Анализ обеспечивающих подсистем системы управления

49. по степени  агрегирования — простую, интегрированную,  усредненную и т. п.;

50. по степени  преобразования—первичную, производную, обобщенную;

51. по степени  обработки — бухгалтерскую, статистическую, оперативно- производственную и т. п. [см. пр. 4]. 

При организации  информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую  от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта  на происходящие изменения и реализуемые  решения. 

Необходимо отметить, что основным видом информации, циркулирующей  на предприятиях (объединениях), является информация, организующая производственные и технологические процессы и  реализующая методы управления этими  процессами. Разработка конструкторской  и технологической документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными  процессами создают на предприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономической  информации. Она может быть директивной  или распорядительной, производственно-экономической  или общественно- воспитательной и т. п. 

Под экономической  информацией понимают информацию, которая  возникает при подготовке и в  процессе производственно-хозяйственной  деятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью. 

Экономическая информация обладает рядом особенностей:

1) В основной  массе она имеет дискретную  форму преставления; выражается  в цифровом или алфавитно-цифровом  виде;

1) Отражается  на материальных носителях (документах, перфолентах, перфокартах, магнитных  лентах, дисках и т.д.);

1) Ее большие  объемы обрабатываются в установленных  временных пределах, зависящих от  ее конкретных функций, чаще  всего – это циклическая регулярная  обработка;

1) Исходная информация, возникающая в одном месте,  находит свое отражение в различных  функциях управления и в связи  с этим подвергается различной  обработке несколько раз, что  требует многократной перегруппировки  данных;

1) Объемы исходной  информации достигают больших  размеров при относительно малом  числе операций ее обработки;

1) Исходные данные  и результаты расчета, а иногда  и промежуточные результаты подлежат  длительному хранению.

1) Исключительно  важными требованиями к экономической  информации в системах управления  производством являются требования  своевременности, полноты и достоверности,  которые следует неукоснительно  выполнять при организации обработки  экономической информации. 
 

При создании информационного  обеспечения ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов [см. пр. 7]. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные приемы и методы организации управления [4, с. 28]. 

В процессе организации  информации принципиальное значение имеет  расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно- справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию. 

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:

52. описание состояния  объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических  показателей и параметров, характеризующих  управляющую и управляемую системы,  с соответствующей классификацией  этих показателей;

53. моделирование  классификационных связей в информационных  массивах с выделением причинно-следственных  зависимостей, т. е. формирование  частных статических моделей;

54. отражение  в информационных моделях динамики  отдельных элементов и процессов,  т. е. обоснование тенденций  количественного и качественного  изменения в производстве. При  этом количественное изменение  предполагает корректировку информации, а качественное изменение —  ее частичную или полную перестройку;

55. интегрированная  информационная модель процесса  производства, отражающая взаимосвязь  и динамику локальных процессов  и всего производства. 

Порядок формирования определяет подход к анализу состава  информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования.

Четкая организация  банков данных позволяет более полно  обосновать направления движения, интенсивность  потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения. 

Таким образом, система информационного обеспечения  — это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта  и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений.

Эта система  включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю. 

Необходимо отметить, что важнейшим направлением является исследование движения информации, то есть анализ информационного потока, обеспечивающего связи, необходимые  в производственной системе (между  структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней  средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между  источниками и приемниками информации и путей ее циркулирования является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи. 

Таким образом, поток информации – движение информации от источника к получателю, направление  которого задается адресами источника  и получателя информации. 

Потоки характеризуются  количеством информации, находящейся  в системе и обрабатываемой в  единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться: поточно, по мере возникновения; с регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени; нерегулярно по мере возникновения отдельных информационных совокупностей. 

Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющую  систему должны быть согласованы  во времени с циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства

[9, c. 111] . 

