Для деловой встречи лучше всего  подходит обед, но деловой ужин - тоже явление весьма распространенное (хотя вечернее время располагает к  более легкомысленным беседам). Во Франции  ужин не начинается раньше 20.00. Порции еды обычно небольшие, но это компенсируется большим количеством блюд. Тот, кто  приглашает на обед или ужин, как  правило, платит за всех.

     Для французов огромное значение имеет  образование, общий уровень знаний, эрудиция. Они по праву гордятся своей культурой. Хорошее знакомство с историей, философией, искусством высоко ценятся. Соответственно, и подарки, отвечающие интеллектуальным запросам или чувству прекрасного, будут  хорошо восприняты (например, книги  или альбомы по искусству). Впрочем, в деловой среде обмениваться подарками не особенно принято.

     Во  Франции можно позволить себе многие вещи, но ни в коем случае не сморкайтесь (даже в самый изысканный носовой платок).Закапывать капли  в нос в присутствии собеседников тоже не принято, также как и принимать  таблетки. 
 

3. СТАНДАРТ ПРОВЕДЕНИЯ  ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ  С ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ  ФРАЦУЗСКИХ КОМПАНИЙ

Содержание  стандарта

Раздел  I. Общие положения.

1. Цели  внедрения стандарта.

2. Задачи  стандарта.

3. Область применения  стандарта.

4. Учет национальной  специфики партнёров.

Раздел  II. Подготовка к проведению деловых переговоров.

1. Основные виды деловых визитов.
2. Требования при подготовительном этапе организации переговоров.
3. Требования к подаркам.
4. Требования к оформлению визиток.
5. Требования к деловому письму.
6. Требования к деловому письму, составленному согласно NF Z 11-001.

Раздел  III. Проведение деловых переговоров.

1. Требования к внешнему виду сотрудников.
1. Требования к внешнему виду мужчин.
2. Требования к внешнему виду женщин.
2. Требования к проведению встречи деловых партнёров.
3. Требования к вручению визиток.
4. Требования к процессу проведению переговоров.

Раздел  IV. Приложения.

Приложение  А. Деловое письмо, составленное согласно требованиям NF Z 11-001.

Приложение  Б. Содержание разделов стандарта.

Приложение  В.  Пример написания раздела 4.

Раздел  I. Общие положения.

1. Цели внедрения  стандарта.

• Повышение эффективности деловых контактов  с представителями французских  компаний.
• Поддержание имиджа Компании при ведении деловых переговоров.
• Установление высокого уровня работы с французскими партнёрами.

2. Задачи стандарта.

• Разработка  требований для обеспечения деловой  репутации Компании и имиджа ее сотрудников  в работе с французскими деловыми партнерами.
• Разработка всех необходимых норм делового этикета для сотрудников Компании при проведении деловых и представительских мероприятий любого уровня.
• Предоставление требований к подготовительному этапу деловых переговоров.
• Предоставление требований проведению переговоров.

3. Область применения  стандарта.

   Настоящий стандарт устанавливает требования к организации и проведению деловых  переговоров, а также требования к внешнему виду сотрудников, к составлению  визиток и деловой корреспонденции  при сотрудничестве с французскими компаниями.

      Требования  настоящего стандарта обязательны  для применения руководителями и  специалистами всех подразделений, участвующих в организации и  проведении деловых встреч и переговоров.

4. Учет национальной  специфики партнёров.

     Деловое сотрудничество с представителями  французских Компаний предполагает максимально уважительное отношение  к культурной специфике представителей Компании и учета особенностей национального  делового общения. В рамках этого подхода необходимо максимально учитывать следующие аспекты:

• Проявлять уважительное отношение к истории и традициям страны деловых партнеров,
• Учитывать как статусную, так и возрастную иерархию участников деловых мероприятий,
• Уделять внимание культуре и национальным особенностям ведения переговоров, национальным стилям и специфике невербальных средств общения, учитывать языковую специфику и особенности мышления французских деловых партнеров.

 

Раздел  II. Подготовка к проведению деловых переговоров.

7. Основные виды деловых визитов.

• Ознакомительный визит

• Деловой визит с конкретно поставленной задачей (подписание документа, установление полноценного контакта с лицом, принимающим решение, разрешение конфликтной ситуации, и т.д.)
• Многоцелевой визит

8. Требования при подготовительном этапе организации переговоров.

В рамках подготовки делового визита сотрудники Компании должны выполняет следующие  действия:

• Подготовка договоренностей о сроках и формате делового визита.
• Ведение деловой переписки с Компанией-партнёром.
• Подготовка предложений о памятных подарках.
• Подготовка детальной росписи программы пребывания с указанием точного времени всех мероприятий, ответных посещений, адресов и телефонов лиц, ответственных за обеспечение соответствующих пунктов программы. Согласование всех элементов программы до начала визита с принимающей (прибывающей) стороной.
• Распределение сферы ответственности за отдельные пункты программы между сотрудниками Компании.
• Обеспечение руководителей и членов делегации подробной программой пребывания.
• Организация визовой поддержки, необходимой для визитов французских деловых партнеров и визового обеспечения деловых поездок во Францию.
• Согласование вопросов размещения, транспортного обеспечения и безопасности делегации.
• Определение количества переводчиков для всех видов письменного и устного перевода (синхронный, последовательный). Заблаговременный перевод всех подготовленных для визита документов.
• Подготовка и согласование культурной программы в соответствии с высказанными пожеланиями и требованиями сторон.
• В некоторых случаях целесообразно присутствие на переговорах юриста, знающего французский язык и особенности французского законодательства.
• Разработка визиток на французском языке.
• Разработка материалов, необходимых при проведении деловой встречи (каталоги, рекламная продукция, образцы товаров и др.) .

