Проверка учета и сохранности денежных средств и денежных документов

Фактический контроль предполагает проверку контролируемых объектов в натуре путем инвентаризации, осмотра материальных объектов, контрольного завеса и т.д.

В зависимости от субъекта контроля различают следующие его виды.

Государственный финансовый контроль - неотъемлемая часть государственного устройства, одна из важнейших функций управления страной, обязательное условие нормального функционирования финансово-кредитной системы. Его цель - контроль над исполнением государственного бюджета и внебюджетных фондов, организацией денежного обращения, использованием кредитных ресурсов, состоянием государственного внутреннего долга, государственных резервов, осуществлением финансовых и налоговых льгот; а также контроль над своевременным и полным поступлением всех видов государственных доходов, использованием кредитных и привлеченных средств на покрытие дефицита госбюджета, своевременным финансированием затрат на социальную сферу, в том числе на оплату труда, выплаты пенсий, стипендий и других социальных выплат.

Негосударственный финансовый контроль необходим как информация о результатах деятельности всех предприятий для принятия решений в области экономики, бюджетной политики и налогообложения. С этой целью создан вид контроля - аудит.

Аудит построен на принципе полного хозрасчета, проводимого на основе договора между хозяйствующим субъектом и аудитором. Целью аудита является выражение мнения о достоверности финансовой отчетности и соответствии порядка ведения бухучета законодательству РФ.

В зависимости от того, кто проводит проверку, аудит подразделяют на внутренний и внешний. Внутренний аудит осуществляется внутрифирменной аудиторской службой и направлен на повышение эффективности управленческих решений по экономичному и рациональному использованию ресурсов предприятия с целью максимизации прибыли и рентабельности. Внешний аудит выполняют специальные аудиторские фирмы. Основной задачей данного вида аудита является установление достоверности и дача заключения по финансовому отчету проверяемого предприятия, а также разработка рекомендаций по устранению имеющихся недостатков.

К негосударственному контролю относится контроль со стороны коммерческих банков, которые в соответствии с действующим законодательством обязаны контролировать соблюдение клиентами установленного государством порядка ведения расчетно-кассовых операций и валютного законодательства. В случае предоставления ссуды контролировать, платежеспособность и ликвидность клиента для большей вероятности возврата ссуды с причитающимися процентами в установленный срок. Такой контроль со стороны банков - важный элемент управления кредитным риском.

Общественный финансовый контроль осуществляется неправительственными организациями и отдельными физическими лицами на основе добровольности и безвозмездности. К общественному финансовому контролю можно отнести контроль со стороны профсоюзов. Профсоюзные организации осуществляют контроль лишь косвенно, контролируя соблюдение трудового законодательства, условий труда и оплаты на предприятиях различных форм собственности.

Внутрихозяйственный контроль осуществляется финансово-экономическими службами предприятий (бухгалтерией, финансовыми отделами и др.). В ходе проведения данного вида контроля могут проверяться вопросы, связанные с уплатой налогов в бюджет и налоговым планированием, с использованием выделенных бюджетных средств.

Правовой контроль проводится правоохранительными органами в форме ревизий, судебно-бухгалтерской экспертизы.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Под плановой выездной проверкой понимается проверка деятельности организации, проводимая группой инспекторов по месту нахождения и/или ведения деятельности организации, включенная в план выездных проверок контрольной службы. Плановая выездная проверка проводится с предварительным уведомлением организации. Проверка организации, не включенная в план выездных проверок, является внеплановой - проводится группой инспекторов по месту нахождения и/или ведения деятельности организации и назначается с целью проверки исполнения предписаний об устранении выявленных нарушений, исполнения требования законодательства и в иных случаях, предусмотренных соответствующими законами и нормативными актами.

В зависимости от момента совершения контролируемых операций различают следующие виды контроля: предварительный; текущий (оперативный); последующий.

В зависимости от охвата операций управляемого субъекта в ходе осуществления контроля различают следующие виды контроля: тематический (частичный); комплексный (полный).

Тематические контрольные проверки -- это форма текущего финансового контроля однородных хозяйственных операций, выполняемых предприятиями, например использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

При тематических проверках, в отличие от текущего обследования, где применяются в основном методы фактического контроля, - используются планово-нормативная и договорная информация, данные бухгалтерского учета, хронометражные наблюдения, проводятся выборочные инвентаризации ценностей.

Комплексными, как правило, являются ревизии всей финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений и организаций. Основные задачи комплексной ревизии -- всесторонняя проверка состояния экономики предприятий, учреждений и организаций, анализ их производственной и операционной деятельности. Для проведения комплексной ревизии создается ревизионная группа во главе с руководящим должностным лицом. В состав группы включаются специалисты, способные глубоко проверить и дать объективную оценку производственной и финансово-хозяйственной деятельности.

 

 

2. Проверка учета и сохранности денежных средств и денежных документов

 

2.1 Задачи, цели и источники данных ревизии денежных средств

 

Ревизия денежных средств является традиционным направлением, с которого начинается проверка. Денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и мобильных активов. Завершая кругооборот средств хозяйства и будучи исходным пунктом нового кругооборота, денежные операции носят массовый характер применения и наиболее уязвимы с точки зрения различного рода нарушений и злоупотреблений. Наличные денежные средства представляют наиболее рисковый объект потенциальных искажений официальных данных.

Ревизия операций с денежными средствами включает проверку кассовых, банковских и валютных операций, осуществляемых организацией. Операции, связанные с движением денежных средств, должны проверяться, как правило, сплошным методом. Основная цель проверки - законность, достоверность и хозяйственная целесообразность совершенных операций на счетах, отражающих движения денежных средств.

В составе самих денежных средств наиболее подвижный характер имеют наличные, движение которых оформляется посредством кассовых операций.

Учет кассовых операций осуществляется на основании Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Банк России установил единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализаций помещений касс предприятий.

1. Кассы предприятий относятся к объектам и помещениям группы «А», оборудованным по высшей категории укрепленности.

2. Хранение денежных документов и ключей - дублеров.

3. Порядок ведения кассовых операций и транспортировка денежных средств.

4. Учет денежных средств. Кассовая книга формы КО - 4.

5. Кассовые ордера: приходный кассовый ордер (форма №КО-1) и расходный кассовый ордер (форма №КО-2). Работа с ними.

6. Порядок выдачи денег из кассы.

Целью ревизии кассовых операций являются проверки соблюдения:

• условий ранения и сохранности наличных денег и других ценностей в кассе и при доставке их из банка;
• установленного порядка хранения чековых книжек, корешков чеков и получения по ним денег;
• правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;
• лимита хранения наличных денег в кассе;
• порядка выдачи денег в подотчет на командировочные и хозяйственные расходы и другие нужды;
• своевременности и полноты оприходования наличных денег, полученных из банков, от юридических и физических лиц;
• кассовой дисциплины при производстве кассовых операций;
• учета кассовых операций и ведения кассовой книги и книг аналитического учета по другим ценностям, хранящимся в кассе;
• порядка расчета наличностью с юридическими лицами за отгруженную продукцию (работы, услуги) и другие материальные ценности;
• использования по назначению полученных по чекам из банков наличных денег;
• полноты и своевременности возврата в банки по окончании рабочего дня сверхлимитных остатков наличных денег;
• наличия случаев выдачи наличных денег посторонним лицам без оформленных доверенностей.

Источники информации при проверке кассовых операций являются:

- первичные документы по оформлению приема и выдачи наличных денег (кассовые приходные и расходные ордера, формы КО-1; КО-2);

- кассовая книга (форма КО-4);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3; КО-3а);

- книга учета принятых и выданных кассиром денег (форма КО-5);

- первичные оправдательные документы к кассовым документам;

- учетные регистры по счетам 50 «Касса», 51»Расчетный счет», 56 «Денежные документы», другим расчетным счетам, корреспонденция которых связана со счетом 50; по балансовому счету 006 «Бланки строгой отчетности», балансы и другие отчетные формы.

