Адаптация молодых специалистов в системе органов управления МЧС России

         Этот план согласовывается Начальником Управления персоналом в Главном управлении и утверждается ПЧ. План адаптационных мероприятий разбит на 5 основных этапов:

I этап (первая неделя) - подготовительная  фаза

II этап (вторая неделя) - начальный  период 

III этап (третья неделя) - период  приспособления

IV этап (четвертая неделя) - завершение периода введения в должность

V этап (окончание 3-го месяца) - подведение  итогов испытательного срока

      Первый этап - подготовительный - длится неделю и включает в себя мероприятия по подготовке рабочего места сотрудника и поочередную подачу необходимой информации. Здесь важно выделить 4 временных отрезка:

1. Подготовка рабочего места  до прихода нового сотрудника.

2. Первый рабочий день нового  сотрудника

3. Первая рабочая неделя

4. Последний день рабочей недели 

        При подготовке рабочего места до прихода нового сотрудника необходимо, прежде всего, убрать все личные вещи, принадлежавшие предыдущему сотруднику. Затем при помощи инженера и соответствующих специалистов следует заранее произвести настройки автоматизированного рабочего места под нового сотрудника и т.п. Важным психологическим шагом является проявление внимания лично к новичку. В необходимый набор документов на рабочем столе новичка обязательно входит Памятка новому сотруднику. Очень ответственным моментом является определение и назначение наставника.

Рисунок 13

Организация введения в должность нового работника

Знакомство с ПЧ

Обучение на рабочем месте

        Следующий временной отрезок заключает в себе первый рабочий день нового сотрудника. В этот день планируется взаимное представление коллегам, краткий экскурс в историю и специфику конкретного отделения, создание мотивации - возможности роста заработной платы, повышения квалификации, должностного роста.

Происходит ознакомление с документами, регламентирующими производственный процесс, и подписание должностной инструкции. Обобщенно изучается структура управления (включая имена ключевых руководителей, расположение отдельных подразделений), перечень оказываемых услуг, объясняются условия работы - рабочий график, отпуска и выходные, льготы для сотрудников, традиции, элементы корпоративной культуры, основные процедуры, существующие в отделении.

Также в первый день происходит определение круга задач, которые должен будет решать сотрудник, объясняются функции других сотрудников в отделе, порядок взаимодействия с руководителем (приемные часы, круг вопросов), принятые в отделе методы планирования, отчетности и контроля, порядок взаимодействия с другими отделами, ознакомление с производственными функциями и особенностями работы отдела, совместное с работником составление учебного плана.

         В течение первой рабочей недели сотрудник изучает перечень отделов, с которыми придется взаимодействовать в процессе работы, технологию взаимодействия между подразделениями, документы и особенности их оформления, сроки, возможные сложности производственного процесса, механизмы решения проблем и прецеденты. А также получает информацию о порядках и традициях отделения, о продолжительности рабочего дня, внешнем виде, перерыве на обед, организации питания, регламентированных перерывах на чай/кофе и отдых, пользовании телефоном в личных целях, политике банка в отношении сверхурочных работ, днях и порядке выплаты зарплаты, осуществляется знакомство с внутренним сайтом компании: телефоны сотрудников, дни рождения.

         И, наконец, наступает заключительный временной отрезок первого этапа - это последний день рабочей недели. В этот день руководитель проводит беседы с новым сотрудником и его наставником, на основании которых происходит оценка итогов первой ознакомительной недели работы и доклад результатов управляющему отделением.

      После окончания первой недели работы нового работника, руководитель подразделения обсуждает с новым сотрудником направления и основные задачи его профессиональной деятельности. По результатам беседы работник составляет план работы на 1 месяц. Наставник планирует необходимое обучение для работника (адаптационный курс, обучение на рабочем месте, самостоятельное обучение). Общий план работы и обучения согласовывается с руководителем ПЧ (См.: Приложение 5).

Рисунок  14

Организация работы нового сотрудника в должности

 

 

 

 

 

 

                  наставник

 

       Таким образом, на этом этапе происходит корректировка планов адаптации и оценка эффективности деятельности работника и его взаимоотношений в коллективе.

