Этикет письменного делового общения как часть внешней культуры специалиста социально-культурной сферы

Из вышесказанного следует, что манера написания делового письма зависит от его типа. Каждый тип  требует знания шаблонов, а степень  успешности деловой коммуникации зависит  от умения применять те или иные правила в различных письменных речевых ситуациях.

 

 

 

2. Языковой стандарт деловых писем

 

Процесс стандартизации и  унификации охватывает все уровни языка  деловых документов - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию - и определяет своеобразие и специфику  официально-делового стиля. Даже известные  типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом  стиле, превращаясь в типы изложения  утверждающе-констатирующего или  предписующе-констатирующего характера. Отсюда лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

Типизация деловых документов позволяет моделировать текст любой  разновидности, ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это - представление  сторон, предмет договора, порядок  расчета, обязанности и права  сторон, срок действия договора).Например:

«Общество с ограниченной ответственностью «Альфа», именуемое  в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора И.П. Сергеева, действующего на основании Устава, с одной стороны, и закрытое акционерное общество «Бета», именуемое в дальнейшем Исполнитель, в лице директора С.А. Павлова, действующего на основе Устава, с другой стороны, заключили между собой договор  о нижеследующем...»

 «Между закрытым акционерным  обществом «Стройарматура», далее  именуемым Арендодатель, и обществом  с ограниченной ответственностью  «Феникс», далее именуемым Арендатор,  заключается договор об аренде.»

Эти модули неизменно входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле-продаже). Сам  текст начального модуля договора практически  не меняется (допускаются варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические термины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон:

- договор о выполнении  работ - Заказчик - Исполнитель (Подрядчик)

- договор о купле-продаже  - Продавец - Покупатель

- договор об аренде - Арендодатель - Арендатор.

Язык деловой переписки  представляет собой периферию официально-делового стиля, а официально-деловой стиль  отличает высокая степень терминированной  лексики:

а) юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

б) экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и  т.д.);

в) экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

г) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности  глагольных существительных, которые  часто обозначают опредмеченное  действие:

- погашение кредита - погасить  кредит 

- решение вопроса - решить  вопрос 

- использование кредита  - использовать кредит 

- отгрузка товара - отгружать  товар 

- отсрочка платежа - отсрочить  платеж 

д) в высокой частотности  отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении  к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

е) развитие собственно канцелярских значений, связанных с переходом  причастий в класс прилагательных и местоимений:

- настоящие правила 

- настоящий договор 

- действующие расценки 

- надлежащие меры 

- надлежащее обращение 

- с ненадлежащим качеством 

- в установленном порядке 

ж) стандартизация лексической  сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической  сочетаемости слов, появление так  называемой регламентированной сочетаемости:

- контроль обычно возлагается 

- сделка - заключается 

- платеж - производится 

- счет - выставляется (или  оплачивается)

- цена - устанавливается 

- право - предоставляется 

з) стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а воспроизводятся  в тексте документа, закрепляющего  соответствующую ситуацию социально-правовых отношений:

- в установленном порядке;  в соответствии с принятой  договоренностью; 

- в порядке оказания  технической помощи; в случае  невыполнения долговых обязательств;

- договор вступает в  силу со дня подписания;

- жалобы подаются в  установленном законом порядке; 

- поставка производится  автотранспортом; 

и) формально-логический принцип  текстовой организации, выражающийся а дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и  подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

- 1. Предмет договора 

- 1.1. Исполнитель берет  на себя обязанности по снабжению  заказчика центральным отоплением  и водоснабжением.

- 1.2. Заказчик своевременно  оплачивает предоставленные услуги;

к) отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии;

л) максимальная степень  этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных  текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

Официально-деловому стилю  присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в  текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).

Характерной чертой русского языка документов является высокая  степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт:

а) номенклатурной лексики:

- номенклатура наименований: ОАО «Компания» 

- номенклатура должностей:

менеджер по продажам, рекламный  менеджер, генеральный директор, коммерческий директор;

- номенклатура товаров: 

ЗИЛ-130, бензин АИ - 92 и т.п;.

- технических терминов.

Кроме юридических, экономических  и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно большое количество технических  терминов:

- энергоносители, минерально-сырьевая  база, вспомогательная техника, 

- аббревиатур: 

- АСУ - автоматическая  система управления;

- АИС - автоматическая  информационная система; 

- КПД - коэффициент полезного  действия;

б) сокращений. Кроме терминов сокращаются названия известных  правовых актов:

- ГК - Гражданский кодекс;

- УК - Уголовный кодекс.

Сокращаются номенклатурные знаки самого различного свойства:

а) представляющие собой  наименования организаций:

- МВФ - Международный валютный  фонд;

- ЦБР - Центральный банк  России;

б) указывающие на форму  собственности предприятия и  входящие в качестве классификатора в названия предприятий:

- ООО - общество с ограниченной  ответственностью;

- ОАО - открытое акционерное  общество;

Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой  частотности так называемой процедурной  лексики (это лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет  или признак в официально-правовой интерпретации:

- нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание,  прогул, явка на работу в нетрезвом  виде и т.д.),

- срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная  отгрузка товара и т.д.),

- нести ответственность  (подвергаться в случае нарушении  штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.)

Процедура представления  связана не только с предпочтением  обобщенной семантики, но и с предпочтением  родовых лексем видовым:

- продукция - книги, буклеты,  доски, гвозди;

- помещение - комната,  квартира, зал; 

- постройка - сарай, дом,  ларек и т.д.,

- с тяготением к расчлененным  понятиям как действий, так и  предметов: 

- производить расчет - рассчитываться 

- торговый процесс - торговля 

- денежные средства - деньги 

Термины и процедурная  лексика составляют опорную, стилеобразующую  лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

Важнейшей особенностью процедурной  лексики является то, что слова  используется в тексте в одном  возможном значении. Однозначность  контекстного употребления обусловлена  тематикой документа:

«Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки...»

При всей многозначности слово  «стороны» прочитывается только в юридическом аспекте – «юридические лица, заключающие договор».

Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей  лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой  письменной речи сочетается с конкретностью  значения номенклатурной лексики.

Номенклатурная лексика  с ее конкретно-денотативным значением  как бы дополняет высокий уровень  обобщенности терминов и процедурной  лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте договоров - термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах, спецификациях, заявках и т.п. термины как бы получают свою расшифровку.

Договор -

продукция: спецификация

бензин А-76, мазут, цемент, рубероид

услуги: калькуляция

изготовление и подготовка формы

переплетные работы

В текстах документов не допускается употребления бранных  слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее в язык деловой  переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка. Использование подобной лексики  в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов  в бытовой беседе, поскольку использование  ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не может.

В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых  бумаг является то, что они в  документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения.  Это достигается  за счет большей длины и семантической  емкости предложения. Отдельные  словосочетания могут передавать такую  же информацию, как придаточные предложения.

«По обоюдному согласию возможны изменения условий договора, которые  являются неотъемлемой частью данного  договора /если будет достигнуто обоюдное согласие...»

«При неуплате налога до указанного срока плательщик лишается права повторно выставлять свою кандидатуру  на получение кредита. /Если налоги не будут уплачены до указанного срока...»

Как видно из примеров, словосочетание с легкостью заменяет предложение, становясь номинацией события. Вместе с тем подобные словосочетания не просто уплотняют, конденсируют информацию, занимая меньший объем, чем предложение, они создают жесткую структуру  высказывания, в которой один компонент  зависим от другого.

В случае задержки оплаты...

Для принятия решения...

С целью скорейшего принятия решения

Они мотивируют действие, являясь  неразложимым и необходимым компонентом  высказывания.

Предложение в деловой  письменной речи часто осложняется  однородными членами, причастными  и деепричастными оборотами. Таким  образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда - страницы, т.е. до нескольких сотен слов. Есть жанры, в которых  текст равен предложению (служебная  записка, телеграмма, приказ, постановление). Таблица также представляет собой  предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а  сказуемое - переменную информацию, располагающуюся  в вертикальных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную.

Порядок слов предложения  в официально-деловом стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения  так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании  подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ...); определения - по отношению к определяемому  слову (кредитные отношения); управляющего слова - по отношению к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны. Так, например, несогласованное определение, выраженное именем существительным в косвенном падеже, должно стоять после определяемого слова. Для языка деловой письменности характерны цепочки родительных падежей: «распоряжение Главы администрации города».

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения.