Анализ результатов изучения использования времени руководителем ОУ на рабочем месте и технология тайм-менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

Тридцать  самых главных причин потерь времени (В. Зайверт)

1. Нечеткая постановка цели;
2. Отсутствие приоритетов в делах;
3. Попытка слишком много сделать за один раз;
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;
5. Плохое планирование трудового дня;
6. Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол;
7. Чрезмерное чтение корреспонденции;
8. Скверная система досье;
9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе);
10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;
11. Недостатки кооперации или разделения труда;
12. Отрывающие от дела телефонные звонки;
13. Незапланированные посетители;
14. Неспособность сказать "нет";
15. Неполная, запоздалая информация;
16. Отсутствие самодисциплины;
17. Неумение довести дело до конца;
18. Отвлечения (шум и др.);
19. Затяжные совещания;
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;
22. Болтовня на частные темы;
23. Излишняя коммуникабельность;
24. Чрезмерность деловых записей;
25. Синдром "откладывания";
26. Желание знать все факты;
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи);
28. Спешка, нетерпение;
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел;
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами  [12, c. 12].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

Таблица 1.Матрица управления временем

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
	Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с "горящим сроком" исполнения	Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Неважные	3	4
	Отвлечения, некоторые телефонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности	Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпровождение

 

Таблица 2. Последствия деятельности руководителя

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
	Стресс	Видение перспективы
	Самосожжение	Баланс сил
	Управление в условиях кризиса Постоянный пожар и "вечный бой"	Дисциплинированность Контроль Малое количество кризисных  ситуаций
Неважные	3	4
	Концентрация на краткосрочном Управление в условиях кризиса Репутация хамелеона Представление о бессмысленности  целей и планов Ощущение себя жертвой, не владеющей собой Слабые или разорванные  отношения	Полная безответственность Зависимость в основных вопросах от других лиц, организаций или обстоятельств Увольнение с работы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

Таблица 3.  Листок наблюдения "дневных помех"

Помехи. Интервал времени (от - до)	Продолжительность (мин.)	Телефонный разговор или посетитель	Кто?
чаепитие 2 раза в день	от 5 до 15	-	с коллегами и подчиненными
чтение периодики	до 30	-	-
пользование Интернетом в  личных целях	от 20 до 40	-	-
разговор по телефону несколько  раз в день	от 10 до 15	телефонный разговор	с семьей
время привезти себя в порядок  перед зеркалом	от 5 до 10	-	-
разговоры на свои личные темы	до 5	-	с коллегами и подчиненными
посещение городских мероприятий  в рабочее время (например, посвященное  ко дню русского фольклора, ко дню  Победы)	до 3 часов	-	-
незапланированные посетители	от 5 до 10	посетитель	-
В итоге:	более 125 минут = 2 часа 5 минут	-	-

 

Приложение 4

Матрица ответов

Тест  №1 "Умение распорядиться своим  временем".

1. Планируете ли Вы заранее дела на предстоящей неделе?

а) да - 6;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

2. Хватает ли Вам Ваших подчиненных для решения поставленных задач?

а) да - 0;

б) иногда - 4;

в) нет - 2;

3. Планируете ли Вы заранее распределение работы между ними?

а) да - 5;

б) иногда - 1;

в) нет - 0;

4. Ритмично ли работают Ваши подчиненные?

а) да - 6;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

5. Достаточно ли они компетентны и подготовлены?

а) да - 6;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

6. Есть ли у Вас помощник, который в нужный момент сможет Вам заменить?

а) да - 4;

б) иногда - 0;

в) нет - 2;

7. Достаточно ли у Вас средств оргтехники?

а) да - 2;

б) иногда - 4;

в) нет - 0;

8. Подготовлен ли Ваш помощник к решению сложных проблем?

а) да - 5;

б) иногда - 0;

в) нет - 1;

9. Стараетесь ли Вы минимизировать число проводимых совещаний?

а) да - 4;

б) иногда - 2;

в) нет - 0;

10. Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?

а) да - 1;

б) иногда - 0;

в) нет секретаря - 5;

11. Назначает ли Вам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

а) да - 1;

б) иногда - 0;

в) нет секретаря - 5;

12. Знает ли секретарь, кого он Вам может связать непосредственно с Вами?

