Комплексная система управления затратами

Автор: Aндpeй Алексеевич Пoпoв, кандидат экономических наук, преподаватель дисциплины "Финансы организаций (предприятий)" кафедры финансов и кредита экономического факультета Воронежского государственного университета.

Составление бюджетов является неотъемлемым элементом общего процесса планирования, а не только его финансовой части. Механизм бюджетного планирования доходов  и расходов целесообразно внедрять для обеспечения экономии денежных средств, большей оперативности  в управлении этими средствами, снижения непроизводительных расходов и потерь, а также для повышения достоверности  плановых показателей (в целях налогового планирования). Бюджеты обычно составляются на год, чаще всего с разбивкой  по кварталам.

Бюджет — оперативный финансовый план, составленный, как правило, в рамках до одного года, отражающий расходы и поступления средств по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия. В практике управления финансами фирмы используются два основных вида бюджетов — текущий (оперативный) и капитальный.

Бюджетирование — процесс разработки конкретных бюджетов в соответствии с целями оперативного планирования (например, платежный баланс на предстоящий месяц).

Бюджетирование капитала — процесс разработки конкретных бюджетов по формированию источников капитала (пассивы баланса) и их размещению (активы баланса). Например, прогноз баланса активов и пассивов на предстоящий квартал, полугодие, год.

Бюджетный контроль — текущий контроль за исполнением отдельных показателей доходов и расходов, определенных плановым бюджетом.

Смета — форма  планового расчета, определяющая потребности  предприятия в денежных ресурсах на предстоящий период и последовательность действий по исчислению показателей. В  определенном смысле понятие «смета» является аналогом западного термина «бюджет».

Для составления  бюджетных планов используются следующие  информационные источники:

• данные бухгалтерской отчетности (формы № 1, 2, 4, 5) и выполнения финансовых планов за предшествующий период (месяц, квартал, год);
• договоры (контракты), заключаемые с потребителями продукции и поставщиками материальных ресурсов;
• прогнозные расчеты продаж продукции или планы сбыта исходя из заказов, прогнозы спроса, уровень цен и другие условия рыночной конъюнктуры. На основе показателей сбыта рассчитывается объем производства, затраты на выпуск продукции, прибыль, рентабельность и иные показатели;
• экономические нормативы, утверждаемые законодательными актами (налоговые ставки, нормы амортизационных отчислений, учетная ставка банковского процента, минимальная месячная оплата труда и т. д.);
• утвержденная учетная политика.

Разработанные на основе этих данных финансовые планы  служат руководством (ориентиром) для  финансирования текущих финансово-эксплуатационных потребностей, инвестиционных программ и проектов.

Для организации  эффективной системы бюджетного планирования деятельности предприятия  предлагается составлять следующую  сквозную систему бюджетов:

• материальных затрат;
• потребления энергии;
• фонда оплаты труда;
• амортизационных отчислений;
• прочих расходов;
• погашения ссуд банков;
• налоговый бюджет.

С позиции количественных оценок планирование текущей деятельности заключается в построении так  называемого генерального бюджета, представляющего собой систему  взаимосвязанных операционных и  финансовых бюджетов. Данная система  бюджетов охватывает весь денежный оборот предприятия. Генеральный бюджет предприятия равен сумме всех бюджетов структурных подразделений. Дирекции предприятия целесообразно добиваться более активного участия всех структурных подразделений в подготовке бизнес-плана и консолидированного бюджета. При составлении бюджетов структурных подразделений и служб предприятий необходимо руководствоваться принципом декомпозиции. Он заключается в том, что каждый бюджет более низкого уровня является детализацией бюджета более высокого уровня, т. е. бюджеты цехов и отделов входят в сводный (консолидированный) бюджет предприятия. Оптимальным считается такой бюджет, в котором доходный раздел равен расходной части. При дефиците сводного бюджета возникает необходимость его корректировки посредством увеличения доходов или снижения расходов.

Рассмотрим в  общих чертах логику и смысловое  содержание каждого из бюджетов.

Бюджет  продаж. Цель данного бюджета — рассчитать прогноз объема продаж в целом. Исходя из стратегии развития предприятия, его производственных мощностей и, главное, прогнозов в отношении емкости рынка сбыта определяется количество потенциально реализуемой продукции в натуральных единицах. Прогнозные отпускные цены используются для оценки объема продаж в стоимостном выражении. Расчеты ведутся в разрезе основных видов продукции.

Бюджет  производства. Цель данного бюджета — рассчитать прогноз объема производства товарной продукции исходя из результатов расчета предыдущего бюджета и целевого остатка произведенной, но нереализованной продукции (запасов продукции). Формула расчета для каждого вида продукции выглядит следующим образом:

Q_n = В_пр + О_к - О_н

где Q_n — продукция, предназначенная к выпуску в планируемом периоде;

В_пр — прогноз объема продаж;

О_к — целевой остаток готовой продукции на конец планируемого периода;

О_н — остаток продукции на начало планируемого периода.

Бюджет  прямых затрат сырья  и материалов. На основе данных предыдущего бюджета об объемах производства, а также нормативах затрат сырья на единицу производимой продукции, целевых запасах сырья на начало и конец периода и ценах на сырье и материалы определяются потребности в сырье и материалах, объемы закупок и общая величина расходов на приобретение. Данные формируются как в натуральных единицах, так и в денежном выражении.

Бюджет  прямых затрат труда. Цель данного бюджета — рассчитать общие затраты на привлечение трудовых ресурсов, занятых непосредственно в производстве (в стоимостном выражении). Исходными данными блока являются результаты расчета об объемах производства в бюджете производства. Алгоритм расчета зависит от многих факторов, в том числе от систем нормирования труда и оплаты работников. В частности, если установлены нормативы в часах на производство той или иной продукции или ее компонента, а также тарифная ставка за час работы, можно рассчитать прямые затраты труда.