Руководители, которым  для успешного осуществления  управленческой деятельности необходима как информация из внешней среды, поставляемая системой НТИ, так и  разнообразная внутрифирменная  информация, должны соблюдать принципы систематизации информационных потоков, а именно:

56. обеспечение  полноты и достоверности учета  всех сторон хозяйственной деятельности, достижение неразрывных связей  между оперативным, статистическим  и бухгалтерским учетом;

57. минимизация  информационного шума и ограничение  информационной избыточности лишь  требованиями надежности;

58. обеспечение  неразрывной связи между внешней  и внутренней информацией и  принятием решений на всех  уровнях иерархии управления [2, с. 19]. 
 

2.3. Источники  информации и методы исследования  информационного обеспечения 

Реализация требований предъявляемых к анализу организации  управления, во многом зависит от качества и объема информации о состоянии  анализируемого объекта. Информация должна быть необходимой и достаточной, объективно характеризовать организацию  управления, используя количественно  определенные характеристики. 

Основными источниками  получения сведений о сложившейся  организации управления и тенденциях ее развития в настоящее время  являются следующие. 

Первый источник – данные отчетности и текущего года. Этот источник дает возможность  выявить численность и состав работников, занятых в аппарате управления, величину издержек управления, стоимость  организационной и вычислительной техники. 

Второй источник – изучение директивной документации (приказы, распоряжения, протоколы совещаний, материалы по проверке исполнения, отчеты отдельных подразделений  и т.п.). 

Третий источник – специальные обследования. Этот источник является в настоящее время  основным. 

В настоящее  время большое значение приобретают  данные о загруженности материально-вещественных элементов системы управления.

Объектом наблюдения в этом случае является отдельный  объект – вычислительная машина, множительная установка, какой-либо документ. 

Важным источником получения данных об организации  управления является проведение специальных  опросов работников аппарата управления или коллектива соответствующего подразделения  управляемого объекта. 

Названные источники  информации не исключают друг друга. Они должны сочетаться, взаимодополняя и обогащая получаемый разными методами материал

В настоящее  время успешно используется несколько  методик анализа информационного  обеспечения. Они различаются принятыми  характеристиками количества информации (символы, записи, графостроки, документы и т. п.), методами и инструментами анализа. Наиболее разработанными можно считать следующие методы.

1) Метод матричного  моделирования процессов разработки  данных, опробованный на машиностроительных  предприятиях.

1) Графоаналитический  метод исследования потоков информации, опробованный на металлургических  заводах.

1) Описание потоков  информации в виде графика  типа дерева.

1) Метод схем  информационных связей плановых  расчетов.

1) Метод исследовательского  анализа задач управления, разработанный  на выявлении «коротких» потоков. 

Эти методы исходят прежде всего из общей количественной характеристики информации.

Заключение

В ходе настоящего курсового исследования была достигнута поставленная цель: изучены методы исследования обеспечивающих подсистем  управления. Для ее достижения в  главе 1 рассмотрены обеспечивающие подсистемы управления, установлены  их взаимосвязи и влияние на функционирование и развитие предприятия.

Таким образом, можно сказать, что в современных  условиях от руководителя требуется: углубленные  знания по технике, технологии и организации  производства; расширение экономических  знаний; умение управлять «по-новому».

В свою очередь, необходимо отметить, что наибольший эффект применения оргтехники достигается  тогда, когда они используются комплексно.

Техника должна применяться на всех уровнях управления, на всех стадиях подготовки и принятия решений.

Так как практически  любая управленческая деятельность неразрывно связана со сбором, хранением, обработкой и передачей информации, в главе 2 курсового исследования изучаются содержание и структура  подсистем информационного обеспечения  управления, а также свойства и  требования к информации. Кроме того, в курсовой работе рассмотрены и  проанализированы методы исследования информации на предприятии. Они следующие:

1. Метод матричного  моделирования;

1. Графоаналитический  метод исследования потоков информации;

1. Описание потоков  информации в виде графиков  типа дерева;

1. Метод схем  информационных связей;

1. Метод исследовательского  анализа задач управления.

В главе 3 данной работы детально рассмотрен графоаналитический метод исследования потоков информации и построения соответствующей матрицы  смежности. Для наглядности приведен фрагмент реальной модели теории графов и выделены некоторые наиболее существенные связи между элементами входной  и выходной информации.