         Второй, третий и четвертый этап включают в себя по неделе каждый и регламентируют профессиональную адаптацию и постепенное вливание нового сотрудника в социальный коллектив. Здесь уделяется особое внимание интеграции в межличностные отношения, акцентируется внимание на социально-психологических аспектах: вхождение в коллектив, выстраивание отношений с коллегами, восприятие новой информации, не совпадающей с предыдущим опытом, реакция на критические замечания и т.п., при необходимости оказывается помощь новому сотруднику в создании нормальных межличностных отношений.

Основные мероприятия по первым четырем этапам проводятся наставником и непосредственным руководителем подразделения. Управляющий осуществляет еженедельный контроль результатов каждого этапа.

Сотрудник Отдела обучения и развития персонала Управления персоналом подключается к контролю процесса на основных контрольных точках - по истечению месяца и двух месяцев работы нового сотрудника и, наконец, при подведении итогов процесса адаптации и оформления отчета о прохождении сотрудником испытательного срока.

          Пятый этап представляет собой подведение итогов испытательного срока. В нем задействованы все участники адаптационного процесса: и наставник, и непосредственный руководитель, и управляющий, и сотрудники Управления персоналом.

Результатом этого процесса является обоснование положительного или отрицательного решения в отношении нового работника, в т.ч. по вопросу изменения размера оплаты труда.

           Разработанный в рамках дипломного проекта План адаптационных мероприятий с четкой разбивкой на этапы и указанием ответственных за проведение мероприятий (см.: Приложении 6).

3. Разработка программы материальной мотивации наставника

Программа материальной мотивации наставника может включать в себя три возможных сценария:

1 вариант - новый сотрудник успешно  проходит испытательный срок. Наставник  получает дополнительное вознаграждение  в размере 2500 рублей

2 вариант - новый сотрудник, проработавший  не менее одного месяца, не прошел испытательный срок (не по причине неудовлетворительной работы наставника) - наставник получает компенсацию за проделанную работу в размере 1000 рублей.

3 вариант - при выявлении неудовлетворительной  работы наставника - объявляется замечание.

      Если сотрудничество новичка с наставником признается обеими сторонами неплодотворным, поднимается вопрос о назначении нового наставника. При этом если признан вина наставника - он не получает вознаграждения, если виноват стажер - вознаграждение соответственно составит 1000 рублей.

       Помимо материальной мотивации существует и нематериальная мотивация труда наставника. Основные составляющие нематериальной мотивации наставника - это профессиональное развитие и признание статуса.

       Это возможность для наставника проявить свои таланты и подняться по карьерной лестнице. В рамках занятий со стажером, наставнику приходится заниматься организацией рабочего времени нового сотрудника, составлять планы работ, а также принимать участие в оценке сотрудника. Все это позволяет приобрести наставнику управленческие навыки и опыт решения организаторских проблем.

Кроме этого, в ПЧ должен культивироваться положительный образ наставника, как человека наиболее способного и ответственного, уважаемого как коллегами, так и руководством, и, следовательно, прививается естественное желание оказаться на его месте. Назначение наставником происходит не как обременительная общественная нагрузка, а как оказание особого доверия.

Основные принципы наставничества, гарантирующие успех на этом поприще, это:

- доброжелательное, позитивное отношение к новому сотруднику;

-рациональное распределение рабочего времени;

-совмещение функций по основной работе с функциями наставничества за счет правильного планирования рабочего времени;

-последовательная передача необходимой информации, знаний, опыта новому сотруднику;

-от простого к сложному, от общеизвестной информации к конфиденциальной;

- отслеживание обратной связи, контроль освоения знаний в ходе наставничества;

- осуществление текущего контроля над работой нового сотрудника, своевременная коррекция неправильных действий в работе;

- проявление заботы о новом сотруднике: обстоятельное разъяснение вопросов, привитие культуры компании; своевременное доведение информации руководителю подразделения о соответствии нового сотрудника данной должности, участие в оценке нового сотрудника на промежуточном контроле.

