Контроль и ревизия расчетов с подотчетными лицами

     Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации. Также сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

     Далее ревизору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

     Ревизору необходимо удостовериться в наличии соответствующего документа.

     Также ревизору необходимо проверить нормирование суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается НДФЛ, страховыми взносами, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

     Если  суточные выдают сверх установленных  норм, но в соответствии с коллективным договором или другим локальным документом, то сумма превышения:

     - не уменьшает налогооблагаемую  прибыль;

     - не облагается НДФЛ, страховыми взносами;

     - не облагается взносом на страхование  от несчастных случаев на производстве  и профзаболеваний.

     С 1 января 2008 г. согласно п. 3 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.[5;14]

     Под расходами на хозяйственные нужды  понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных  принадлежностей, материалов, бензина  на АЗС, по оплате мелкого ремонта  и др.

     Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Ревизору необходимо удостовериться в наличии такого приказа. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения данного срока.

     Ревизор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными - 100000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (см. Указание Банка России от 20.06.2007 №1843-У). Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, заключенного между фирмами.

     При представлении авансового отчета должен быть предъявлен кассовый чек ККМ. Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника.

     К кассовому чеку должны быть приложены  товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то, что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» документы, для которых не предусмотрены унифицированные бланки, должны иметь следующие реквизиты:

     - наименование;

     - дату составления;

     - наименование организации, от  имени которой составлен документ;

     - содержание хозяйственной операции;

     - измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении;

     - наименование должностей лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

     - личные подписи указанных лиц.

     Заметим, что печать в данном перечне не упоминается.

     Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме №АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

     Ревизор должен проверить произведенные представительские расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.

     Для контроля за затратами по приему делегаций  в организации должны быть установлены  предельные размеры отдельных видов  представительских расходов. Нормативы  и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Ревизору необходимо удостовериться в наличии такого приказа.

     После окончания приема работник, ответственный  за расходование средств на представительские  расходы, должен составить авансовый отчет по форме №АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.п.).

     Сумма представительских расходов уменьшает  налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

     В бухгалтерском учете для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

     На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

     При выдаче работнику наличных денег  из кассы организации на хозяйственные  расходы ревизору необходимо удостовериться, что в бухгалтерском учете сделана запись:

     Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет «ФИО»

     Кт 50 «Касса».

     При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных  сумм, что отражается записью:

     Дт 44 «Расходы на продажу»

     Дт 10 «Материалы» 

     Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Если  организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного  поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:

     Дт 19 «Налог на добавленную стоимость»

     Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Если  подотчетное лицо не использовало всю  сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция должна быть отражена записью:

     Дт 50 «Касса»

     Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

     Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

     Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

     Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

     Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     При погашении работником суммы долга  по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи:

     Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

     Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

     Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

     Кт 50 «Касса».

     Так как в настоящее время достаточно широкое применение получают расчеты  с применением пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи:

     Дт 55 «Специальные счета в банках»

     Кт 51 «Расчетные счета»

     Кт 52 «Валютные счета» - переведены денежные средства на специальный карточный счет,

     Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     Кт 55 «Специальные счета в банках» - перечислены денежные средства работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются такие контрольные процедуры, как просмотр и сравнение документов, наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и др.[4;37]

     Перечислим  основные виды нарушений, которые могут  быть выявлены в результате проверки проведения расчетов с подотчетными лицами.

     1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

     - выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом  руководителя организации могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные  расходы;

     - выдача денежных средств из  кассы под отчет лицам, не  являющимся работниками организации;

     - выдача денег под отчет лицам,  не рассчитавшимся по ранее  выданным авансам;

     - несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы;

     - систематическая выдача подотчетных  сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

     - списание подотчетных сумм по  первичным документам неустановленной  формы;

     - списание подотчетных сумм по  неправильно оформленным первичным  документам;

     - списание подотчетных сумм по  первичным документам, выписанным на другое лицо.

     2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов:

     - отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

     - отсутствие командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания  в командировке;