Проверяя кассовые операции, необходимо установить как соблюдается порядок ведения кассовых операций, кассовая дисциплина, законность и целесообразность совершенных операций с наличными деньгами.

Основные этапы проверки кассовых операций:

Инвентаризация фактического остатка наличных денег в кассе и соответствие его учетным данным по кассовой книге.

Проверка по приходным и расходным ордерам полноты и своевременности оприходования списания наличных денег по кассовой книге.

Проверка наличия оправдательных документов к приходным и расходным ордерам, на основании которых они оформлены.

Проверка законности совершенных хозяйственных операций.

Проверка фактического наличия других ценностей, хранящихся в кассе (ценных бумаг, ценных подарков, драгоценных вещей и других ценностей), которые в соответствии с нормативными документами надлежит хранить в кассе.

Проверка итогов в кассовой книге и других учетных регистрах (журналах-ордерах, ведомостях).

Обеспечение сохранности денежных средств при их получении, доставке из банка (предприятия), хранении и выдаче на предприятии.

Проверка полноты оприходования по местам хранения закупленных материальных ценностей и отражение прихода по соответствующим книгам учета.

Проверка наличия письменного договора о полной материальной ответственности с кассиром.

Помимо описанных выше приемов и методов проведения проверок кассовых операций в программу рекомендуется включить и следующие вопросы:

проводятся ли на предприятии внезапные проверки остатков денежной наличности в кассе. Если проводятся, то кто осуществляет такие проверки;

снимаются ли остатки денег в кассе перед составлением бухгалтерской отчетности;

на кого возложены функции оформления приходных и расходных кассовых ордеров, обращая при этом особое внимание на недопущение их оформления кассиром;

кто осуществляет прием от кассира кассовых отчетов и оправдательных документов к ним;

допускается ли кассиром внесение в кассовую книгу неоговоренных исправлений в произведенные ранее записи;

осуществляется ли надлежащий учет депонированных сумм.

Если в организации осуществляется автоматизация кассовых операций, дополнительно проверяют правильность работы программных средств, с помощью которых обрабатываются кассовые операции и документы.

 

2.2 Ревизия денежных средств и операций с ними

 

Важнейшим условием ревизии кассы является ее внезапность.

Сразу же после прибытия на предприятие и предъявления приказа о назначении ревизии должна быть незамедлительно проведена инвентаризация наличных денежных средств в кассе. Если по уважительным причинам задерживается начало ревизии, кассу необходимо немедленно опечатать. Касса проверяется ревизором совместно с представителями бухгалтерии, либо главным бухгалтером в обязательном присутствии кассира. На время ревизии все кассовые операции прекращаются.

В процессе проверки материально ответственное лицо по кассе обязано составить отчет об операциях кассы за текущий день, вывести по кассовой книге остаток денег на день ревизии и на последнем отчете, дать расписку, что все приходные и расходные кассовые документы включены в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и не списанных в расход денег не имеется. Кассир предъявляет все имеющиеся в кассе документы по движению денег.

Необходимо проверить наличие письменных договоров о материальной ответственности с лицами, которые ведут кассы, а также с лицами, на которых приказами руководителей учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, возложены обязанности по выдаче заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и др.

Денежное наличие проверяется путем полного перерасчета всех денег, находящихся в кассе. Закончив пересчет наличных денег, ревизор проверяет наличие в кассе денежных документов (марок, проездных билетов), бланков строгой отчетности (бланки трудовых книжек, вкладыши к трудовым книжкам, квитанционные книжки судебных исполнителей), ценных бумаг (оплаченные талоны на бензин и масло, на питание и тому подобное, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки госпошлины и т. п.). Фактические остатки денег, денежных документов и бланков строгой отчетности сопоставляются с остатками по данным бухгалтерского учета.