Анализ управления сбытом на производственно – коммерческом предприятии ООО «Волготрансснаб»

     Контрольное сопоставление и увязка подготовленных проектов с данными ПЭО по расчетам критического объема продаж (критической  точки продаж) и оптимального объема выпуска продукции (рассчитанного  при определенных ценах и издержках), обеспечивающего максимизацию прибыли (при котором предельные издержки равны предельному доходу).

     Проекты планов продаж, составленные экономическим  бюро, должны быть проконтролированы  руководителями отделов сбыта и  маркетинга и прокорректированы на программы реализации новых и модифицированных изделий (конструкций), разработанные руководителями отделов сбыта и маркетинга. После этого начальник отдела сбыта должен согласовать проекты годовых и квартальных планов продаж с главным технологом, начальником отдела материально-технического снабжения (ОМТС), начальником финансового отдела и с заместителем директора по коммерческим вопросам, а проекты декадных (календарных) планов продаж — с заместителем директора по коммерческим вопросам, а также с начальниками финансового отдела и производственно-диспетчерского отдела (ПДО).

     После этих согласований проекты годовых, квартальных и месячных планов продаж начальником отдела сбыта подаются в ПЭО на согласование (контроль) и утверждение (годовые, квартальные  и месячные планы продаж утверждаются заместителем директора по экономическим  вопросам, а календарные планы  продаж — начальником отдела сбыта).

     При составлении планов продаж следует  проконтролировать их увязку с планами  производства, в том числе с  оперативно-календарными графиками  выпуска готовой продукции, чтобы  обеспечить выполнение планов продаж и отгрузок (в установленные сроки  и по номенклатуре), а также для  формирования и увязки показателей  финансовых планов организации. 

2.2 Совершенствование контроля выполнения планов сбыта 

     Процедуры оперативного контроля хода выполнения планов сбыта (планов продаж, планов отгрузок) в промышленной организации целесообразно  осуществлять по нижеописанной схеме. При этом наименования должностей работников, осуществляющих контроль, могут отличаться от указанных ниже.

     Начальник экономического бюро отдела сбыта (экономист  по сбыту) — лицо, осуществляющее первичный  контроль хода выполнения планов сбыта, — на основе ежедневных рапортов об отгрузках из бюро оперативного управления отдела сбыта и данных по расчетам за продукцию из договорно-правового  бюро отдела сбыта подготавливает и  ежедневно по установленному порядку  передает заместителю начальника отдела сбыта по управлению сбытом (своему непосредственному начальнику) отчеты (рапорты) о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года), а также ежедневные отчеты (рапорты) о выполнении оперативно-календарных  планов (графиков) отгрузок (по видам  отгрузок).

     Договором может быть предусмотрен момент перехода прав владения, пользования и распоряжения отгруженной продукцией от продавца к покупателю, т.е. момент продажи, после  момента поступления денежных средств  в оплату отгруженной продукции  на расчетный счет организации-продавца либо после момента поступления  в организацию-продавец ТМЦ в  порядке расчетов за отгруженную продукцию по договору мены, либо по иному порядку. Поэтому договорно-правовое бюро, получив оперативную информацию о расчетах по указанным договорам из финансового отдела или из бухгалтерии, информирует о факте продажи экономическое бюро.

     В отчетах об отгрузке следует указывать  плановые и фактические данные по видам отгрузки, видам транспортировки; по времени, затраченному на осуществление  погрузочно-разгрузочных работ, непосредственно  транспортировку и обратный пробег автотранспорта. Отчеты представляются по установленной форме, т.е представляют собой системно построенные и  в установленном порядке утвержденные формуляры внутренней отчетности. В  формулярах указаны плановые и фактические  данные по установленным предметам  объектов отчетности (например, объект отчетности — продажи (объемы продаж); предметы отчетности — продажи в  разрезе видов продукции, регионов, групп покупателей и т.п.).

     Заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом:

     - анализирует полученные отчеты (рапорты);

     - устанавливает причины отклонений;

     - выявляет виновников, принимает меры в пределах своей компетенции и ежедневно по установленному порядку передает сведения о ходе выполнения планов сбыта начальнику отдела сбыта (своему непосредственному начальнику);

     - подготавливает и по установленному порядку (оперативно, ежедневно) передает начальнику отдела сбыта докладные записки (справки или оперативные телефонограммы) по не устраненным в оперативном порядке отклонениям, возникшим в ходе сбыта продукции, с приложением необходимых подтверждающих документов (материалов), указанием причин отклонений, их виновников и принятых мер по их устранению.

     Причинами отклонений могут быть:

     - невыполнение покупателями договорных обязательств по своевременному и полному вывозу продукции со складов отдела (при условиях самовывоза);

     - неподтверждение ими готовности к приемке готовой продукции на своих складах в установленные договорами сроки (при централизованной доставке или доставке транспортом организации);

     - отказ покупателей от приемки продукции (с составлением соответствующего акта);

     - ненадлежащее выполнение перевозчиками и экспедиторами обязательств по своевременной подаче транспорта под погрузку, по обеспечению количественной и качественной сохранности готовой продукции при ее транспортировке и разгрузке в местах назначения, по своевременной транспортировке, по надлежащему оформлению приемо-сдаточной документации и ее своевременному представлению после осуществления отгрузки в бюро оперативного управления отдела сбыта (для осуществления оперативного учета отгрузки);

     - несвоевременная, неполная или сверхнормативная (без согласования с отделом сбыта) сдача готовой продукции цехами-изготовителями на склады отдела сбыта, а также отклонения от иных установленных параметров при сдаче готовой продукции (технические условия, стандарты, эталоны, чертежи, комплектность), а также иные возможные причины.

     Получив данные о ходе выполнения планов сбыта, в том числе данные по отклонениям, начальник отдела сбыта анализирует  выявленные заместителем причины отклонений, оценивает принятые в пределах компетенции  последнего меры и принимает меры (по отклонениям) в пределах своей  компетенции, в том числе принимает  решения по выявленным виновникам (налагает соответствующие дисциплинарные взыскания  на виновных работников отдела и т.д.).

     Ежедневно начальник отдела сбыта подготавливает и представляет на оперативных (ежедневных) совещаниях руководителей организации  отчеты о выполнении планов продаж (включающих плановые и фактические  данные по продажам за день, с начала декады, месяца, квартала и года) и  отгрузок; подготавливает оперативные  сводки (рапорты) по неустраненным отклонениям, в том числе по отклонениям, для  устранения которых требуется принятие мер другими подразделениями  организации (при их взаимодействии с отделом сбыта), и вместе с  приложенными необходимыми подтверждающими  материалами (документами, расчетами  и т.д.) представляет их на рассмотрение на вышеуказанных совещаниях руководителей  организации, где по неустраненным  отклонениям принимаются необходимые  управленческие решения. Таким образом, методом первичной отчетности осуществляется действенный оперативный контроль сбыта продукции.

     В целях контроля различных аспектов взаимоотношений с контрагентами  по коммерческим договорам (в частности, по договорам поставки продукции  на условиях коммерческого кредитования заказчиков) и недопущения ухудшения  результатов деятельности организации  из-за неверного их выбора каждому  покупателю (заказчику) целесообразно  присваивать категорию риска. Ранжирование заказчиков (покупателей) по категориям риска (классы заказов по рискам: высокий, средний, низкий или др.) производится начальником договорно-правового  бюро отдела сбыта по разработанному алгоритму на основе следующих условий:

     а) степень выполнения обязательств по расчетам за продукцию; на основе статистического  учета рассчитывается степень выполнения договорных обязательств отдельными покупателями, а также группами покупателей, сформированными  по различным признакам — критериям  рыночного сегментирования (география, размеры организации, отраслевая принадлежность и др.); если ранее конкретный заказчик не имел хозяйственных связей с организацией, т.е. является совершенно «новым» контрагентом, то категория риска его заказа определяется на основе степени выполнения обязательств той характерной группой  заказчиков (покупателей), к которой он отнесен в соответствии с определенными критериями рыночной сегментации;

     б) наличие и содержание первичной  информации (материалов) о заказчике (банковские и аудиторские справки, отзывы других организаций и т.п.).

