтому невозможно дать универсальные советы и методики, которые подходили бы всем ко всем случаям жизни. В каждом конкретном случае следует путем анализа искать свои способы борьбы с нерациональным расходом временного ресурса, и эти способы в каждом случае будут специфическими для каждого человека.

Время - одна из форм богатства человека, социальной группы и общества. Оно распределяется и  используется в соответствии с достигнутым  уровнем развития экономики и  характером социальных отношений. Временное  пространство - необходимое условие  осуществления всей совокупности деятельности людей, удовлетворения их общественных и личных потребностей.

Научно-технический  прогресс ведет к тому, что не только производительный труд, но и  другие виды деятельности (прежде всего  связанные с домашним трудом) требуют  меньших по продолжительности затрат времени, вследствие чего растет их социально-экономическая  эффективность, обогащается комплекс видов деятельности в свободное  время. Чтобы справиться с такой  задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как  можно быстрее. В связи с этим время, как любая другая форма  богатства, требует учета, изучения и контроля за его распределением и использованием. Первым шагом на этом пути является "инвентаризация" времени, осуществляемая несколькими методами, применением принципов использования времени и методов нормирования и учета деятельности персонала. Выбор метода и принципа должен производиться в зависимости от поставленных задач, требуемой точности и возможностей.

На  эффективность использования рабочего времени может повлиять множество  факторов – как позитивных, так  и негативных. Среди основных отрицательных  моментов можно выделить проблемы управленческого  характера: нечетко поставленные цели и приоритеты, а также организационного – систематическое откладывание выполнения работ на более поздний  срок или отсутствие коммуникаций между  членами команды. Из результатов видно, что продуктивность использования рабочего времени объективно связана с организацией хранения и доступа к информации – хорошая организация файлов, документов и электронной почты, а также наличие развитых средств доступа к данным являются значимыми факторами эффективного использования рабочего времени.

Исходя из результатов  исследования, можно констатировать, что рабочее время в управленческой команде школы-интерната используется не всегда эффективно. Главной из причин больших потерь рабочего времени  является неумение персонала организовывать свой труд и неэффективное распоряжение рабочим временем, отсутствие четкой системы самоорганизации.

Человек, остро чувствующий  ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Для  эффективного использования не только рабочего времени, но и своего личного  времени существуют объективные  организационные законы и принципы. Нужно постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику  работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно  иметь волю и упорство.

Управлять своим временем может каждый. Научившись этому, человек  сможет к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и  качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга [11, c. 86].

Надо жить осознанно во времени и находить время для  важных дел: для работы, это –  условие успеха; для размышлений, это – источник силы; для игры, это – секрет молодости; для дружбы, это – условие счастья; для  мечты, это – путь к звездам; для  любви, это – истинная радость  жизни; для веселья, это – музыка души [2, c. 263].

 

 

 

 

 

Библиографический список источников

1. Архангельский Г. От личной эффективности к корпоративному стандарту // Управление персоналом. – 2006. - №17. – С.9-15
2. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы [Текст]: учебное пособие / Г.Архангельский. - М.: АиСТ-М, 2003. - 231 с.
3. Басария Т. Главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации // Управление персоналом. – 2006. - №18. – С.50
4. Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учебное пособие для экономических колледжей и вузов. – М.: ГЕЛАН, 2001. – 411 с.
5. Бычин В.Б., Малинин С.В. Нормирование труда: Учебник. / Под ред. Ю.Г. Одегова. – М.: Издательство "Экзамен", 2003. – 320 с.
6. Введение в специальность "Менеджмент организации": Учебное пособие для вузов / С.Д. Резник, И.А. Игошина, В.С. Резник. Под общ.ред. Э.М. Короткова и С.Д. Резника. – М.: "Логос", 2004. – 320 с.
7. Веснин В.Р. Менеджмент: учебник. – М.: ТД "Элит-2000", 2003. – 546 с.
8. Время – бесценный и невозобновляемый ресурс /http://www.src-master.ru/ seminar/detail.php?SID=927
9. Время – ресурс руководителя /http://www.nestor.minsk.by/sn/1999/08/sn90817
10. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием [Текст]: учебное пособие / Б.Н. Гамидуллаев. - Пенза, 1997 – 301 с.
11. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. – М.: "Издательство ПРИОР", 2002. – 464 с.
12. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. / Авт. предисл. В.М. Шепель. – М.: Экономика, 1991. – 232 с.
13. Зайверт Л. Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время [Текст]: учебное пособие / Л. Зайверт. -М.: Интерэксперт, 1995. – 426 с.
14. Керженцев П.М. Принципы организации. М.: Экономика, 1968. – 336 с.
15. Корпоративные финансы [Электронный ресурс]: электронный журнал – Режим доступа: http://cfin.ru/management/index.shtml
16. Левина О., Китасова А., Головин С., Зырянова М., Анненкова Т., Майорова Л. Управление временем – управление собой // Управление персоналом. – 2006. - № 17. – С.24-31
17. Организация рабочего времени [Текст]: учебник / М: ”ДеКА”, 1994. – 297 с.
18. Основы менеджмента: Учеб.для вузов / Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: Высш. школа, 2001. – 367 с.
19. Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб.пособие. – Мн.: Новое знание, 2001. – 304 с. – (Экономическое образование).
20. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА –М, 2002. – 622 с. – (Серия "Высшее образование")
21. Результаты исследования говорят, что сотрудники в среднем работают продуктивно только три дня в неделю /http://www.microsoft.com/Rus/News
22. Теория и практика управления персоналом: Учеб.-метод. Пособ. / Авт.-сост. Г.В. Щекин. – 2-е изд., стереотип. – К.: МАУП, 2003. – 280 с.: ил.