Ревизия расчетов с подотчетными лицами

     Направление работников в командировку, как в  пределах, так и за пределы Республики Беларусь осуществляется в установленном  законодательством порядке. В соответствии с действующим порядком оформляются приказы о командировании, командировочные удостоверения и другие сопровождающие документы. В организации имеется журнал регистрации работников, направленных в командировки, а также приказом руководителя организации назначен работник, ответственный за ведение данного журнала.

     Возмещение  командировочных расходов осуществляется в соответствии с действующим  законодательством.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи [Приложение П]

     Следовательно, каждой выданной под отчет сумме  отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы.

     Таким образом, в  результате проведенной  проверки можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данных раздел учета. 

4 Совершенствование методик ревизии расчетов с подотчетными лицами 
 

     Операции  с подотчетными лицами имеют в управленческом учете большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных подотчетным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также оперативное получение информации об остатках на соответствующих счетах.

     Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок, при организации учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Совершенствование нормативно-правовой базы является неотъемлемой частью совершенствования методики и организации проведения проверок. Незначительные шаги по пути решения данного вопроса уже сделаны.Так, Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 г. №510 (в ред. от 09.03.2010 №143) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” установлен единый порядок осуществления контрольной и надзорной деятельности в Беларуси на основе принципиально новых подходов. В данном случае:

• впервые определен закрытый перечень всех контролирующих и надзорных органов, а также сфер их контроля (надзора). Органы, не включенные в перечень, проводить проверки субъектов хозяйствования не вправе;
• введен запрет на проведение проверок вновь зарегистрированных субъектов хозяйствования в течение двух лет со дня их государственной регистрации (двухлетний мораторий). По исчерпывающим основаниям, перечень которых приведен в Указе, может быть назначена только внеплановая проверка таких субъектов;
• существующий порядок назначения плановых проверок на основе периодичности их проведения (не чаще одного раза в год) независимо от добросовестности проверяемого субъекта заменен абсолютно новым механизмом планирования на основе отнесения субъектов хозяйствования к группам риска. Такой механизм позволит реализовать принцип выборочного, а не сплошного контроля, учитывать при этом степень соблюдения законодательства проверяемым субъектом. Сам же процесс планирования проверок перестанет быть сугубо внутренней, конфиденциальной процедурой контролирующих органов, станет открытым для субъектов хозяйствования. Это позволит им самостоятельно оценивать свою деятельность и принимать меры для перехода в группу с более низкой степенью риска;
• ограничен период проведения проверок – не более чем за 3 года, предшествующих началу проверки. Такое ограничение позволит минимизировать вмешательство контролирующих (надзорных) органов в деятельность субъектов хозяйствования. Сам же срок проверки юридических лиц не может превышать 30 рабочих дней, а индивидуальных предпринимателей – 15 рабочих дней и др.

     Создание  информационной аналитической системы  контрольно-надзорной деятельности позволит реализовать концепцию единого информационного пространства контрольных органов.

     Применения  компьютерных программ бухгалтерского учета требует усовершенствования методики контроля и разработки программ ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Для этого современная компьютерная техника имеет широкие возможности, с ее помощью, прежде всего можно выполнять расчеты и прочие логические шаги за продолжительные периоды времени и без ошибок.

     Тем не менее, не следует забывать, что  компьютеры не могут мыслить или  проникать в суть проблемы, которое  немаловажное для компетентного контроля. Базы данных содержат полную информацию о результатах деятельности, но в них не содержится информации об учетной политике или принципы учета предприятия, нет разнообразных объяснений к отчетам и т.п. Также не всегда есть возможность сопоставить данные отчетного периода с соответствующими данными других периодов. Последние чаще всего недоступные, их базы данных архивируются.

     При ведении автоматизированного учета  бухгалтерская служба имеет возможность  быстро обрабатывать нужную информацию и получать промежуточные результаты деятельности, необходимые для потребностей управления. Такую же возможность имеет ревизор, который осуществляет соответствующую проверку предприятия.

     При этом ведения автоматизированного  учета в большинстве случаев само собой исключает неправильное разнесение первичных данных на учетные регистры, поскольку корректность бухгалтерских записей контролируется программой при введении первичной документации в компьютер. Исчезает также возможность допущения ошибки при подведении итогов (оборотов) и выводе конечных результатов деятельности. Ошибки могут возникать лишь в случаях, когда неправильно определяется экономическая суть хозяйственных операций. Поэтому во время проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия ревизор должен сначала изучить его учетную политику и выяснить, правильно ли работники бухгалтерской службы осуществляют «признание» той или другой хозяйственной операции.

