Информация и ее роль в организации

     Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать. 

     

3. