ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

     ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

     «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

     ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ (МЭСИ)»

     МИНСКИЙ ФИЛИАЛ

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ 
 
 
 
 
 
 
 

     КУРСОВАЯ  РАБОТА

     по  дисциплине

     «Теория организации» 
 

     Тема: «Информация и ее роль в организации» 
 
 
 
 
 

     Выполнил:

     студентка 2 курса

     группы   43МО           Сорокина Н.Н. 
 

     Старший преподаватель:        Цветкова Е.Н. 
 
 
 
 
 

     Минск

     2009

     СОДЕРЖАНИЕ

 

  Введение

 

     Любой аппарат управления (контора, офис) представляет собой 
«фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно собственно промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии. Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В тех же формах офис и производит информацию.

     Это могут быть:

• данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;
• документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;
• устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

     Между процессом получения и распространения  информации 
аппарат выполняет ряд разнообразных действий.

     Он  может: 1) преобразовать информацию (например, информацию о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе);

     2) объединять информацию (например, информацию о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных запасах);

      3) накапливать информацию (например, информацию о продажах 
для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).

     Как правило, аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции — решений. Это могут быть решения: а) местного и оперативного характера, такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен; б) долгосрочного, стратегического характера — решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделий, вхождением в корпорацию и выходом из нее.

     Таким образом, аппарат управления — это «фабрики, обрабатывающие информацию», с выходом продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей. К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (информацию), относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства. Звенья аппарата, производящие продукцию и того и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения.

     Руководство предприятий должно заниматься вопросами  продуктивности «фабрик информации»  точно так же, как и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат. Это может быть больший объем информации (например, больше писем или технических инструкций); более высокое качество информации (более читабельные тексты, 
с меньшим количеством ошибок); более своевременная информация (техническая инструкция составляется одновременно с модификацией продукта). Применительно к решениям повышение продуктивности — это увеличение стоимости решений на единицу затрат. Практически это означает: большее число решений (например, на основе выбора из большего числа вариантов закупок и продаж или предложений рабочей силы); более высокое качество решения (выбор, который приводит к увеличению прибыли или улучшению качества работы подразделения); более своевременные решения (выбор, который оперативнее реагирует на изменение условий).

     Оценка  продуктивности работы аппарата управления представляет известную сложность. Тщательный анализ и точное измерение часто подменяются экспертными оценками и наблюдениями. Определенный интерес представляет ранжирование информации, используемой в организациях в условиях рыночной экономики.

     Высший  менеджмент начинает осознавать, какое  важное воздействие оказывают информационно-технологические  решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

• каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;
• что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;
• в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;
• какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

 

1. Техническое оснащение управленческой деятельности

     Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений  в сфере ИТ:

• высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;
• специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
• менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
• менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия.

     В общих чертах техническое оснащение  деятельности аппарата 
управления может включать:

• оргтехнические блоки, оснащенные микрокомпьютерами, 
  расположенными на рабочих местах практически каждого служащего — от клерка до руководителя предприятия;
• программы, которые обеспечивают взаимодействие человека 
  и машины, включают необходимые средства для обработки информации и отражают накопленный опыт аппарата управления;
• коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и с центральными процессорами, а также с внешними источниками информации;
• устройства совместного пользования, такие, как электронные 
  файлы, печатающие и сканирующие устройства, доступные всем 
  оргтехническим блокам через линии связи.

 

     Оргтехнический  блок приходит на смену системам, включающим 
персональные компьютеры, редактирующие устройства и электронные пишущие машинки. Его сердцевиной становится микрокомпьютер с мощностью обработки, равной, по крайней мере, мощности современного мини-компьютера, со значительным объемом быстродействующей внутренней памяти, а также внешней памяти большой емкости, такой, как в современных флоппи-дисках. 
Значительная часть электронной мощности оргтехнического блока 
используется для обеспечения надежной связи между пользователем 
и машиной. Средства обменной внешней памяти применяются для 
ввода новых программ (программное обеспечение) и данных в оргтехнический блок, а также для хранения данных, которые нужны 
для работы. Устанавливается дисплей с высококачественным черно-белым или цветным изображением, с экраном размером в одну страницу или более.

     Составной частью оргтехнического блока становится система 
автоматической связи, которая берет на себя функции современного телефона, с обширным списком номеров. Она позволяет автоматически передавать устные сообщения целому ряду получателей, оргтехнические блоки которых хранят эти сообщения до тех пор, пока они не найдут время прослушать их. Оргтехнические блоки пока обладают очень ограниченной возможностью «распознавать» речь, поэтому она не может быть использована для прямого ввода информации. Клавиатура и указатель дают возможность пользователю вводить в той или иной форме как текстовую, так и графическую информацию, а также реагировать на запросы и другую информацию, поступающую с микрокомпьютера.

     Несмотря  на то, что в целом все оргтехнические блоки будут аналогичными, их компоненты будут отличаться размером и качеством дисплея, пультом и памятью, а также числом и типами дополнительно используемого ими периферийного оборудования (такого, как печатающие устройства) в зависимости от специфики групп офисов.

     Оргтехнический  блок клерка включает главным образом дисплей и пульт с небольшим печатающим устройством; объем памяти и объем обрабатываемой информации здесь не имеют большого значения.

     Оргтехнический  блок секретаря представляет собой высококачественный черно-белый дисплей размером в развернутый лист, способный показывать разнообразные шрифты, а также локальные печатающие устройства, которые размножают документы и осуществляют их максимальную передачу. Документы офиса хранятся в локальных файлах большой емкости со съемными носителями. Оргтехнический блок секретаря оснащен средствами, работающими по команде, передаваемой с голоса непосредственно или по телефону. Возможно установление распознавательного устройства (способного узнавать буквы) для превращения имеющихся письменных документов в форму, поддающуюся электронной обработке.

     Оргтехнические  блоки специалистов включают цветные дисплеи 
и локальные цветные комбинированные устройства для печати и 
построения графиков. Полезными здесь являются память большой 
емкости и съемные запоминающие устройства. Большое значение 
придается пульту с совершенными приспособлениями для ввода 
графической информации. В основном эти блоки отличаются программным обеспечением.

     Оргтехнические  блоки управляющих включают цветные дисплеи, небольшие пульты и устройства для ввода данных, а также совершенные аннотирующие устройства, работающие по команде с голоса непосредственно и по телефону, а также небольшие локальные файлы.

     Оргтехнический  блок руководителя высшего уровня представляет собой телефонный комплекс, снабженный небольшими высококачественными дисплеями, устройство для выбора абонента связи и компактный пульт для ограниченного ввода данных. Имеются локальные съемные емкости средних размеров для хранения данных, а также такие оргтехнические блоки, которыми можно пользоваться вне офиса.

 

2. Информационная  система и информационные технологии как средства информационного  менеджмента

 

     Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых – основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие – постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

     Рыночная  экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

     Информационная  система управления – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.