а) да - 1;

б) иногда - 0;

в) нет секретаря - 5;

13. Готовите ли Вы для секретаря задания заранее, чтобы он мог их своевременно выполнить?

а) да - 1;

б) иногда - 0;

в) нет секретаря - 5;

14. Пользуетесь ли Вы диктофоном?

а) да - 0;

б) иногда - 1;

в) нет - 5;

15. Достаточно ли понятные задачи Вы ставите перед персоналом?

а) да - 5;

б) иногда -1;

в) нет - 0;

16. Могут ли подчиненные при необходимости, консультации без труда связаться с Вами?

а) да - 6;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

17. Пунктуальны ли Вы в служебных делах?

а) да - 6;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

18. Начинаете ли Вы свой рабочий день с неотложных дел?

а) да - 4;

б) иногда - 2;

в) нет - 0;

19. Удается ли Вам делать перерывы в работе и немного расслабиться?

а) да - 1;

б) иногда - 5;

в) нет - 0;

20. Всегда ли Вам удается оперативно принимать решения?

а) да - 1;

б) иногда - 5;

в) нет - 0;

21. Пресекаете ли Вы факты безделья персонала?

а) да - 2;

б) иногда - 4;

в) нет - 0;

22. Объективно ли Вы оцениваете эффективность работы подчиненных?

а) да - 6;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

23. Знаете ли Вы, по каким критериям подчиненные определяют эффективность Вашей работы?

а) да - 2;

б) иногда - 2;

в) нет - 2;

24. Оцениваете ли Вы эффективность использования своего рабочего времени?

а) да - 4;

б) иногда - 2;

в) нет - 0;

25. Осуществляете ли Вы перспективное планирование своего рабочего времени?

а) да - 4;

б) иногда - 2;

в) нет -0.

 

Тест №2"Умение организовать свой труд".

1. Имеются ли у Вас  главные, основные цели в жизни,  к достижению которых Вы стремитесь?

А. У меня есть такие цели - 3;

Б. Разве нужно иметь  какие-то цели? Ведь жизнь так изменчива… - 0;

В. У меня есть главные  цели, и я подчиняю свою жизнь  их достижению - 2;

Г. Цели у меня есть, но моя  деятельность мало способствует их достижению - 1;

2. Составляете ли Вы  план работы, дел на неделю, используя  для этого еженедельник, спецблокнот и т.д.

А. Да - 2;

Б. Нет - 0;

В. Не могу сказать ни "да", ни "нет", так как намечаю  главные дела в голове, а план на текущий день – в голове или  на листе бумаге - 4;

Г. Пробовал составлять план, используя для этого еженедельник, но понял, что это ничего не дает - 0;

Д. Составлять планы –  это лишь игра взрослых людей в  организованность - 0;

3. Отчитываете ли Вы  себя за невыполнение намеченного  на неделю, на день?

А. Отчитываю в тех случаях, когда вижу свою вину, лень или неторопливость - 3;

Б. Отчитываю, несмотря ни на какие субъективные и объективные  причины - 1;

В. Сейчас и так все  ругают друг друга, зачем же еще отчитывать самого себя? - 0;

Г. придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать  сегодня – хорошо, а что не удалось – выполню, может быть, в другой раз - 2;

4. Как Вы ведете свою  записную книжку с номерами  телефонов деловых людей, знакомых, родственников, приятелей и т.д.?

А. Я хозяин (хозяйка) своей  записной книжки: как хочу, так и  веду записи номеров телефонов, фамилий, имен. Если понадобиться чей-то номер  телефона, то обязательно найду его - 2;

Б. Часто меняю записные книжки с записями телефонов, так  как нещадно их "эксплуатирую". Припереписки телефонов стараюсь все сделать "по науке", однако при дальнейшем пользовании вновь сбиваюсь на произвольную запись - 0;

В. Записи телефонов, фамилий, имен веду "почерком настроения", считаю, что был бы записан номер  телефона, фамилия, имя, отчество, а  на какой странице записано, прямо  или криво, это не имеет особого  значения - 0;

Г. использую общепринятую систему – в соответствии с  алфавитом записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность) - 4;

5. Вас окружают различные  вещи, которыми Вы часто пользуетесь.  Каковы Ваши принципы расположения  вещей?

А. Каждая вещь лежит там, где ей хочется - 0;

Б. Придерживаюсь принципа: каждой вещи – свое место - 4;