Информация в управленческом процессе организации

ВВЕДЕНИЕ 

     Переход экономики России на рыночные отношения  вызвал необходимость кардинального  изменения организации, техники  и методики бухгалтерского учета  затрат и калькулирования себестоимости  продукции в соответствии с международной  теорией и практикой систем бухгалтерских и аудиторских нормативных актов и стандартов, а также особенностей функционирования предприятий.

     Система бухгалтерского учета, сформированная в странах с развитой рыночной экономикой, включает финансовый и  управленческий учет. Цель управленческого учета состоит в обеспечении необходимой информацией руководства и менеджеров предприятия для разработки, обоснования и принятия управленческих решений, как в текущей деятельности, так и на перспективу. Зависимость исполнителей от информации была осознана уже давно. Хотя это и не проявлялось настолько явно, необходимость в информации для бизнеса всегда была ощутима. И деятели бизнеса сейчас признают несовершенство источников информации. Для успешной деятельности любой фирмы необходим постоянный поток правдивой и своевременной информации. На основе этой информации принимаются все управленческие решения. Именно в этом и заключается актуальность темы исследования – любая организация предполагает управление, а управление невозможно без наличия необходимой информации.

     Целью данной работы является обозначить необходимость  информационного обеспечения в  управленческом процессе организации.

     Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

• изучить сущность понятия «информация»;
• рассмотреть классификацию информации, для управленческого процесса организации;
• выявить  требования, предъявляемые к управленческой информации;
• определить роль информации в управлении организацией;
• рассмотреть и проанализировать методы сбора и обработки управленческой информации в конкретной организации (ОАО «Арбат»);

     Объектом  исследования является деятельность по сбору информации и принятие решения на ее основе в ОАО «Арбат».

     Структура данной работы включает введение, две  главы: первая -теоретическая, в которой  раскрывается сущность информации и ее необходимость в управлении организации; вторая - практическая, там рассматривается система сбора, обработки информации и принятие управленческого решения на ее основе в ОАО «Арбат»; заключение и список литературы.

     Методологической основой исследования являются нормативные акты по бухгалтерскому учету всех уровней от федерального до внутренних рабочих документов предприятия, а также работы зарубежных и отечественных ученых, таких как: Афанасьев В.А., Безруких П.С., Брагина З.В., Бахрушина М.А., Ветров А.А., Карпова Т.П., Колесников С.Н., Кондратова И.Г., Николаева С.А., Шеремет А. Д.  и др.

       Информационной базой исследования являются данные предприятия полиграфической деятельности, публикации о его производственно-хозяйственной деятельности. 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИЯ КАК КЛЮЧЕВОЙ ФАКТОР В  ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ. 

1.1.  Виды  информации для управленческого  процесса организации. 

     Управление  предприятием представляет собой процесс  координации и регулирования  его деятельности для достижения поставленной цели. Любая служба и работник управления для выполнения своих функций нуждаются в информации. Управление начинается с получения и восприятия информации, оно включает принятие решения на основе информации и завершается контролем выполнения этого решения также на основе соответствующей информации.

     Управленческий  учёт выступает составной частью информационной системы предприятия. Он имеет целью обеспечить администрацию организации, куда входит довольно узкий круг внутренних пользователей, информацией, необходимой для контроля за производственной деятельностью организации и принятия решений по результатам этой деятельности. К такой информации в первую очередь относятся данные о затратах на производство, себестоимости продукции и отдельных ее видов, рентабельности, выпуске и результатах реализации продукции, работ и услуг.

    Современный экономический словарь дает четыре подхода к пониманию информации: 1) любое сообщение о чем-либо; 2) сведения, данные, значения экономических показателей, являющиеся объектами хранения, обработки и передачи и используемые в процессе анализа и выработки экономических решений в управлении; 3) один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других видов ресурсов, в связи с чем эти затраты следует включать в издержки производства и обращения; 4) одна из трех фундаментальных субстанций (вещество, энергия, информация), составляющих сущность мироздания и охватывающих любой продукт мыслительной деятельности, прежде всего знания, образы.

      Среди основных свойств и характеристик  информации исследователи называют количество, ценность, содержание, правдивость, достоверность, полноту, глубину, точность, убедительность, доказательность, новизну, эффективность, оптимальность, оперативность, надежность, выразительность, актуальность, доступность для восприятия, логичность, неподверженность физическому износу, возможность использования при решении различных задач, минимальность затрат при репродуцировании, возрастание социально-экономической эффективности с ростом частоты и фронта использования, практическую однородность с точки зрения технологии обработки, идеальный характер, воспроизводимость, относимость, допустимость и др. Экономисты ввели понятие стоимости информации, которая «включает в себя: время руководителей и подчиненных, затраченное на сбор информации, а также фактические издержки, связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и др.»

