Анализ результатов изучения использования времени руководителем ОУ на рабочем месте и технология тайм-менеджмента

Как показывает матрица, виды деятельности характеризуются двумя  факторами: срочностью и важностью.

Срочное — это то, что  требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом "Сейчас". А какие дела можно назвать  важными?

Важное имеет отношение  к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши важнейшие  цели.

Важные и несрочные  дела требуют от нас гораздо большей  инициативы, чем срочные, которые  просто толкают нас: "Делаем!" Мы должны проявлять активность, чтобы  не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления  о том, что важно для нас, о  тех результатах, которых мы хотим  достичь в жизни, то легко переходим  к реагированию на срочное.

Некоторые люди изо дня  в день оказываются буквально  бомбардируемыми "горячими" проблемами. Единственное облегчение видят они  в бегстве к неважным и несрочным  делам (квадрат 4). Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочные, но не важные дела (квадрат 3). Они тратят свое время на срочное, считая это  также и важным. Но в действительности срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Руководители эффективные  держатся в стороне от дел, обозначенных в квадратах 3 и 4, поскольку срочные  они или нет — прежде всего, они неважные. Кроме того, они  уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению  дел в квадрате 2.

Сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связаны с  тем, что считается важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка — все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные.

Возможные последствия сосредоточения вашей деятельности и решении  дел, обозначенных в каком-либо из квадратов, показаны в табл.2 (см. Приложение 2 –  таблица 2).

Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание уделять перспективным  и самым важным для вас делам  квадрата 2, одновременно сокращая деятельность по выполнению дел, обозначенных во всех остальных квадратах.

Вывод во всех случаях напрашивается  один: вначале думать, принимать  взвешенное, осмысленное решение, а  уже потом браться за дело. Срочные  дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное, когда они будут сделаны, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в плане личной деятельности.

Таким образом, резервы времени  абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время  тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. Первым шагом на этом пути является "инвентаризация" времени, осуществляемая несколькими методами, изложенные в  следующем подразделе.

 

1.3 Методы учета и измерения использования времени

Существует несколько  методов учета и измерения  времени, выбор которых зависит  от ее задач и масштабов. Рассмотрим их подробнее:

1) Хронометраж – наблюдение  и измерение затрат рабочего  времени на осуществление повторяющихся  элементов операции или ее  в целом. Используется для анализа  приемов труда, разработки нормативов  или определения причин отклонения  от норм и играет важную  роль в деле научной организации  труда, в том числе управленческого.  Он может быть непрерывным,  выборочным (для отдельных элементов  операций) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами – 3-5 с. путем объединения их в разной комбинации в группы).

При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют  на элементы (комплексы приемов, действия, движения), устанавливают границы  между ними с помощью "фиксажных  точек" - резко выраженных моментов ее начала и окончания, определяют необходимое  количество наблюдений. Последние фиксируются  в специальном листе и обрабатываются с целью исключения дефектных  замеров и определения средней  продолжительности каждого элемента операции. Также знания помогают совершенствовать ее структуру, оптимизировать затраты  времени.

2) Упрощенные наблюдения, в отличие от хронометража, предполагают  применение обычных часов. Если  отклонения затрат времени от  среднего уровня превышают 10% и нужно выяснять их причины,  используется фотохронометраж [20, c. 530].

3) Фотографирование рабочего  дня (индивидуальное и групповое;  сплошное и выборочное) происходит  с помощью фиксации всех без  исключения полезных затрат и  потерь времени на протяжении  дня или какой-либо его части.  Оно проводится два-три раза  в год в течение двух-трех  недель при участии специальных  людей – нормировщиков, мастеров  и т.п.

Фотографирование осуществляется планово для установления структуры  затрат времени на протяжении рабочей  смены или ее части. Оно требует  значительной подготовки и больших  затрат труда, поэтому целесообразно  при больших масштабах исследований или их специальной направленности.

Анализ результатов позволяет  определить:

• величину и удельный вес полезных затрат времени, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь;
• продолжительность движения изделий в рамках технологического процесса;
• время, необходимое для выполнения определенных операций (творческих, логических, вспомогательных и пр.) [13, c. 149].

4) Моментные наблюдения (являются  разновидностью фотографирования) фиксируют не затраты времени,  а то, чем работник занимался  в определенные случайно выбранные моменты. Такой метод часто применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест подчиненных.

5) Самофотографирование  также является разновидностью  фотографирования. Оно состоит в  том, что работник самостоятельно  фиксирует свои действия. Самофотографирование  экономично, но не дает точных  результатов, а его данные трудно  обрабатывать.

6) Дневник рабочего времени  руководителя или специалиста  представляет собой специфическую  форму самофотографирования. Работы (затраты времени на них) фиксируются  в нем в той последовательности, в которой выполняются. Существует  книжная, реестровая и карточная  форма ведения такого дневника.

7) Опросы (предназначены  для анализа отдельных видов  работ) могут быть устными и  анкетными; последние сложнее,  но позволяют получить более  надежные ответы.

Для официального учета отработанного  времени применяется табель, который  представляет собой именной список персонала подразделения (раздельно  по педагогам, техническим работникам и т.п.). Он составляется в порядке  алфавита или присвоенных работникам табельных номеров, приводящихся во всех документах по труду и заработной плате.

