Ревизия расчетов с подотчетными лицами

     Согласно  имеющимся документам произведем проверку правильности возмещения командировочных  расходов по служебной командировке за пределы Республики Беларусь, а  также правильности отражения на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных  операций в следующей таблице. 

Таблица 5 – Проверка правильности возмещения командировочных расходов за границу 

 
 
 

Продолжение таблицы 5

     Примечание  – Источник : собственная разработка

     По  результатам проверки правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за границу  и отражения данной операции на счетах бухгалтерского учета расхождений с данными концерна “Белгоспищепром” не выявлено.

     Согласно  представленным документам работнику  возмещались следующие расходы:

• суточные – 271800 руб. (3 дн.*30$*3020 руб.);
• по проезду к месту служебной командировки и обратно – 471310 руб.

     Срок  командировки – 3 дня. Согласно Постановлению Министерства труда и социальной защиты от 19.10.2010 №148, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. Таким образом, возмещение суточных за эти 3 дня производится в иностранной валюте, так как работник был направлен в Москву, то по нормам для этой страны возмещение суточных производится в размере 30$ за каждый день командирования. Согласно представленным проездным билетам, мы можем узнать время отправления и прибытия поезда.  Стоимость проездного билета Минск – Москва – 184630 руб., а стоимость проездного билета Москва – Минск – 286680 руб. Таким образом, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно составили 471310 руб.

     При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению  полученных под отчет сумм и их списанию.

     Источник  списания командировочных расходов зависит от цели и задания командировки.

     И цель, и задание должны быть обоснованы какой-либо производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно  отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета. Поэтому особое внимание ревизор должен уделить проверке правильности отражения произведенных расходов на счетах бухгалтерского учета.

     В зависимости от цели служебной командировки, намеченной служебным заданием, для  отражения расходов на нее могут  быть использованы следующие счета бухгалтерского учета, отраженные в Приложении М .

     Таким образом, проверка правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам является важнейшим этапом проверки, так как данный вид хозяйственных операций занимает наиболее значительный удельный вес в общем объеме расчетов с подотчетными лицами. Также данные операции являются более трудоемкими и уязвимыми при совершении каких-либо нарушений, причиной этому может быть часто изменяющееся нормативно-правовое регулирование.

     В бухгалтерском учете командировочные  расходы по общему правилу отражаются на дату их совершения, что подтверждается первичным учетным документом. В данном случае таким документом является авансовый отчет, к которому прилагаются все подтверждающие расходы документы. В связи с этим дата авансового отчета и будет являться датой отражения расходов в бухгалтерском учете. Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, отражаются на основании документов бухгалтерского и налогового учета, поэтому командировочные расходы для целей налогообложения прибыли также учитываются на дату авансового отчета 

3.4 Проверка правильности расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам 
 

     Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в целом.

     К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле и расходы  на прочие операционные нужды.

     При проверке законности выдачи сумм в  подотчет на хозяйственные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда. При этом ревизор должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и иные цели в размере и на сроки определяемые руководителем организации, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

• не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;
• не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения организации;
• до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по организации.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет  на предстоящие расходы, обязаны  не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных  суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

     Следует также проверить, соблюдаются ли работниками сроки составления  отчетов об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации посредством личных или корпоративных карточек.

     Ревизору  следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы за уже уволенными работниками, а также принимает ли бухгалтерия авансовые отчёты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах,   подтверждающих расходование подотчётных средств.

     Выдача  наличных денежных средств под отчёт  производится при условии полного  отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Здесь ревизор должен проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.

     Передача  выданных под отчёт наличных денег  одним лицом другому запрещается.

       Ревизору следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру, подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.

     Представленные  подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные  к ним оправдательные документы  в бухгалтерии подвергаются счётной  проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.

     Согласно  имеющимся документам произведем проверку законности расходования подотчетных сумм в следующей таблице.

Таблица 6 – Поверка законности расходования подотчетных сумм

     Примечание  – Источник : собственная разработка

     По  результатам проверки законности расходования подотчетных сумм в концерне “Белгоспищепром” нарушений не выявлено. Авансовый отчет составлен верно и сроки его предоставления не были нарушены [Приложение М]. К авансовому отчету приложены все оправдательные документы, подтверждающие факт совершения данной хозяйственной операции, а именно копии чеков и товарный чек [Приложение Н]. 

3.5 Обобщение результатов ревизии расчетов с подотчетными лицами 
 

     По  результатам проверки, в ходе которой  выявлены нарушения актов законодательства, составляется акт проверки. По фактам выявленных нарушений проверяющим  в пределах его компетенции может  быть составлен протокол об административном правонарушении и (или) вынесено постановление по делу об административном правонарушении.

     Результаты  проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой проверки. Акт (справка) проверки оформляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается проверяющим (руководителем проверки) в срок не позднее пяти рабочих дней со дня окончания проверки.

     По  результатам произведенной проверки в концерне “Белгоспищепром” по расчетам с подотчетными лицами серьезных нарушений выявлено не было. Поэтому по результатам проверки должна быть составлена справка проверки.

     Проверяющий несет ответственность за достоверность  фактов и сведений о выявленных нарушениях, а также установленных сумм вреда, указанных в акте проверки.

     За  достоверность документов, сведений и фактов, указанных в представленных по требованию проверяющего справках, объяснениях и расчетах, ответственность  несут должностные лица и представители  проверяемого субъекта, представившие  указанные справки, объяснения и расчеты.

     В справке проверки не допускаются неоговоренные исправления. В случаях, когда в справке проверки обнаруживаются ошибки (описки), неполное выяснение обстоятельств либо по результатам дополнительных и встречных проверок необходимо внести изменения и дополнения в  справку проверки, в такую справку вносятся изменения и дополнения.

     Справка проверки подписывается проверяющим (руководителем проверки), а также:

• руководителем проверяемого субъекта либо индивидуальным предпринимателем, при их отсутствии - иным представителем проверяемого субъекта;
• лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого субъекта (при проверках по вопросам, связанным с осуществлением проверяемым субъектом финансово-хозяйственных операций).

     В данной организации существует список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утвержден приказом руководителя организации. В список включены только те работники организации, которые постоянно работают в ней. По выданным в подотчет суммам не установлено превышения предельных размеров аванса. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающимся командированным лицам на оплату проезда в оба  конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки. В организации осуществляется предварительный расчет по командировке.