Анализ результатов изучения использования времени руководителем ОУ на рабочем месте и технология тайм-менеджмента

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

Глава 1. Тайм-менеджмент как  система управлением временем 6

1.1. Элементы  тайм-менеджмента 6

1.2. Принципы эффективного использования рабочего времени 7

1.3. Методы учета и измерения использования времени 10

Глава 2. Анализ результатов изучения использования времени руководителем ОУ на рабочем месте и технология тайм-менеджмента 14

2.1. Анализ эффективности  использования рабочего времени  (на примере администрации ОГОУ специальная школа-интернат № 2 г. Черемхово) 14

2.2. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени 18 

2.3. Меры по оптимизации использования рабочего времени 22

Заключение 26

Список литературы 28

Приложения 30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Сколько способных, а нередко  и талантливых людей мало чего добивались в жизни по одной причине  – они не смогли достаточно разумно  использовать свое время. А оно –  бесплатное добро, и каждый имеет  его в равном количестве. При этом время – один из самых дорогих ресурсов.

Л. Зайверт

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет  хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности  и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при  наличии всех  выше перечисленных  навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит  наряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и т.д. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

Человек всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Всем известная истина – «Время - деньги», похоже, начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, время становится дороже денег. И с ним трудно не согласится.

При этом специфичность времени  заключается еще и в том, что  каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

К сожалению, в России с  давних времён сложилось представление  о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени  имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Рабочее время большинства  современных руководителей уплотнено  до предела, рабочий день ненормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном  обществе носит массовый характер и  не только среди руководителей. Наверняка  каждый человек может вспомнить  немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест. При этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать, и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важное, очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение. Это в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им "на потом", а, по сути "в долгий ящик", которые вроде бы нужно сделать, но вот все "никак руки не доходят".

Проблема недостающего времени  заботит всех. Как часто мы возвращаемся с работы с ощущением непонятно  на что потраченного дня… Слова "текучка  заела!" - одно из наиболее частых оправданий за несделанное.

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится  с английского языка как «управление  временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет  строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление  временем» - это просто название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с  целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию  времени.

Данная проблема имеет  большое практическое значение, как  для руководителей, так и для  любого человека.

Цель данной работы – изучить и теоретически обосновать процесс использования рабочего времени в образовательном учреждении, разработать технологию эффективного использования рабочего времени в деятельности руководителя.

В качестве основных задач  будут выступать:

- рассмотрение теоретических  основ использования рабочего  времени;

- выявление причин дефицита  времени; 

- определение степени необходимости тайм-менеджмента в учреждении;

Объектом исследования является процесс управления образовательным учреждением.

Предмет - Тайм-менеджмент как технология эффективного управления образовательным учреждением.

Гипотеза: В своей работе мы исходили из допущения, что административный аппарат ОУ не всегда рационально использует рабочее время. Можно предположить, что применение технологии тайм-менеджмента в работе руководителя ОУ будет способствовать эффективности процесса управления учреждением.

Новизна работы состоит в  том, что эмпирическое исследование проблемы эффективного использования  рабочего времени было проведено  впервые в условиях школы-интерната, на основе полученных результатов предложены меры по оптимизации использования времени в деятельности руководителя.

Практическая значимость – накопленный материал работы может  быть использован для дальнейшего изучения. Меры по оптимизации использования рабочего времени, предложенные в работе, могут быть применены в практике управления данного учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

1. Тайм-менеджмент  как система управлением временем

1. Элементы тайм-менеджмента

Для решения проблем, связанных  с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название "тайм-менеджмент". Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать  свой рабочий день и рабочее время  своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов  и рекомендаций, и для каждого  человека и организаций следует  подбирать их отдельно, индивидуально.

Тайм-менеджмент как система  управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными  в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления  различных производственных процессов. К этим элементам относятся: анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Одним из родоначальников  тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

В настоящее время в  России одним из известных специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы

 

 

1.2 Принципы эффективного использования рабочего времени

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может  осуществить и свое желание [4, c. 177].

Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации  своего труда. Ведь даже самые квалифицированные  руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают  ошибки в организации личного  труда. Вот некоторые из таких  типичных ошибок:

1. Перенос принятия решения  проблемы назавтра. Эта ошибка  — самая распространенная. Главная  причина такой ситуации наша  несобранность, нерешительность,  неуверенность. Проблему необходимо  решать сразу, не откладывая  ее на потом;

2. Выполнение работы не  до конца. Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их;

3. Стремление сделать  все сразу. Одновременное решение нескольких проблем — это самый верный путь к стрессам и неврозам;

4. Стремление сделать  все самому. Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности и участия самого руководителя;

5. Неумение правильно  разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество;

6. Желание в случае  неудачи переложить вину на  подчиненных. К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым, занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример — перекладывание вины на других в случае неудачи;

7. Полное пренебрежение  вопросами организации и планирования  личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг;

8. Руководитель считает,  что эффективная организация  его личного времени в принципе  невозможна. Это мотивируется тем,  что он, руководитель, зависит не  от себя, а от других людей  и обстоятельств.

По этому поводу В. Зайверт выделяет тридцать самых главных причин потерь времени (см. Приложение 1).

Мы, казалось бы, теряем минуты, а незаметно проходит вся жизнь. И поэтому так важно уделять  внимание в наше стремительно летящее  время разумному использованию  этого, так быстро ускользающего  ресурса.

Отметим, что люди достаточно давно были озабочены управлением  своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера "Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера", существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем [4, c. 181].

Первая волна характеризовалась  записками, памятками, попытками упорядочить  и систематизировать все, что  требует от нас затрат времени  и сил.

Во втором поколении появились  самые разные календари и деловые  дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и  свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений  добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное  планирование, постановка промежуточных  целей.

Сегодня возникает уже  четвертое, совсем иное поколение управления временем. Стало понятным, что главная  задача теперь — не управление временем, а управление собой. Планируются  не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, нам  следует не только пытаться быть более  организованными и лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить  о времени.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом  Парето, 80% всех результатов достигается  нами в течение 20% потраченного времени. И это переворачивает все обыденные  представления. Оказывается, времени  у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь на 20%.

Суть четвертого поколения, занимающегося управлением временем, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице, приведенной в таблице 1 (см. Приложение 2 – таблица 1). Исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.