Контроль и ревизия расчетов с подотчетными лицами

 

Содержание: 
 

 

Задание 1. Контроль и ревизия  расчетов с подотчетными лицами. 

     Целью ревизии с подотчетными лицами является выражение мнения о достоверности  отражения в учете и отчетности показателей.

     Задачи  данного вида ревизии - установление правильности определения и отражения  в учете расчетов с подотчетными лицами. [6;29]

     Подотчетными  суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации  на расходы по командировкам, хозяйственные  и представительские расходы. Расчеты  с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

     - приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских  товаров за наличный расчет;

     - оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

     - расходами на командировки по  территории Российской Федерации и за границу;

     - представительскими расходами.

     Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации или непосредственно  из банка под отчет. Так как  расчеты с подотчетными лицами носят  массовый характер, этот этап ревизии достаточно трудоемок.

     Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами ревизор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

     - соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;

     - соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов  на зарубежные командировки;

     - соответствует ли положениям  нормативных актов налогообложение  расходов на командировку;

     - соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  хозяйственные нужды;

     - соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  представительские расходы;

     - соответствует ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;

     - соответствуют ли положениям  нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам)  в бухгалтерском и налоговом  учете;

     - имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;

     - выдаются ли новые авансы лицам,  не отчитавшимся по ранее полученным  под отчет суммам;

     - оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;

     - организован ли аналитический  учет командировочных расходов;

     - производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

     По  результатам опроса у ревизора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать ревизору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.[4;32]

     При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

     Подотчетные лица - работники организации (в том  числе и совместители), которым  выданы из кассы наличные деньги с  условием представления отчета об их использовании.

     Операции  с подотчетными лицами ведутся в  соответствии с Порядком ведения  кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.

     Размер  денежной суммы и срок, на который  она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена  выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

     Ревизору необходимо удостовериться в том, что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

     Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие  документы (ст. 166 ТК РФ),:

     - приказ (распоряжение) о направлении  работника (работников) в командировку (формы №Т-9, №Т-9а);

     - командировочное удостоверение (форма №Т-10);

     - служебное задание для направления  в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);

     - авансовый отчет (форма №АО-1).

     Ревизору важно обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника.

     Работник, вернувшийся из командировки, не позднее  трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма №АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

     Ревизору следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

     Командированному  работнику по авансовому отчету оплачивают:

     - расходы по найму жилого помещения;

     - расходы по проезду к месту  командировки и обратно;

     - суточные;

     - другие расходы (оплату услуг  связи или почты).

     На  оплату таких расходов работнику  перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аванс выдается в рублях (при командировках по Российской Федерации) или в валюте страны, в  которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т.е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке.

     Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте. Ревизору следует удостовериться в наличии такого локального нормативного акта.

     Ревизору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы работнику не оплачивают. Если же решением руководителя организации такие расходы оплачиваются, то их сумму облагают налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и, следовательно, не облагается страховыми взносами на основании. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

     Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, не облагается НДФЛ, страховыми взносами, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ).

     Ревизор должен удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

     Ревизору необходимо помнить, что затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы.

     Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого ревизору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Если в стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре отдельно, то всю сумму НДС можно принять к вычету.

     Расходы на проезд к месту командировки и  обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

     - стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

     - оплату услуг, связанных с предварительной  продажей (бронированием) билетов;

     - плату за пользование в поездах  постельными принадлежностями;

     - стоимость проезда транспортом  общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

     - сумму страховых платежей по  обязательному страхованию пассажиров  на транспорте.

     Учет  расходов, связанных с проездом к  месту командировки и обратно, уменьшающих  налогооблагаемую прибыль организации, регулируется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Глава 25 НК РФ не ограничивает размер возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командирования и обратно.

     Ревизору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.