    Выделяют  различные виды информации: первичную (исходную), производную (промежуточную) и итоговую; статическую (постоянную) и динамическую (переменную); полную и выборочную; чрезмерную и недостаточную; полезную и ошибочную; информирующую и предназначенную для управления какими-либо процессами. Можно говорить об открытой и закрытой (конфиденциальной) информации; внутренней и внешней и т.д. По содержанию информация может быть экономической, социальной, правовой, политической и другой.

    Для управления организациями используется информация различной природы и формы. Ее выбор определяется такими факторами, как сфера деятельности, отраслевая специфика, технические возможности, размер организации и ее качественные характеристики, особенности внешней среды, стратегия развития, знания и опыт управляющей команды и многими другими. Источники информации также отличаются большим разнообразием - административно-нормативные документы, финансовая отчетность, устные сведения от официальных лиц, деловые коммуникации, средства массовой информации, неформальное общение, текущее наблюдение в ходе трудовой деятельности, специальные исследования и другие.

     Все источники информации можно подразделить на учетные и внеучетные.

     К учетным источникам относятся:

     • бухгалтерский учет и отчетность;

     • статистический учет и отчетность;

     • оперативный учет и отчетность;

     • выборочные учетные данные.

     В бухгалтерском учете и отчетности наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции с целью контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная характеристика многообразных хозяйственных операций, обобщенная характеристика всей совокупности средств хозяйства по составу и размещению, источникам образования и целевому назначению.

     Статистический  учет и отчетность отражают совокупность массовых явлений и процессов, характеризуют их с количественной стороны (в увязке с качественной стороной), позволяют выявить определенные экономические закономерности, служат важным источником информации. Это особенно относится к отраслевым, межотраслевым и территориальным объединениям (концернам, акционерным обществам, товариществам с ограниченной ответственностью и др.). При специфических методах наблюдения статистика во многом опирается на данные бухгалтерского учета.

     Оперативный учет и отчетность, применяемые на отдельных участках хозяйственной  деятельности организаций, обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации. Для текущего управления подобная информация неоценима. При управлении сбытом, например, невозможно обойтись без оперативных данных о ежедневной (а в некоторых случаях и ежесменной) выручке за проданные товары. Директора организаций, руководители внутренних подразделений довольно часто ведут оперативную регистрацию важнейших хозяйственных процессов и операций, делают примерные расчеты и прикидки, намечают неотложные мероприятия. Такую «карманную бухгалтерию» используют руководящие работники, которые сами осуществляют оперативный анализ.

     Выборочные  учетные данные помогают углубить и  детализировать показатели отчетности. За последние годы отчетность значительно сокращена. В этих условиях получили распространение эпизодические выборки, наблюдения, углубленные проверки. Выборочные данные следует рассматривать как источник учетного характера, поскольку их черпают из текущего бухгалтерского учета и первичной документации.

     К внеучетным источникам относятся:

     • материалы внутриведомственной  и вневедомственной ревизии, внешнего и внутреннего аудита;

     • материалы лабораторного и врачебно-санитарного  контроля;

     • материалы проверок налоговой службой;

     • материалы постоянно действующих производственных совещаний;

     • материалы собраний трудовых коллективов;

     • материалы печати;

     • объяснительные и докладные записки, переписка с вышестоящей организацией, финансовыми и кредитными организациями;

     • материалы, получаемые в результате личных контактов с исполнителями.

     Управление  выполнением бизнес-плана и бюджетов (смет) невозможно без привлечения соответствующих планово-нормативных данных. Такие данные содержатся, прежде всего, в производственно-финансовом плане промышленного предприятия и торгово-финансовом плане торговой организации. Помимо данных утвержденного плана, привлекается довольно обширный нормативный материал, содержащийся в производственных паспортах, ценниках, прейскурантах, справочниках и др.

     Техническая информация также используется как элемент информационной системы. К ней относится в основном техническая и технологическая документация (паспорта машин и оборудования, чертежи, спецификация и т.п.), характеризующая уровень техники и технологии, технический уровень и качество продукции. Техническую информацию получают из перспективных разработок технологов и проектировщиков, используют результаты организационно-технических мероприятий, патентную информацию, сведения об отечественных и зарубежных аналогах.

     Управленческую  деятельность можно условно разделить  на три основные категории. И именно они, на наш взгляд, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.

     Информация  по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.

     Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.