Анализ обеспечивающих подсистем системы управления

Под техническим  обеспечением системы управления понимается оснащение процессов управления современными техническими средствами, соответствующими применяемым методам  управления, материально-технической  базе производства и методам его  организации и сочетающимися  со всеми остальными элементами системы  управления. 

Основными требованиями, предъявляемыми к техническому обеспечению  управления, являются:

16. комплексность  механизации и автоматизации  процессов управления и отдельных  видов работ;

17. пропорциональность  производительности разных видов  техники, связанной между собой  процессом управления;

18. непрерывность  использования технических средств  и движения информационных потоков;

19. ритмичная  работа техники и всех звеньев  аппарата управления;

20. экономичность  эксплуатации техники управления.

Эти черты технической  базы управления характеризуют ее как  систему определенным образом организованных технических средств. 

Таким образом, можно сказать, что уровень технической  оснащенности в значительной мере определяет всю систему организации управления. 

Анализ технического обеспечения представляет собой  один из центральных разделов общего анализа организации управления. Целью анализа организации технического обеспечения являются: оценка уровня механизации и автоматизации  процессов управления и отдельных  видов работ; определение степени комплексности оснащения процессов управления техникой; выявление соответствия технических средств характеру механизируемых процессов управления, т.е. рациональность ее использования; оценка использования наличной техники, выявление излишней техники и обоснование дополнительной потребности в ней. 

Анализ технического обеспечения опирается на данные статистической отчетности и оперативного учета, которые особенно подробно характеризуют  состав и использование вычислительной техники. При анализе технического оснащения широко применяется система показателей, характеризующих состояние, качественный состав и использование техники управления [9, с.

223-224]. 
 

1.3. Подсистема  кадрового обеспечения: назначение, содержание, исследование 

Основным элементом  системы управления являются кадры  руководителей и специалистов, которые  возглавляют работу коллективов  людей, определяя направление развития предприятия и его подразделений, ставят конкретные задачи на определенные периоды, обеспечивают необходимое  условие для их выполнения [8, c. 99]. 

Кадры управления – ведущее звено всей системы  управления. Кадры формируют всю  управляющую систему, обеспечивают ее эффективное функционирование. 

К кадрам управления относятся работники, профессиональная деятельность которых полностью  или преимущественно связана  с выполнением функций по управлению производством. Не все штатные работники  аппарата управления относятся к  кадрам управления (например, шофер  служебной машины). С другой стороны, не все «управленцы» относятся к  работникам аппарата управления, например мастер. Основной признак для выделения  кадров управления – личное фактическое  и постоянное участие в управлении производством. 

При анализе  роли кадров управления важно правильное понимание роли субъективного фактора  в управлении. 

По мере роста  разделения труда и его специализации  в сфере управления происходит выделение  различных категорий работников. 

Существуют различные  классификации кадров управления:

21. по должностному  признаку,

22. по уровням  в иерархии управления,

23. по специальному  образованию,

24. по отраслям  общественного производства и  др.

Однако базовой  классификацией является классификация  работников в процессе принятия и  реализации решений. По этому признаку кадры управления подразделяются на три большие группы: 

25. руководителей, 

26. специалистов, 

27. вспомогательного  персонала. 

Главное в деятельности руководителя – принятие управленческих решений. Только руководителю предоставлено  право на порученном участке

(объекте) непосредственно принимать решения. 

В зависимости  от объема и характера реализуемых  функций руководители подразделяются на: 

28. линейных, 

29. функциональных. 

Линейные руководители полностью отвечают за реализацию всех функций по управлению конкретным производственным объектом (цехом, объединением, отраслью и т.д.). Функциональные руководители, подчиняясь непосредственно своему линейному руководителю, одновременно функционально, т.е. по некоторым специальным  вопросам, подчиняются соответствующему вышестоящему функциональному руководителю. 

Руководитель  – ключевое звено системы управления производством. 

Все руководители по уровню, занимаемому в системе  управления, подразделяются на три  группы: 

30. руководители  низового звена, 

31. руководители  среднего звена, 

32. руководители  высшего звена управления.

К руководителям  низового звена относятся бригадиры, начальники участков, цехов, прорабы  и т.п., а также руководители подразделений  внутри функциональных отделов и  служб подразделений (объединений). Руководителями среднего звена считаются  начальники промышленных объединений  и директора производственных объединений, директора самостоятельных предприятий, а также их функциональные заместители. К руководящим работникам высшего  звена относят руководителей  министерств и ведомств, их функциональных заместителей. 

Самую многочисленную категорию кадров управления составляют специалисты. К специалистам-управленцам  относят работников, которые принимают  непосредственное участие в разработке вариантов решений, в подготовке и реализации конкретных решений. Основным результатом их труда является создание новой информации, необходимой для  осуществления процессов управления. В системе производства функционирует  и многочисленная категория специалистов, которые не связаны с процессом  управления. Это технологи, конструкторы, снабженцы, технические контролеры и др. Их относят к производственному  инженерно-техническому персоналу. 