Табель составляется за 2-3 дня до начала расчетного периода, исходя из табеля за прошлый месяц и заполняется только на основе соответствующих документов. В конце периода по нему определяется число отработанных дней. Заполненный табель в конце месяца сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую, которые могут выполнять другие лица, которые отнимают время у  других (к ним относятся визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, работа с подчиненными и др.), - называется диагностикой времени.

С их помощью:

• определяются факторы, вызывающие потери времени;
• осуществляется анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям работ;
• рассчитываются коэффициенты творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской деятельности по отдельным группам исполнителей и на этой основе оценивается рациональность разделения труда внутри структурных подразделений [14, c. 105].

Нужно иметь в виду, что  с повышением уровня руководства  снижается время, затрачиваемое  на управление основной деятельностью, и растет время на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблем.

Таким образом, арсенал принципов  использования времени и методов  нормирования и учета деятельности персонала достаточно широк. Выбор  метода должен производиться в зависимости  от поставленных задач, требуемой точности и возможностей.

Организация рабочего времени  играет огромную роль в эффективном  управлении персоналом, так как руководители заинтересованы в том, чтобы их подчиненные  работали усердно во благо получить больше прибыли для учреждения. Для этого они используют функции планирования, организации, контроля, мотивации, координации. При этом создается совершенно особый климат эффективности в учреждении, людям становится работать более комфортно, вся деятельность сотрудников более осознанной и предсказуемой, заметно вырастает мотивация персонала, значительно улучшается взаимодействие людей внутри команды и между различными подразделениями. Тем самым рационально используется время, рационально распределяются производственные и человеческие ресурсы, в итоге – рациональная и эффективная работа всей организации.

Основные последствия  неэффективного использования рабочего времени заключаются в том, что  страдает эффективность организации  из-за неправильного распределения  времени сотрудников, происходят постоянные торможения работы из-за нехватки времени, возрастают вероятности "потери" задач или их несвоевременного выполнения, снижается "управленческая мощность" организации, повышается стресс у педагогов, который приводит к заболеваниям, а это, в свою очередь, больничные дни. Поэтому необходимо рационализировать рабочий день в учреждении или у отдельных сотрудников.

 

 

2. Анализ процесса  использования и потери рабочего  времени

2.1 Анализ эффективности  использования рабочего времени  (на примере администрации Областного государственного образовательного казенного учреждения для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей специальной (коррекционной) школы-интерната  для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей с ограниченными возможностями здоровья № 2 г. Черемхово).

 

Умение эффективно организовывать свое время, умение искусно согласовывать  свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных рабочих  задач в наши дни – одна из важнейших компетенций современного профессионала, менеджера, руководителя, поэтому для изучения проблемы неэффективного распоряжения рабочего времени было проведено исследование среди сотрудников  административного аппарата областного государственного образовательного казенного  учреждения для детей-сирот и  детей, оставшихся без попечения  родителей специальной (коррекционной) школы-интерната  для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей с ограниченными возможностями здоровья № 2 г. Черемхово.

В рамках исследования опрашивалось 6 сотрудников в возрасте от 32 до 59 лет, занимающие должности: начальников  отделов, руководителя подразделения.

Анализ результатов наблюдения.

Работа занимает 8 часов  рабочего времени по осуществлению  руководства и организации деятельности. Специалисты проводят на работе 40 часов  в неделю, но, по их словам иногда приходится выходить на работу и в субботу.

В результате суммирования времени "дневных помех" можно выяснить, что в день более 2-х часов рабочего времени тратится впустую (на чаепитие – 5-15 минут, чтение газеты – до 30 минут, время привезти себя в порядок перед зеркалом – 5-10 минут), более 20-40 минут в день на пользование Интернетом в личных целях и разговор по телефону с семьей – 10-15 минут несколько раз в день. Совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием (см. приложение 3 – таблица 3).

В результате анализа списка, состоящий из самых существенных "ловушек" времени, можно сказать, что самыми встречающимися "поглотителями" времени являются: нечеткая постановка цели (было отмечено 2 раза), отсутствие приоритета в делах (3 раза), попытка  слишком много сделать за один раз (2 раза), отрывающие от дел телефонные звонки (2 раза), незапланированные посетители (2 раза), неспособность сказать "нет" (3 раза), неполная, запоздалая информация (2 раза), излишняя коммуникабельность (2 раза), синдром "откладывания" (2 раза) и желание знать все факты (2 раза).

Но были еще отмечены такие "ловушки" времени, как отсутствие полного представления о предстоящих  задачах и путях решения, чрезмерное чтение, недостатки кооперации или  разделения труда, затяжные совещания, недостаточная подготовка к беседам  и обсуждениям, отвлечение (шум), слишком  редкое делегирование (перепоручение) дел.

По поводу возможных причин возникновения таких "ловушек" времени сотрудников отделов  можно отметить:

1) эффективная организация  личного времени в принципе  невозможна, т.к. это мотивируется  тем, что начальник или специалист  зависит не от себя, а от  других людей, обстоятельств и  от поручений и приказов вышестоящих  руководителей;

2) одновременное решение  нескольких проблем;

3) иногда "мучает" любознательность;

4) телефонные разговоры  на отвлекающие темы, которые  выбивают из колеи, мешают снова  сосредоточиться на вопросе;

5) берутся за любые  поручения, сделать все, что  поручают и сразу. Необходимость  частого "переключения" с одного  вида деятельности на другой. Не могут отказать никому, кто  обращается к ним по разным  вопросам;