Проверка учета и сохранности денежных средств и денежных документов

Записи кассира, частные расписки, квитанции и не полностью оформленные документы не принимаются во внимание при составлении кассового отчета для целей ревизии и подсчета остатка наличных денег, и считаются недостачей. Возникновение таких фактов следует перечислить в акте ревизии в качестве нарушения кассовой дисциплины с указанием получателей денег, суммы и целей выдачи. Если при проверке обнаружены недостача или излишек денег, денежных документов и бланков строгой отчетности, то у кассира берется письменное объяснение о причинах выявленных расхождений. В этих целях лицо, ответственное за ведение кассы, обязано дать объяснения, а ревизор должен проверить достоверность объяснений. Если недостача или излишек по кассе образовались в результате нарушения правил ведения кассовых операций или злоупотреблений, ревизор может потребовать отстранения кассира от занимаемой должности или передачи материалов на виновных лиц в правоохранительные органы

На обнаруженные излишки денежных средств составляется приходный кассовый ордер, который заносится в кассовую книгу, а излишки сдаются в доход бюджета. При выявлении в ходе ревизии недостачи наличных денег должны быть приняты меры к взысканию.

Далее проверяется соблюдение последовательности нумерации приходных и расходных кассовых документов в кассе, сопоставление этой нумерации с документами по предыдущему отчету кассира. Расхождение в номерах можно указывать на умышленное изъятие отдельных документов.

На практике встречаются следующие приемы использования недоброкачественных первичных документов:

- к отчету подшиваются первичные документы, изъятые из архива, которые могут отличаться цветом, видом (пожелтевшие, выцветшие, помятые, проколотые, со следами от подшивки), формой, подтертыми датами, подписями и т.п.;

- травление, подчистка, дописка документов и т.п.;

- качественно сделанные копии.

Ревизор должен отличать признаки копий, произведенных на средствах тиражирования. С помощью лупы или на просвет ревизор может обнаружить внесенные исправления или копирование документов. Подделку документов проще обнаружить при внимательной сверке номеров, дат, подписей. Обычно учесть в копии все отметки в документе, проходящем через многих исполнителей, не удается. Документы, не соответствующие требованиям Положения о ведении кассовых операций, не признаются оправдательными. В процессе ревизии необходимо тщательно проверять достоверность операций, отраженных в таких документах.

Приходные и расходные кассовые документы должны проверяться сплошным порядком с целью выявления: случаев хищения денежных средств; незаконного и нецелесообразного использования их; нарушений правильности оформления документов

После просмотра документов, изъятых из кассы, составляется отчет кассира на момент проверки. В ведомости на выплату заработной платы, премий и т. д., по которой не получено значительное количество денег, можно не делать операции по депонированию и таким образом не включать в отчет кассира, а учитывать эти деньги в качестве наличных. В противном случае ведомость закрывается, а денежные средства депонируются.

На следующем этапе кассир пересчитывает наличность по купюрам, а результат записывается в акт. В кассе запрещено хранить деньги, не принадлежащие предприятию. Если в кассе находятся деньги профкома, касса взаимопомощи, то ревизор перед началом проверки должен затребовать справку из бухгалтерии об остатке таких средств по данным учета.

При проверке фактического наличия ревизор должен осмотреть все отделения и ячейки кассы, чтобы не допустить сокрытия или неполного предъявления денежных средств для пересчета.

Фактическое наличие денежных средств сверяют с остатками по данным бухгалтерского учета и выводят результат инвентаризации кассы, в котором излишек приходуется, а недостача списывается на кассира.

На следующем этапе ревизору необходимо ознакомиться с актами проверки кассы иными проверяющими и установить наиболее характерные недостатки и нарушения. Одновременно устанавливают наличие актов внезапной ревизии главным бухгалтером или уполномоченным лицом. После изучения указанных документов целесообразно рассмотреть журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и оценить его соответствие данным кассовой книги.

На следующем этапе проверяется соблюдение лимита остатка денежной наличности.

Непосредственную проверку кассовых операций начинают с оценки полноты оприходования полученных в банке наличных денег. Такая проверка проводится путем сравнения записей в кассовой книге и отчете кассира с чековыми книжками и выписками банка. В выписках банка получение наличных денег отражается отдельным шифром. Для ускорения проверки операции по этому шифру выписываются и сравниваются с суммами на корешках чеков и оприходованными суммами по кассовой книге на основании приходно-кассовых ордеров. Испорченные и аннулированные чеки должны быть прикреплены к корешкам чеков в чековой книжке с соответствующими пометками на них. В случаях исправлений, подчистки следует провести сверку записей в выписках банка с подлинными записями в лицевых счетах, хранящихся в обслуживаемом банке.

Далее проверка продолжается по однородным поступлениям денег в кассу.

Продажа ТМЦ за наличный расчет. Такие операции проверяются путем сравнения записей в кассовой книге со стоимостью проданных ТМЦ. Важно сравнивать со стоимостью ТМЦ, определенной по данным отпуска ценностей, определенным по отчетам и расходным документам склада. Аналогично проверяется полнота оприходованной наличной выручки за выполненные работы и услуги, когда сверяются суммы прошедшие по кассе, с данными, указанными в актах выполненных работ и отраженными в книге продаж в качестве доходов.

Выплата заработной платы. Документы на выплату заработной платы рассматриваются с позиции правильности арифметических расчетов, наличия подписей в получении денег. Выявление незаконных выплат и списание денежных средств из кассы осуществляется путем сравнения платежных ведомостей и РКО, а также сравнения этих документов с ведомостями по начислению заработной платы. При появлении сомнений ведомости могут быть сопоставлены с информацией о должностных окладах, табелем учета рабочего времени, приказами на отпуска, увольнение работников. При возникновении неоднозначных ситуаций можно произвести сверку подписи одних и тех же лиц в различных платежных документах и в личном деле по учету кадров.

Выплата депонированной заработной платы. Суммы такой заработной платы следует сопоставить с числящейся задолженностью в разрезе отдельных лиц.

Выплата премий. Необходимо наличие приказов и решений по предприятию. При многократной выплате премий одним и тем же лицам целесообразно включить в накопительную ведомость все выплаченные премии с указанием номеров приказов. Это позволит выявить факт двойной оплаты по одному приказу.

Приобретение ТМЦ за наличный расчет. Правильность отражения этих операций определяется путем сравнения приходных документов складов с документами, предоставленными подотчетными лицами и кассовыми документами на выдачу средств в подотчет. Если у ревизора возникли сомнения о достоверности рассматриваемых документов, на данном этапе он может лишь ограничиться опросом лиц, на которых оформлена выдача денежных средств.

Расходование наличных денег с одновременным списанием их на счета затрат (Д20, 25, 26, К50). Необходимо проверить фактическое получение и подтверждение расходования денег у тех лиц, которыми были получены денежные средства. Это необходимо для того, чтобы установить правовой статус нарушения - неправильная корреспонденция счетов, либо факты подложных хозяйственных операций.

Оплата наличных другими организациям. Эти выплаты сверяют с данными о состоянии расчетов с этими организациями, наиболее действенный метод здесь - встречная проверка.

Подвергается проверке также правильность взимания и полнота оприходования квартирной платы, оплаты коммунальных услуг, за содержание детей в дошкольных детских учреждениях и других поступлений. В этом случае пользуются встречной проверкой операций, получают письменные и устные объяснения соответствующих лиц.

При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге. Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Одновременно с кассовыми операциями следует проверять реальность денежных средств в пути, к которым относятся:

- денежные средства, сданные в банк, по которым еще нет банковской выписки о зачислении на расчетный счет организации;

- денежные средства, сданные инкассаторам на перевозку в банк или из банка;

- денежные средства, перевозимые инкассаторами из операционной кассы в кассу организации.

При ревизии этих средств сначала проверяется фактическое состояние денежных средств в пути на день ревизии (или на другое ближайшее число) путем тщательной проверки каждой квитанции банка или копии препроводительной ведомости на выручку, сданную в банк, но не зачисленную на расчетный счет организации на эту дату. Затем проверяются обороты, т.е. операции с денежными средствами в пути, посредством сверки квитанций банка или копий препроводительных ведомостей на сданную выручку с выписками банка о зачислении сумм на расчетный счет организации. В результате этого выясняются полнота и своевременность зачисления, а также отражения банком денежной выручки организации на его расчетном счете

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе акта ревизии либо аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

При проверке кассовых операций наиболее часто выявляются следующие нарушения:

1. Прямое хищение денежных средств; оно может быть прикрытым, т.е. оформленным незаконными документами (расписками частных лиц, просьбами о выдаче денег и т.д.). Данный расход, по сути, является растратой. Ничем не прикрытое хищение может быть не только вследствие прямой растраты, но временным незаконным заимствованием денег. В обоих случаях нарушение легко выявляется посредствам внезапной инвентаризации, а впоследствии ревизор выясняет обстоятельства, способствующие подобной ситуации.

2. Неоприходование и присвоение полученных денег:

а) из банка, что проверяется встречной проверкой кассы и банка;

б) от разных лиц и организаций, что также выявляется встречной проверкой. Одно из нарушений - присвоение денежных средств, полученных в качестве оплаты задолженности от уволенных лиц. Поэтому, когда за уволившимся числится значительная задолженность, требуется проводить детальные процедуры проверки.

3. Излишнее списание денег по кассе - возможно неоднократное использование одних и тех же кассовых документов, поэтому особое значение имеет наличие особых приложений к кассовым ордерам. Здесь возможен неправильный подсчет итогов, списание денежных средств без оснований или по подложной документации. Подлоги в законно оформленном документе связаны с увеличением денежных средств по списанию.

4. Присвоение денежных средств законно начисленных разным лицам организациям. К числу методов проверки относится опрос и встречная проверка документов.

Результаты ревизии кассы оформляются отдельным актом. Один экземпляр акта вручается главному бухгалтеру или заместителю руководителя проверяемого учреждения.

Для его составления ревизор в процессе проверки должен записывать в особую тетрадь, называемую рабочим дневником ревизора, все выявленные им факты нарушений законодательства, нормативных актов и устава предприятия.

В акте ревизии ревизующие должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения. Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

В акте ревизии не допускаются выводы, предположения и факты, не подтвержденные документами или результатами проверок, сведениями из материалов правоохранительных органов и ссылками на показания, данные следственным органам. В акте не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных, материально ответственных лиц ревизуемой организации, квалифицироваться их поступки, намерения и цели.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к краткости изложения.

Акт подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации. Один экземпляр акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы, вручается руководителю ревизуемой организации под роспись в получении с указанием даты получения.