Учет денежных средств и документное оформление

1. Учет денежных средств и денежных документов
2. Учет кассовых операций
3. Учет средств на расчетном, текущем и других счетах
4. Расчеты платежными поручениями
5. Расчеты аккредитивами
6. Расчеты чеками
7. Расчеты по инкассо
8. Расчеты платежными требованиями — поручениями
9. Заключение

1. Учет денежных  средств и денежных  документов

Хозяйственные связи — необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции, Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое — их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком

С момента создания предприятия у него появляются денежные средства: вначале — перечисленные на расчетный счет предприятия его учредителями, затем — полученные от клиентов за проданные товары или оказанные услуги.

В соответствии с п.1 ст.140 Гражданского кодекса Российской Федерации законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации является рубль.

Согласно п. 2 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

Денежные средства организаций находятся в кассе  в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в  выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и  т. д.

Если Ваше предприятие  осуществляет розничную торговлю или оказывает услуги населению за наличный расчет, то оно будет иметь в своем распоряжении наличные денежные средства в виде банкнот и монет, которые должны храниться в кассе только в размере лимита, установленного обслуживающим банком, а далее инкассироваться (сдаваться на хранение в банк) через определенные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно).

Возможны расчеты  векселями — долговыми обязательствами установленной гражданским законодательством формы — которые имеют особую форму учета.

Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:

• своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;
• оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;
• контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;
• контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;
• контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;
• своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами.

Своевременная информация о временном высвобождении  денежных средств даст Вам возможность  разместить их на депозите или инвестировать  в акции, облигации наряду с другими  ценными бумагами для получения дополнительного дохода.

2. Учет кассовых  операций

Порядок хранения и расходования денежных средств  в кассе регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40); (далее по тексту — Порядок ведения кассовых операций).

Для осуществления  расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные  расходы и т.п.) предприятие должно иметь кассу.

Помещение кассы  должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств.

Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия — кассир.

После издания  приказа (решения, постановления) о  назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством  о материальной ответственности  рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

При небольшом объеме движения денежных средств в кассе обязанности кассира целесообразно возложить на одного из работников в порядке совмещения.

Предприятие может  иметь наличные деньги в кассе  в пределах, устанавливаемых банком, обслуживающим это предприятие  по согласованию с его руководителем в соответствии с банковскими правилами.

Наличные деньги в размерах, превышающих, установленные  банком пределы могут храниться  только в период выплаты заработной платы, но не дольше трех дней.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

1. оформление первичных документов по приходу и расходу;
2. регистрация первичных документов в журнале регистрации;
3. записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
4. сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег — по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.

Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные ордера — руководитель организации и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены четко и  ясно чернилами или шариковыми ручками  или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Оплата труда, выплата пособий по социальному  страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном  порядке могут оформляться и  разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные и  расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться с применением  средств вычислительной техники. При  этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления  и выдачи наличных денег предприятия  учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие  ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и  неоговоренные исправления в  кассовой книге не допускаются. Сделанные  исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу  же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому  заменяющему его документу. Ежедневно  в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним  за каждый месяц должно автоматически  печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после  получения машинограмм «Вкладной  лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления  указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения  сохранности и удобства использования  машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег  из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Кассовая книга (в рублях)

На каждом предприятии  в сроки, установленные руководителем  предприятия, но не реже одного раза в  месяц, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В настоящее  время Центральный банк Указанием  от 14.11.2001г. №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными  деньгами в Российской Федерации  между юридическими лицами по одной сделке» установил в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами в сумме 60 тысяч рублей.