9. Требования к подаркам.

• Выбор подарка должен быть произведен с учетом национальной, корпоративной и профильной специфики французской стороны.
• Выбор персонифицированных подарков должен быть произведен с учетом статуса, возраста, интересов и хобби деловых партнеров.
• Рекомендации по внешнему виду деловых подарков. Упаковка подарков должна быть консервативной и, по возможности, выдержанной, рекомендуется использовать корпоративные цвета и цвета национального флага.
• Подарки или сувениры преподносят, когда стороны придут к принципиальному соглашению.
• Не рекомендуется дарить французам шоколадные конфеты, коньяк или шампанское российского производства.
• В случае дарения цветов исключаются белые хризантемы и красные розы.

10. Требования к оформлению визиток.

• Размер должен быть не более 5x9 см.
• Визитные карточки должны быть напечатаны на плотной бумаге или на тонком картоне на французском языке. Бумага должна быть качественной.
• Фон светлый, а буквы - темнее основного фона.
• Должны быть указаны Ф. И. , должность, ученую степень, если она имеется (кандидат наук, доктор наук), почтовый адрес компании, телефон,  номер факса и телекса, e-mail.
• Логотип компании на правильно оформленной визитке должен занимать не более 1/4 площади.

11. Требования к деловому письму.

• Деловые письма пишутся на чистом фирменном бланке только на его лицевой стороне.
• Каждая страница нумеруется арабскими цифрами.
• В тексте не допускаются подчистки, исправления.
• Письмо складывается текстом внутрь.
• На письмо необходимо дать ответ в течение 10 дней.
• Текст письма не должен допускать нескольких толкований.
• Официальный язык должен отличаться точностью.
• Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами французской орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
• Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному вопросу.
• В качестве аналога необходимо использовать образцы деловой переписки, приведённые в данном стандарте.
• Структура текста должна состоять из двух частей: в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма, во второй части – предложения, просьбы, решения.
• Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца.
• Деловые письма пишутся на специальных бланках, имеющих установленный комплекс обязательных элементов – реквизитов. Рекомендуется следующий их состав: наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, номер факса, банковские реквизиты, дата и номер документа, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, фамилия, имя и телефон исполнителя.
• При написании деловых писем французским деловым партнёрам необходимо учитывать требования NF Z 11-001 к деловой корреспонденции, установленные Французской Организацией по Стандартизации.

12. Требования к деловому письму, составленному согласно NF Z 11-001.

• Деловое письмо составляется на бумаге формата А4. Также возможно использование формата А5 и А5L.
• Минимальные границы для основного текста 20 мм справа и слева
• Каждое деловое письмо должно состоять из пяти обязательных разделов.
• Раздел 1 находится вверху страницы по центру. Может быть дополнена эмблемой Компании. Включает название Компании, юридическую форму, размер уставного капитала, почтовый адрес, номер CEDEX, номер телефона, факса, регистрационный номер.
• Раздел 2 содержит дополнительную финансовую информацию об отправителе:  номер расчётного счёта, наименование и номер банка и филиала, IBAN - номер согласно международному идентификатору банковских счетов, BIC/SWIFT - номер согласно международному идентификатору банковских учреждений. Остальная дополнительная информация может содержаться в разделе 5.
• Раздел 3 содержит координаты получателя, может включать не более 6 строк: имя получателя, его должность, наименование организации, дополнительная информация о расположении, адрес, почтовый индекс и номер CEDEX.
• Раздел 4 включает (слева) ссылку на входящее письмо, краткую причину написания письма, приложенные документы, (справа) дату, (в центре) текст письма и роспись.
• Раздел 5 также, как и раздел 2, содержит дополнительную информацию: адрес, время работы, электронная почта, сайт

 

Раздел  III. Проведение деловых переговоров.

1. Требования к внешнему виду сотрудников.
1. Требования к внешнему виду мужчин.

• Мужчины должны отдавать предпочтение однотонным костюмам или чуть заметной полоске. Зимой светлые тона костюма исключаются. На приемы до 20:00 можно одевать любые костюмы не ярких цветов. На приёмы начинающиеся после 20:00 следует надевать костюмы черного цвета.

• Пиджак должен быть застегнут всегда. Расстегнуть его можно, когда вы ужинаете или сидите в кресле театра. Под пиджак можно надеть и свитер с V-образной горловиной. Рубашка под пиджаком допускается только с длинными рукавами. Не следует надевать нейлоновые и трикотажные рубашеки. Воротник должен быть на сантиметр, полтора выше воротника пиджака. Жилет должен быть не слишком короткий, ни рубашка, ни ремень не должны быть видны. Ремень исключает подтяжки и наоборот. Цвет носков должен быть темнее, чем костюм. Брюки должны быть такой длины, чтобы спереди чуть спускаться на обувь, а сзади доходить до начала каблука. Лакированная обувь должна надеваться только к смокингу.
• У верующих мужчин может быть маленький крестик на тонкой цепочке, спрятанный под одежду. Также допускается прицепить на галстук булавку или закрепку с одной розовой или серой жемчужиной. Рекомендуемая форма мужского кольца - кабошон.
2. Требования к внешнему виду женщин:
• Женщинам на важные переговоры необходимо надевать вместо брюк деловой костюм. Желательно не одеваться в один цвет. Разрезы возможны лишь на длинных юбках, а максимальная глубина декольте не должна превышать две расстегнутые пуговицы на блузе.
• Даже летом необходимо носить колготки.
• Допускается ношение до 13 украшений одновременно, но только высокого качества.
• Запрещается ношение высоких каблуков во время переговоров.