Анализ обеспечивающих подсистем системы управления

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен информацией начинается с  формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать  предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель  не затрачивает достаточного времени  на обдумывание идеи. 

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она  послужит обмену информации.

Отправитель решил  только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить  обмен эффективно, он должен принять  в расчет множество факторов. 

КОДИРОВАНИЕ И  ВЫБОР КАНАЛА. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью  символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. 

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым  общеизвестным каналам относятся  передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную  почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического  воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может  быть неосуществимым одновременный  разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения  и приобщения к проблеме. 

Если канал  не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией  будет менее эффективен. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним  серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности нарушений столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько важен сделанный ею вклад в работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности, а также с премией. 

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее  число средств коммуникаций в  сочетании. Процесс усложняется, поскольку  отправителю приходится устанавливать  последовательность использования  этих средств и определять временные  интервалы в последовательности передачи информации.

Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование  средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией. 

ПЕРЕДАЧА. На третьем  этапе отправитель использует канал  для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю.

Речь идет о  физической передаче сообщения, которую  многие люди по ошибке и принимают  за сам процесс коммуникаций. В  то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших  этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого  лица. 

ДЕКОДИРОВАНИЕ. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование  — это перевод символов отправителя  в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно  такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась  его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. 

Однако по ряду причин получатель может придать  несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией  следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание  идеи, произведя действия, которых  ждал от него отправитель. 

Прежде чем  обсуждать различные препятствия  на пути обмена информацией, вам необходимо усвоить две важные концепции  — обратной связи и помех. 

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ. При наличии обратной связи отправитель  и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все  этапы процесса обмена информацией  для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя 

Обратная связь  может способствовать значительному  повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен  информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению  с односторонним (обратная связь  отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее, эффективнее снимает  напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации  сообщений. 

ШУМ. Обратная связь  заметно повышает шансы на эффективный  обмен информацией, позволяя обеим  сторонам подавлять шум. На языке  теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. 

Определенные  шумы присутствуют всегда, поэтому  на каждом этапе процесса обмена информацией  происходит некоторое искажение  смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно  приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать  попытку установления информационного  обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени  достижения целей в соответствии с передаваемой информацией. В приложении 2 процесс обмена информацией представлен как система с обратной связью и шумом [6, с.

170 - 175]. 

2.2. Информационное  обеспечение и его состав. Информационные  потоки 

Важнейшая особенность  процесса управления заключается в  его информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е. принимаются решения по преобразованию объекта. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений

(обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы  управления, чем полнее она отражает  действительное состояние и взаимосвязи  в объекте управления, тем обоснованнее  поставленные цели и реальные  меры, направленные на их достижение. 

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает  в результате своей деятельности новую командную информацию с  целью перевода управляемого объекта  из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом  и продуктом управленческого  труда. 

Информация как  элемент управления и предмет  управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах  и состоянии управляемой и  управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого  их состояния. 

Информационное  обеспечение—это часть системы  управления, которая представляет собой  совокупность данных о фактическом  и возможном состоянии элементов  производства и внешних условий  функционирования производственного  процесса и о логике изменения  и преобразования элементов производства. При характеристике информации в  системе управления выделяются две  ее части:

36. первичные  элементы информации (данные), которые  могут быть присущи всем объектам  определенного класса и различаются  лишь количественным выражением;

37. схемы классификационных  связей, которые отражают логику  изменений в производственном  процессе и обосновывают направления  преобразования информации (информационной  модели).

Они в большей  мере связаны со спецификой объекта. Это позволяет выделить два уровня характеристик информационного  обеспечения:

38. элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;

39. системный, т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей. 

При элементной характеристике информации изучаются  состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются  движение информационных потоков, их интенсивность  и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота. 

Совокупность  информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе  управления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регулируемых системой управления. 

Характеризуя  информацию как предмет труда  в процессе управления, необходимо учесть ряд ее особенностей. Прежде всего, информация—это предмет труда  длительного пользования. При использовании  она не теряет своих потребительских  свойств, хотя и входит в состав готового продукта

(управленческого  решения), составляя его субстанцию. Такая особенность информации  предлагает определенную специфику  ее формирования. Наибольший объем  работ и затрат связан с  первоначальным созданием информационных  массивов — банков данных. В  последующем данные этих банков  периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться. 

Поскольку содержание банков данных может быть использовано для разных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы. 

Информация относится  к предметам труда особого  рода также потому, что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более  четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить  новые связи между отдельными классификационными группами информации. Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной  при минимуме исходной информации. 

Старение информации в ряде случаев связано с потерей  ее ценности для конкретных условий  и целей, но она может быть омоложена  и вновь приобретает ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная  информация как база для анализа  динамики. 

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена:

40. первичная  информация как набор данных, показателей, описывающих отдельные  стороны процесса и его элементов;

41. вторичная  информация, прошедшая определенное  упорядочение и классификацию  для получения целесообразной  производственной информации;

42. информационные  модели отдельных элементов и  локальных процессов, описывающие  статическое состояние объекта;

43. информационные  модели динамики, характеризующие  изменение отдельных элементов  и процессов;

44. интегрированные  информационные модели, описывающие  определенные решения и имеющие  активную направленность. 

Первые две  степени являются прерогативой информационной службы; третья и четвертая связаны  с деятельностью определенных функциональных подразделений; последняя группа моделей  пользуется руководителем. 

Решения являются идеальным описанием желаемого  состояния объекта и методов  достижения этого состояния. Они  представляют собой продукт ограниченного  применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых  условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредованно, в деятельности объекта, на который  данное решение направлено. 

Для анализа  информационного обеспечения наибольшее значение имеет выделение следующих  разновидностей информации:

45. в зависимости  от описываемых процессов—производственно-гномическую, технико-технологическую, организационную, социальную, информацию о внешних хозяйственных связях;

46. по отношению  к управляемому объекту - внешнюю и внутрипроизводственную;

47. по роли  в процессе управления - директивную,  нормативную, плановую, аналитическую;

48. по степени  обновляемости и порядку поступления — постоянную и переменную, длительного хранения, оперативную, циклическую, периодическую;