     Компьютеры  сохраняют огромные массивы данных и обеспечивают доступ к ним, выполняют математическую обработку данных, осуществляют отбор данных в соответствии с установленными критериями, своевременно обновляют и модифицируют данные. Благодаря этому их используют как средство исследования при определении характеристик и установлении взаимозависимостей между разными данными. Компьютер также используется для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

     Одним из основных вопросов научной организации работы является правильная организация рабочего места ревизора, создания благоприятных для выполнения контрольных функций условий. Творческая деятельность и высокоэффективная работа ревизоров зависит от здорового климата в коллективе: согласованность действий, взаимное уважение, доброжелательное отношение друг к другу.

     Ревизор должен постоянно повышать свой профессиональный уровень и проявлять заботу о престиже своей профессии.

     Научная организация работы контрольно-ревизионных  работников предусматривает беспрерывный процесс совершенствования организации их работы, обеспечения наиболее эффективной их деятельности на основе достижений науки, техники и передовой практики.

     Автоматизированное  рабочее место ревизора позволяет решать задачи, поставленные перед ним в регламентном и запросном режимах (в диалоге с пользователем), контролировать результаты вычислений, осуществлять повторный расчет и пр. Обработка данных должна быть алгоритмизирована, характеризоваться многократностью выполнения расчетов в реальном масштабе времени, необходимостью информирования работника о ходе вычислений для устранения возможных ошибок и принятия конкретных мер по внесению изменений в методику проведения ревизии.

     Диалоговый  режим позволяет исключить ручную или пакетную систему обработки  информации в соответствии с задачами ревизора.

     Итак, на качество принятия соответствующих решений в контрольном процессе и повышение информационного обеспечения влияют:

• увеличение количества факторов, которые массово учитываются ревизором во время исследования объекта в зависимости от вида (видов) его деятельности;
• углубление анализа хозяйственных процессов, которые определяются ревизором;
• повышения обоснованности выводов благодаря применению экономико-математических методов и модульных исследований;
• четкое и обоснованное формирование выводов ревизора, составной которых является, прежде всего, финансовое прогнозирование будущей деятельности предприятия.

     Это может обеспечиваться внедрением новых  компьютерных технологий обработки  информации и осуществлением контроля непосредственно с использованием мощных автоматизированных систем и соответствующего программного обеспечения.

     Таким образом, применение компьютерных технологий при проведении ревизии освобождает  ревизующих от трудоемкой технической  работы и позволяет больше внимания уделять проверке качества, достоверности  и законности совершенных операций.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

     В курсовой работе была рассмотрена методика проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание было уделено  проверке соблюдения порядка и документального  оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам, а также правильности возмещения расходов по служебным командировкам и правильности расчетов по хозяйственно-операционным расходам.

     Ревизия способствует повышению эффективности производственной и финансово-коммерческой деятельности субъектов хозяйствования. Проверка соблюдения законности, достоверности и целесообразности хозяйственных операций, выявление нарушений и злоупотреблений, их причин и виновных в этом лиц, вскрытие внутренних резервов повышения эффективности деятельности предприятий, разработка конкретных предложений по устранению имеющихся недостатков и нарушений требуют глубоких знаний методологии и техники проведения контрольно-ревизионной работы.

     По  результатам ревизии расчетов с  подотчетными лицами в концерне “Белгоспищепром” не было выявлено нарушений действующего законодательства.

     Проверка  в концерне “Белгоспищепром” производилась по следующим направлениям:

• проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам;
• проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам;
• проверка правильности расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам.

    Проведенная работа показала, что все расчетные  операции, осуществляемые в концерне “Белгоспищепром” соответствуют законодательству и достоверно отражены на счетах бухгалтерского учета.

    Следует отметить, что подотчетными лицами в организации признаются работники предприятия, получающие денежные средства на командировочные или хозяйственные расходы. Произведенные расходы подотчетные лица подтверждаться оправдательными документами (чеками, счетами, квитанциями и др.), которые предоставляются в бухгалтерию для составления авансового отчета.