В системе управления работает многочисленная группа вспомогательного технического персонала. К этой категории работников относятся: секретари, машинистки, делопроизводители, операторы машиносчетных бюро, счетоводы, учетчики, чертежники, экспедиторы и т.д. 

Эти работники  отвечают за своевременную техническую  обработку информации – ее упорядочение, размножение, выдачу, пересылку и  т.д. [8, с. 100-101]. 

В информационном обеспечении руководителей важное значение имеет уровень их информационной культуры и восприимчивости информации. От умения грамотно работать с информацией напрямую зависит конечный результат управленческой деятельности - эффективность и качество трудовых процессов.

Не менее важное значение имеет и качество управленческой информации, которое в свою очередь, напрямую зависит от квалификации информационных работников. Основными требованиями, предъявляемыми к специалистам, подготавливающим информацию для "первых лиц" и управленцев-специалистов, являются: фундаментальная подготовка по теории и практике управления; понимание сути функциональной нагрузки соответствующего руководителя; знания механизма принятия управленческих решении; профессиональные навыки в подготовке управленческой информации и опыт делового общения с руководителями; понимание того, что научно-техническая информация для руководителя является лишь информацией к размышлению, т.к. для принятия окончательного решения о внедрении тех или иных новаций на конкретном объекте требуется кроме нее самая разнообразная информация о состоянии и возможностях их внедрения, о наличии для этого материальных и людских ресурсов, о возможности получения положительного эффекта, о соблюдении действующего законодательства и т.п. [11, с. 18]. 

Конкретный состав кадров управления того или иного  органа определяет его штатное расписание, т.е. перечень утвержденных в установленном  порядке и соответствующих структуре  органа должностей. 

Система работы с кадрами управления – это  совокупность всей деятельности, связанной  с формированием кадров управления и обеспечением их эффективного функционирования. 

В заключение необходимо отметить, что главными элементами системы работы с кадрами являются: 

33. требования  к кадрам, 

34. подбор, оценка  и расстановка кадров, 

35. подготовка  и повышение их квалификации [8, с. 101]. 

Успешное функционирование различных систем управления во много  предопределяется правильным комплектованием, подготовкой и системой повышения  квалификации кадров руководителей  и специалистов. 

Анализ организации  комплектования, подготовки и повышения  квалификации руководителей специалистов необходим в современных условиях для проектирования рациональных подсистем  кадрового обеспечения предприятий, объединений. 

В процессе анализа  организации управления выявляется степень соблюдения в данной организации  принципов подбора и комплектования руководителей и специалистов. С  этой целью, прежде всего выявляется удельный вес организованного подбора кадров как отношение количества руководителей и специалистов, привлеченных в коллектив. 

Выявляется также  степень текучести кадров руководителей  и специалистов как отношение  количества работников, выбывших из коллектива по собственному желанию и без  достаточно уважительных причин, к  среднесписочному количеству работников. 

Степень сочетания  молодых и старых руководителей  и специалистов оценивается удельным весом молодых работников в общем  составе руководителей и специалистов, а также по отдельным их категориям. При этом возрастной ценз отнесения  работников к числу молодых дифференцируется в зависимости от ранга руководителя [9, с. 183]. 

2. Исследование  подсистемы информационного обеспечения 

2.1. Коммуникационный  процесс 

Часто случается  так, что передаваемое сообщение  оказывается неправильно понятым  и, следовательно, обмен информацией  — неэффективным.

Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация — это обмен. 

В ходе обмена обе  стороны играют активную роль. Обмен  информацией происходит только в  том случае, когда одна сторона  «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное  внимание коммуникационному процессу. 
 

Коммуникационный  процесс — это обмен информацией  между двумя или более людьми. 

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение  понимания информации, являющейся предметом  обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует  эффективности общения участвовавших  в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и  условия его эффективности, следует  выделить следующие стадии процесса, в котором участвуют двое или  большее число людей. 

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель,  лицо, генерирующее идеи или собирающее  информацию и передающее ее.

1. Сообщение,  собственно информация, закодированная  с помощью символов.

1. Канал, средство  передачи информации.

1. Получатель, лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует ее. 

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение  и использовать канал для его  передачи таким образом, чтобы обе  стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой  смысл может быть искажен или  полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные  этапы таковы:

1. Зарождение  идеи.

1. Кодирование  и выбор канала.

1. Передача.

1. Декодирование. 

Эти этапы проиллюстрированы  в приложении 8 в виде простой  модели процесса коммуникаций. 

Хотя весь процесс  коммуникаций часто завершается  за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, необходимо проанализировать эти этапы, чтобы  показать, какие проблемы могут возникать  в разных точках.