     Ранжирование  по категориям риска необходимо для  оценки необходимости проведения анализа  надежности (деловой порядочности) и финансового состояния, для  принятия решения по предоставлению коммерческого кредита конкретным покупателям (параметры кредитования определяются категорией риска). После  анализа надежности и финансовой устойчивости заказчика (покупателя) ему  может быть присвоена другая категория  риска.

     В целях предотвращения (упреждения) ухудшения финансового состояния  организации вследствие роста просроченной дебиторской задолженности каждому  заказчику (покупателю) в соответствии с категорией риска его заказа (см. выше) целесообразно устанавливать  параметры коммерческого кредита, т.е. определенный лимит суммы дебиторской  задолженности и предельный срок коммерческого кредитования. Установление параметров кредитования целесообразно  возложить на руководителей сбытовой и финансовой служб. Параметры кредитования по каждому классу риска должны быть зафиксированы в соответствующем  разделе «Положения о сбытовой политике». Принятие решения по превышению параметров кредитования по конкретным заказам  должно входить в компетенцию  заместителя директора по экономическим вопросам.

     При составлении проекта договора поставки начальник договорно-правового бюро (при участии в соответствующих  расчетах начальника экономического бюро отдела сбыта) должен предусмотреть  в его приложениях такое соотнесение  календарного графика отгрузки с  календарным графиком оплаты, чтобы  сумма планируемой на каждую календарную  дату дебиторской задолженности (общая  сумма отгруженной по договору (и  с учетом других договоров с данным заказчиком) продукции минус общая  сумма оплаченной по договору (и  с учетом других договоров с данным заказчиком) продукции на календарную  дату) не превышала установленный  данному заказчику критический  уровень дебиторской задолженности. Должностное лицо, санкционирующее  отгрузку (например, заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом), производит контрольное сличение суммы, указанной в выписанной товаротранспортной накладной (в отгрузочных документах), с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя (при ее наличии). Это позволяет  предотвратить превышение установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения (если в результате отгрузки превышен лимит задолженности по причине  того, что покупатель имеет просроченные долги) отгрузка санкционируется только на сумму, в результате добавления которой  к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит (барьер) задолженности. Покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением договорно-правового бюро.

     Структура досье на покупателей (заказчиков) должна разрабатываться одним из руководителей  отдела сбыта (например, заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом). Форма досье должна утверждаться заместителем директора по коммерческим вопросам по представлению начальника отдела сбыта. Формирование досье на заказчика целесообразно возложить  на начальника договорно-правового  бюро отдела сбыта (договорно-правовое бюро должно аккумулировать информацию по аспектам взаимоотношений с покупателями). Досье — это утвержденная форма  внутреннего учета (здесь форма  учета — это определенным образом  выраженная система данных, включающая документы, материалы, файлы и системно построенные формуляры), определенным образом структурированная совокупность всех имеющихся данных о заказчике (покупателе).

     Досье включает:

     - все реквизиты заказчика, в том числе его наименование, адрес (юридический и фактический) и телефон (факс), платежные реквизиты;

     - данные по должностным лицам заказчика, принимающим решения по тем или иным пунктам договоров (т.е. влияющим на закупки);

     - дату и результаты предварительных переговоров; данные по результатам анализа финансового состояния и надежности (деловой порядочности);

     - данные по всем заключенным с заказчиком договорам и их фактическому исполнению, в том числе оперативные данные по полноте и своевременности отгрузок, по соотношению фактического и критического уровня дебиторской задолженности, по расчетам за продукцию;

     - данные по проведенной работе по инкассации просроченной дебиторской задолженности (звонки, уведомления, личные посещения, взыскания долгов через специализированные агентства, продажа долгов);

данные  по сверкам дебиторской задолженности (по данным, полученным из расчетного бюро финансового отдела);

     - данные по спорам (в части претензионной и судебной работы); статистические данные по частоте заключения и преимущественным срокам договоров, по выполнению заказчиком договорных обязательств (платежная и договорная дисциплина) и другие возможные данные по аспектам взаимоотношений организации и заказчика.

     Досье (или база данных) должно регулярно  пополняться в соответствии с  новыми сведениями о клиенте.