Бюджет  переменных накладных  расходов. Расчет ведется по статьям накладных расходов (амортизация, электроэнергия, страховка, прочие общецеховые расходы и т.п.) в зависимости от принятого в компании базового показателя (объем производства, прямые затраты труда в часах и др.).

Бюджет  запасов сырья, готовой  продукции. Исходными данными для расчета служат: целевые остатки запасов готовой продукции в натуральных единицах, сырья и материалов (бюджет производства и бюджет прямых затрат сырья и материалов), данные о ценах за единицу сырья и материалов, а также данные о себестоимости готовой продукции.

Бюджет  управленческих и  коммерческих расходов. Здесь исчисляется прогнозная оценка общезаводских (постоянных) накладных расходов. Постатейный состав расходов определяется различными факторами, в том числе и спецификой деятельности компании.

Бюджет  себестоимости реализованной  продукции. Расчет ведется на основании данных предыдущих бюджетов с использованием алгоритмов, определяемых принятой методикой исчисления себестоимости.

Формируемые в  рамках каждого бюджета количественные оценки не только используются по своему предназначению как плановые и контрольные  ориентиры, но и как исходные данные для построения финансового бюджета, под которым в данном случае понимается прогнозная финансовая отчетность в  укрупненной номенклатуре статей.

Логика построения отдельных форм такова.

Прогнозный  отчет о прибылях и убытках. Рассчитывают прогнозные значения: объема продаж, себестоимости реализованной продукции, коммерческих и управленческих расходов, расходов финансового характера (проценты к выплате по ссудам и займам), налогов к уплате и др. Большая часть исходных данных формируется в ходе построения операционных бюджетов. Величину налоговых и прочих обязательных платежей можно рассчитать по среднему проценту.

Инвестиционный  бюджет на основе выбранного критерия эффективности инвестиций определяет, какие долгосрочные активы необходимо приобрести или построить. Влияет на бюджет денежных средств, прогнозный баланс.

Бюджет  движения денежных средств является важнейшим документом по управлению текущим денежным оборотом предприятия. Он разрабатывается на предстоящий год с разбивкой по кварталам и месяцам. С помощью этого документа обеспечивается оперативное финансирование всех хозяйственных операций предприятия. На основе бюджета движения денежных средств предприятие прогнозирует выполнение своих расчетных обязательств перед государством, кредиторами и партнерами, фиксирует происходящие изменения в платежеспособности. Данный документ позволяет планировать поступление собственных средств, а также оценивать потребность в привлечении заемного капитала.

Изменение денежных средств за период определяется денежными  потоками, представляющими собой, с  одной стороны, поступления от покупателей  и заказчиков, прочие поступления  и, с другой стороны, платежи поставщикам, работникам, бюджету, органам социального  страхования и обеспечения и  т. д. В целом между поступлениями  денежных средств, объемом реализации и изменением остатков дебиторской  задолженности существуют следующие  зависимости:

Приток  денежных средств = Выручка  от продаж + Дебиторская  задолженность на начало периода - Остатки  дебиторской задолженности  на конец планового  периода

Для того чтобы  установить сумму денежных поступлений, необходимо определить величину дебиторской  задолженности по состоянию на конец  прогнозируемого периода. Если ожидается, что в предстоящем периоде  характер расчетов с покупателями не изменится, можно использовать средние  остатки дебиторской задолженности  в прогнозируемом периоде.

Существует способ планирования денежных поступлений, основанный на составлении графика погашения  задолженностей покупателей. Так, если по результатам анализа состава  дебиторской задолженности и  характера ее движения известно, что  в среднем 40% задолженности погашается в квартале ее возникновения, 30% —  в следующем квартале, 20% — в  третьем квартале, а 10% обязательств остаются неоплаченными, можно составить  график ожидаемых поступлений. Прогнозирование  прочих поступлений, как правило, бывает затруднено вследствие их эпизодического характера (штрафы, пени, неустойки  к получению и т. д.).

К числу статей, по которым наблюдается наибольший отток денежных средств, относятся  расчеты с поставщиками:

Отток денежных средств = Начальное  сальдо + Увеличение кредиторской задолженности - Конечное сальдо

Увеличение кредиторской задолженности определяется объемом  поступлений материальных ценностей, следовательно:

Увеличение  кредиторской задолженности = Фактическая себестоимость  материалов + НДС  по приобретенным  ценностям

Для определения  необходимого объема закупок можно  воспользоваться следующей зависимостью:

Поступление материальных ценностей = Потребление + Запасы на конец периода - Начальные запасы

Составление бюджета  движения денежных средств позволяет  определить объем прибыли, необходимый  для обеспечения платежеспособности предприятия. В бюджет движения денежных средств на плановый период целесообразно включать следующие показатели, раскрывающие динамику высоколиквидных средств предприятия:

• поступления средств на счет предприятия в текущем периоде за отгруженные товары и оказанные услуги в прошлом периоде;
• поступления оплаты за отгруженные товары и оказанные услуги в текущем периоде;
• динамику доходов от финансовой деятельности (управление фондовым портфелем, доходы от эмиссии ценных бумаг и др.);
• расходование выручки от продаж по основным направлениям: закупка сырья и материалов, оплата труда, постоянные расходы и другие текущие потребности предприятия;
• выплату процентов по кредитам;
• выплату дивидендов;
• инвестиционные расходы;
• величину собственных оборотных средств предприятия (или величину их дефицита).