4. Разработка должностной инструкции сотрудника Управления персоналом, занимающегося вопросами адаптации в ПЧ №69 ФГКУ «1ОФПС по Калужской области»

В масштабах ПЧ №69 ФГКУ «1ОФПС по Калужской области» целесообразнее всего было обязанности по обеспечению функционирования программы адаптации персонала возложить на сотрудников кадров.

Для этого,  предлагается разработать новую должностную инструкцию сотрудника отдела кадров - специалиста в области адаптации (См.: Приложение 6). Нам необходимо доработать ее с учетом специфики обязанностей специалиста в области адаптации.

      К такому специалисту имеют возможность обратиться как сами новички, так и их коллеги и непосредственные руководители, наставники с целью консультации по вопросам психофизиологической, социально-психологической, профессиональной, организационной адаптации вновь прибывшего сотрудника.

          Специалист по адаптации персонала в знает организационную структуру, корпоративные требования к труду и этике, психологические особенности процесса первичной и вторичной адаптации, а также владеет основами психологии адаптации в коллективе, способностями внушения и убеждения в значимости адаптации, навыками распознавания скрытых проблем адаптации и причин их возникновения. Этот специалист должен уметь выявлять и разрешать конфликтные ситуации до наступления глубокого кризиса, исходом которого может стать увольнение работника, падение трудовой дисциплины, производительности труда; обнаруживать внутренние резервы быстрой и беспрепятственной адаптации новых работников в коллективе. Он периодически должен контролировать ход процессов адаптации в организации, проводит разъяснительную работу, консультации, лекции, «круглые столы», доносить информацию о необходимости мероприятий по адаптации до всех работников ПЧ №69 ФГКУ «1ОФПС по Калужской области».

        Специалист по адаптации персонала подчинен и получает приказы и распоряжения от начальника Управления персоналом ГУ МЧС России по Калужской области. Дополнительные распоряжения он может получить от руководителей отделов и функциональных групп Управления персоналом ГУ МЧС России по Калужской области. Сам же дает распоряжения и методические указания всем подразделениям в пределах своей компетенции.

       Обязательными требованиями к этой должности являются наличие высшего образования по специальности и опыт работы не менее 3-х лет.

        Целями выделения такого специалиста являются организация и текущее регулирование мероприятий по адаптации персонала и консультирование работников и должностных лиц по проблемам адаптации.

        К функциям специалиста Отдела обучения и развития персонала относятся организация обучения руководителей подразделений по проблемам адаптации, консультирование работников по социальным, экономическим, психологическим, правовым вопросам адаптации, составление Планов адаптационных мероприятий, составление отчета о результатах деятельности, оценка деятельности работника в период адаптации, контроль за проведением адаптационных мероприятий и др.

      В рамках организации обучения руководителей подразделений, специалисты по адаптации проводят ежемесячные тренинги в разных пожарных частях. Работники, задействованные в программе социальной адаптации, должны регулярно обращаться за консультацией к специалисту.

 Ежеквартально обязательно и дополнительно по требованию начальника Управления персонала ГУ МЧС России по Калужской области или начальников ПЧ одного из подразделений специалист по адаптации регулярно будет делать различные справки и отчеты о состоянии дел в сфере социальной адаптации. По мере поступления форм для оценки адаптационного периода сотрудников специалисты Отдела обучения и развития персонала проводят анализ показателей, на основании которого в дальнейшем совершенствуют программу социальной адаптации, постепенно оптимизируя ее под каждого конкретного человека.

        Выполнение должностных обязанностей предполагает обмен информацией со всеми подразделениями. Входящей документацией обычно являются уведомления о наличии конфликтов или иных проблем в воплощении плановых мероприятий по адаптации, заявки на проведение обучения, сведения о текучести кадров и иные качественные и количественные показатели успешности адаптации.

        Ежегодно в феврале специалист предоставляет план мероприятий в рамках программы адаптации на ближайший год, а также обнародует сведения об оптимизации процессов адаптации новых работников для подразделений. Отчеты о проделанной работе и результатах подготавливаются ежеквартально.