Этикет письменного делового общения как часть внешней культуры специалиста социально-культурной сферы

«Комиссией устанавливается  ответственность и размеры компенсации  за причиненный ущерб».

Формально-логический тип  текстовой организации проявляется  в рубрикации простого предложения, т.е. в членении текста на составные  части графически. Как правило, рубрикацией  разбиваются однородные члены предложения, нередко они осложняются причастными  и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, вводными словами:

Посредник своевременно предупреждает  Заказчика о:

- непригодности или недоброкачественности  товара, полученного от Заказчика;

- том, что соблюдение  указаний Заказчика в процессе  выполнения работ, обусловленных  договором, приведет к порче  товара;

- наличии иных, не зависящих  от Посредника обстоятельств,  грозящих ухудшением качества  товара или невозможностью выполнения  условий настоящего договора.

Рубрикация на текстовом  уровне связана с делением текста на пункты и подпункты, которые в  документах обозначаются только арабскими  цифрами:

1. 1.1. 1.1.1.

2. 1.2. 1.1.2.

3. 1.3. 1.1.3.

В зависимости от сложности  деления выбирается одно-, двух- или  трехзначное обозначение пункта, подпункта. Подзаголовки пунктов придают  деловым текстам подчеркнуто  логический, аналитический характер (что свойственно для текстовой  организации контрактов, договоров, соглашений).

В качестве логических текстовых  скреп в тексте документа выступают  вводные слова: следовательно, таким  образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов выступают  указательные местоимения и причастия, которые замещают в тексте номенклатурные наименования, термины:

указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т.п.

Подрядчик обязан приступить к выполнению работ не позднее  трехдневного срока после перечисления оплаты. Указанный срок необходим  для приобретения материалов по данному  заказу.

В текстах контрактов (договоров) эту же функцию выполняют ролевые  обозначения контрагентов (Заказчик - Исполнитель, Заказчик - Подрядчик, Арендатор - Арендодатель, Покупатель - Продавец, Поставщик - Покупатель и т.д.), замещающие развернутые номинации юридических  лиц.

Текст объединяет логика развития темы, которая дробится на микротемы, каждая из которых рассматривается  самостоятельно. При этом неизбежным оказывается использование параллельных синтаксических конструкций.

- Договор 

- 1. Предмет договора 

- 1.1. Поставщик обязуется...

- 1.2. Покупатель обязуется...

- 2. Ответственность сторон 

- 2.1. В случае невыполнения...

- 2.2. В случае отступления  от условий договора...

- 2.3. За несвоевременную  оплату...

- 2.4. За нарушение обязательств...

Текстовая организация деловых  писем, служебных записок отличается большей свободой, меньшей каноничностью.

Несмотря на своеобразие, все рассмотренные выше примеры  объединяет высокая степень стандартизации, которая охватывает все уровни языка - лексику, морфологию, синтаксис и  текстовый уровень. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийся консерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для  проявления индивидуального стиля  автора. Безличность изложения выражается в отказе от интерпретаций, оценки событий, эмоциональных реакции.

 

3. Структура делового письма

 

Официальная корреспонденция  различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним  должностным лицом, представляет собой  деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.

Современные формы переписки, которые приняты в международном  общении, сложились около 150 лет назад  в Англии.Следует помнить, что  за рубежом формальным сторонам корреспонденции  уделяется больше внимания, чем в  России.

Письмо принято писать на бланках организации, где уже  имеются реквизиты учреждения или  фирмы-отправителя. Внешний вид бланка - это своеобразная визитная карточка, поэтому к нему следует относиться со всей серьезностью.

Любое письмо начинается с  адреса на конверте. Во всем мире сначала  пишут «кому», а затем «куда». Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу  и в левом верхнем углу письма.Затем  пишется фамилия адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, затем - фамилия. Вежливость требует постановки перед инициалами одного из сокращений «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже») или «Г-дам» («Господам»).После этого  пишется название фирмы, где работает адресат, затем почтовый адрес: номер  дома, название улицы. Заключают адрес  название города, штата,почтовый индекс и страна.

С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя  указывается дата отправления с  указанием месяца буквами (например, 14 июня 1997г.). Принятые у нас сокращения 14.06.97 в международной практике не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число.

Само письмо начинается с  точного повторения в левом верхнем  углу адреса, написанного на конверте.Ниже, без абзаца, с левой стороны  пишут вежливое обращение (например, «Дорогой г-н (или г-жа)» или «Господа», «Уважаемые господа» и т.д.). После  вступительного слова ставится запятая, а не восклицательный знак.

В следующей строке необходимо обозначить тему письма. Для этого  достаточно поставить Re (в электронной  почте), русский эквивалент – «Касательно».

Далее следует текст письма.

Заканчивается письмо, как  правило, комплиментом. Если письмо официальное, то обычно употребляется комплимент "Весьма искренне Ваш". В других случаях употребляется комплимент "Искренне Ваш". Можно ограничиться добрыми пожеланиями «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие  пожелания» и т.д.

Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней  вашей фамилии и должности. В  большинстве стран подпись ставится с правой стороны листа, под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (напр. в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под  заключительной формулой вежливости. Фамилия печатается на компьютере под  рукописной подписью.

Если после написания  письма необходимо срочно сообщить о  каких-либо событиях, которые произошли  позже, то в конце письма ставится P.S. и дописывается необходимая информация, в конце постскриптума ставится подпись.

Если к письму прилагаются  какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в  левой нижней части письма на отдельной  строке после слова «Приложения».

Письма обычно пишут только на лицевой стороне бланка. Если письмо не помещается на одном листе, на бланке оформляется только первый лист, остальное содержание излагается на лицевой стороне чистых листов бумаги стандартного размер; листы, кроме  первого, должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа, используя арабские цифры.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся  сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно  соответствовать поручениям, зафиксированным  в резолюции руководителя.

Служебные письма печатаются на стандартных бланка формата А4 или А5.Служебное письмо организации, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.[4]

Текст письма обычно состоит  из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование  составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма считается дата его подписания.

Право подписи служебных  писем устанавливается в положении  об организации, в положениях о структурных  подразделениях, в должностных инструкциях.[33]

Наименование организации-отправителя

. Указание на ссылку. В  ней могут быть даны инициалы  составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения  фирмы, отдела и т.д.

Дата написания письма

Адрес получателя письма

Указание на конкретное лицо

Вступительное обращение

Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма

Основной текст письма

Заключительная формула  вежливости

Подпись

Указание на приложение

Указание на рассылку копий

 

Информацию в документе  несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, - реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный  государственным стандартом - ГОСТом.

Реквизит - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно  располагаются в одном и том  же месте - первые три в верхней  части, а последний - в нижней части  листа после подписей.

Число реквизитов бывает различным  и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает  максимальный состав реквизитов и порядок  их расположения. К ним относятся:

- Государственный герб  Российской Федерации. 

- Эмблема организации  и предприятия. 

- Изображение правительственных  наград.

- Код предприятия, учреждения  или организации по общероссийскому  классификатору предприятий и  организаций (ОКПО).

- Код формы документа  по общероссийскому классификатору  управленческой документации (ОКУД).

- Наименование министерства  или ведомства. 

- Наименование учреждения, организации или предприятия. 

- Наименование структурного  подразделения. 

- Индекс почтового отделения,  почтовый и телеграфный адрес,  номер телетайпа, телефона, факса,  номер счета в банке. 

- Название вида документа. 

- Дата.

- Индекс.

- Ссылка на индекс и  дату входящего документа. 

- Место составления и  издания. 

- Гриф ограничения доступа  к документу. 

- Адресат. 

- Гриф утверждения. 

- Резолюция. 

- Заголовок к тексту.

- Отметка о контроле.

- Текст. 

- Отметка о наличии  приложения.

- Подпись. 

- Гриф согласования.

- Визы.

- Печать.

- Отметка о заверении  копий. 

- Фамилия исполнителя  и номер его телефона.

- Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

- Отметка о переносе  данных на машинный носитель.

- Отметка о поступлении. 

Таким образом, высокая степень  унификации, стандартизация как ведущая  черта синтаксиса, высокая степень  терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка  документов и отличают его от устной спонтанной деловой диалогической  речи.

Состав реквизитов делового письма определяется в соответствии с требованиями раздела 2 ГОСТ Р6.30-2003. Схема расположения реквизитов в  деловых письмах находится в  Приложении 1.

Чтобы доказать необходимость  навыков деловой переписки у  специалистов,  потребовалось рассмотреть  пример официальной переписки между  предприятиями.

Гостиничный комплекс(далее  ГК) ОАО «Сафари» (фирменную эмблему  и фирменный бланк см. в приложениях 2,3) занимается изготовлением услуг  по временному размещению частных лиц.

В результате переписки решается вопрос по реализации услуг.

 В организацию ОАО  «Сафари» от туроператора ОАО  «Комфорт» получен запрос о  получении полной информации  об услугах. На этом этапе  был отправлен ответ  на  запрос(Приложение 4,5)

В результате переписки туркомпания  ОАО «Комфорт» заинтересовалась размещением своих клиентов на территории ГК. В решении данного вопроса  фигурировали три вида служебной  корреспонденции: оферта, ответ на предложение (после чего был заключен договор) и договорное письмо (Приложение 6,7,8).

Во время переписки  у ГК ОАО «Сафари» были изменены банковские реквизиты, в связи с  этим было составлено  2 вида служебной  корреспонденции: письмо – просьба, письмо – извещение. Также было выслано сопроводительное письмо  (Приложение 9,10,11).

В результате составления  договора на размещение частных лиц  с фирмой ОАО «Комфорт» были допущены неточности, в связи с этим было отправлено письмо- рекламация, и был  составлен ответ на рекламацию (Приложение 12,13 ). Кроме того, были составлены: письмо-приглашение  на конференции, письмо – благодарность,  письмо-извещение о строительстве  нового комплекса клиентам (Приложение 14,15,16).