Адаптация молодых специалистов в системе органов управления МЧС России

В организациях, где отмечается высокий уровень работы с персоналом, особенно там, где активно внедряются новые методы и технологии этой работы, программа адаптации молодых специалистов обычно разрабатывается в форме документа планирования персональных кадровых мероприятий и включает перечень адаптационных мер с указанием сроков их выполнения, а также должностных лиц, ответственных за их выполнение, привлекаемых к их выполнению и ответственных за осуществление контроля за выполнением указанных мероприятий.

Процесс адаптации молодых специалистов обычно проходит в несколько этапов, которые можно кратко охарактеризовать следующим образом. Информационный этап – служба персонала в целом информирует о коллективе, о будущей работе; более подробные сведения молодой специалист получает от руководителя подразделения при знакомстве с местом работы, с членами коллектива.

Коммуникационный этап – устанавливаются круг общения молодого специалиста в коллективе, дружеские и деловые взаимоотношения.

 Социально-интеграционный этап  – включение молодого специалиста  в неформальную организацию и  систему социальных взаимодействий, приобретение первичных «социального веса» и роли в социальной структуре, проявление в общественной жизни коллектива.

Профессионализационный этап – достижение молодым специалистом хороших и устойчивых показателей в работе, включение в коллективное решение ставящихся производственных задач, проявление ответственности и ее признание руководством (возложение ответственности) и коллективом. На основании такого подхода к рассмотрению этапов адаптации молодого специалиста процесс его адаптации можно считать завершенным тогда, когда достигнутым профессиональным успехам молодого специалиста будут соответствовать устойчивые хорошие социальные отношения и позитивные взаимодействия в коллективе[49].

Критерием положительного итога адаптации молодого специалиста в этом случае становится приобретаемое им чувство удовлетворенности своей работой, а также мотивация закрепления в кадровом составе и дальнейшего профессионального развития, выработки и реализации карьерных стратегий в организации. При этом, важное значение имеет то обстоятельство, что если адаптация молодого специалиста проходит  успешно, то это еще один успех в деле стабилизации кадровых процессов в организации.

 

Методика проектирования программы адаптации персонала и этапы ее разработки

Методика проектирования программы адаптации персонала предполагает выбор подхода к формированию программы адаптации в организации с учетом ее потребностей и возможностей, созданию инфраструктуры адаптации, соответствующей документации, планов внедрения программы адаптации персонала на предприятии.

      Применяемая нами методика позволяет реализовать на практике теоретические подходы, изложенные в первой главе  дипломного проекта. А именно, разработанная программа  адаптации охватывает все 4 основных этапа процесса адаптации.

• Первый этап заключается в оценке уровня подготовленности новичка. Этот процесс происходит во время принятия нового человека на работу.

 Сотрудник Управления персонала  на основании результатов собеседования  и заполненной сотрудником анкеты  с основными биографическими  данными делает выводы об уровне подготовленности нового сотрудника и учитывает эти факторы при разработке Плана адаптационных мероприятий.

• Второй этап заключается в ориентации сотрудника на новом месте. Стандарт адаптации и План адаптационных мероприятий описывают все действия окружающих в отношении нового сотрудника.
• Третий этап - это действенная адаптация, то есть приспособление новичка к своему статусу и включение в межличностные отношения.

Для реализации этого этапа утвержден институт наставничества во главе с регламентирующим его Положением о наставничестве.

       И, наконец,

• четвертый этап - функционирование - является результатом пройденной программы адаптации.

      Управление программой  адаптации включает в себя  три организационных элемента:

- структурное закрепление функции управления адаптацией;

- технология процесса управления адаптацией;

- информационное обеспечение этого  процесса.

Предложения по улучшению системы адаптации персонала в ПЧ №69 ФГКУ «1ОФПС по Калужской области»

 Для усовершенствования системы управления персоналом в области адаптации в рамках дипломного проекта была разработана программа адаптации, которая была формализована в виде следующих документов:

1. Стандарт адаптации персонала;

2. План адаптационных мероприятий;

3. Программа материальной мотивации наставника;

4. Должностная инструкция сотрудника;

5. Памятка нового сотрудника.

1. Разработка Стандарта адаптации персонала ПЧ №69 ФГКУ «1ОФПС по Калужской области».

Стандарт адаптации персонала - это основной документ, регламентирующий мероприятия по адаптации новых сотрудников. Этот документ согласовывается начальником пожарной части №69 ФГКУ «1ОФПС по Калужской области».

      Процедура адаптации работников направлена на:

- обеспечение более быстрого  вхождения в должность нового  работника;

- уменьшение количества возможных  ошибок, связанных с включением  в работу;

- снижение дискомфорта первых  дней работы;

- объективную оценку уровня  квалификации и потенциала работника.

Продолжительность адаптационного периода - 3 месяца, по времени совпадает со сроком испытания.

По подбору персонала занимается отдел управления персоналом в Главном управлении МЧС России по Калужской области [63], непосредственным подбором и приемом сотрудника на работу, затем все сопутствующие документы (анкета, результаты собеседования) передаются в ПЧ №69 ФГКУ «1ОФПС по Калужской области».

       Сотрудник Отдела обучения и развития персонала является основным лицом, составляющим план адаптационных мероприятий для нового сотрудника. Новый работник в течение назначенного времени (обычно 1-2 дня) при непосредственном участии сотрудника Отдела обучения и развития персонала проходит программу Курсов профессиональной подготовки новых сотрудников. Помимо прослушивания курса, новый сотрудник имеет возможность ознакомиться с правилами внутреннего распорядка и коллективным договором.

        На основании анкетных данных и собственных наблюдений во время проведения Курса сотрудник Отдела обучения и развития персонала составляет План дальнейших адаптационных мероприятий непосредственно на рабочем месте. В конце курса сотрудник Управления персоналом объясняет новичку, как ему добраться до места своей дальнейшей работы, во сколько там быть, какие иметь при себе документы, и желает ему успехов. Затем по электронной почте пересылает Служебную записку на имя непосредственного руководителя нового сотрудника. Эта служебная записка должна содержать информацию, что такого-то числа в распоряжение руководителя поступает новый сотрудник, который прослушал Курс профессиональной подготовки.

       Далее следует План адаптационных мероприятий, который имеет стандартную форму, но при необходимости, может быть дополнительно прокомментирован касательно конкретного сотрудника. Кроме этого пересылается также Форма «Оценка деятельности работника в период адаптации», которая поэтапно будет заполняться руководителем и другими ответственными лицами и своевременно отсылаться обратно в Отдел обучения и развития персонала для проверки, обработки, корректировки и составления отчетности. Эта типовая служебная записка не вызывает у руководителя никаких вопросов, поскольку в рамках программы внедрения социальной адаптации сотрудник Управления персоналом своевременно провел агитационную и разъяснительную работу среди участников программы (руководителей и наставников).

           Внедрение нового сотрудника в первый день в коллектив непосредственно на своем рабочем месте и его последующая адаптация происходит при действенном участии 3-х лиц: начальника части, непосредственного руководителя и назначенного наставника. От организации встречи нового сотрудника во многом зависит его первое впечатление и дальнейшее комфортное ощущение от работы. Поэтому знакомство с коллективом начинается с главы социума отделения - управляющего. Начало знакомства с отделением на таком высоком уровне придает новичку ощущение собственной значимости и положительно настраивает его на дальнейшую работу.

         Управляющий отделения представляет непосредственного руководителя и наставника с их краткой положительной характеристикой и говорит несколько теплых вступительных слов вновь прибывшему. В этом заключается его несложная, но психологически очень важная роль. День выхода нового сотрудника планируется таким образом, чтобы участники адаптационного процесса - наставник, непосредственный руководитель и управляющий отделением присутствовали в это время на своих рабочих местах. Они заранее планируют свое время так, чтобы уделить необходимое внимание новому сотруднику, в результате чего тот с первых минут чувствует свою значимость и востребованность.

 Не менее важно также со  стороны управляющего выбрать  наиболее подходящий момент для  представления сотрудника, постараться  собрать всех сотрудников в  одном помещении и акцентировать  внимание на торжественности  и радости этого момента для  всех сотрудников отделения. В дальнейшем управляющий осуществляет общий контроль за процессом адаптации, а процесс управления адаптацией переходит в руки непосредственного руководителя и наставника, которые осуществляют его согласно составленному сотрудником Отдела обучения и развития персонала плану.

         Непосредственный руководитель знакомит нового работника с наставником (более подробно останавливаясь на его личной и профессиональной характеристике) и с остальными сотрудниками, с распределением должностных обязанностей, рассказывает о месте и роли структурного подразделения в структуре предприятия, его задачах и функциях, раскрывает взаимосвязь с другими отделами.

          Далее знакомит нового работника с должностными обязанностями и правами, с должностной инструкцией, с документами, инструкциями и т.д., которые он должен знать и руководствоваться которыми должен в процессе работы. В течение первых трех дней по выходе нового работника непосредственный руководитель составляет план работы согласно должностной инструкции на период адаптации сотрудника.

         Наставник знакомит нового работника с расположением производственных, служебных и бытовых помещений, со способами коммуникации внутри коллектива, с традициями, а также контролирует выполнение плана работника, оказывает ему необходимую помощь в решении производственных задач.

      Предварительный анализ работы нового работника осуществляется по истечении первого и второго месяца его адаптации на предприятии. При предварительном анализе охватываются следующие вопросы:

- анализ процесса адаптации работника в ПЧ;

- выполнение на данный период индивидуального плана работ;

- обозначение сильных и слабых сторон работника;

- обсуждение того, что необходимо улучшить;

- необходимая помощь со стороны организации.

         Предварительный анализ работы нового работника проводится для того, чтобы осуществлять контроль за процессом и при необходимости корректировать план работы нового работника, дополнительно разрабатывать и принимать необходимые меры для ликвидации выявленных затруднений в процессе адаптации работника.

        Заключительный анализ работы нового работника осуществляется за неделю до окончания адаптационного периода работника.

       Предварительный и заключительный анализ делаются сотрудником Отдела обучения и развития персонала на основании Формы «Оценка деятельности работника в период адаптации» (см.: Приложение 4).  Форму заполняют в своей части наставник и непосредственный руководитель, после чего она визируется управляющим отделения и направляется по электронной почте от имени начальника части на имя сотрудника Отдела обучения и развития персонала в главное управление МЧС России по Калужской области.

В разделе личностных и деловых качеств рассматриваются такие показатели как: исполнительность, профессиональные знания и умения, отношение к работе, работоспособность, инициативность, стремление совершенствовать методы работы, умение внедрять инновации, коммуникабельность, умение координировать и взаимодействовать и, наконец, аналитические способности.

       После завершения процесса адаптации все три заполненные в разные периоды формы «Оценка деятельности работника в период адаптации» передаются в Отдел обучения и развития персонала для хранения в специальной папке.

2. Разработка Плана адаптационных мероприятий в пожарной части №69 ФГКУ «1ОФПС по Калужской области»

          План адаптационных мероприятий представляет собой памятку для сотрудников отделения, в обязанности которых входит проведение адаптационных мероприятий. Этот план имеет стандартную, для всех отделений пожарных частей по Калужской области, и согласно ему, должна осуществляться работа программы адаптации для вновь принимаемых сотрудников отделений Дирекции.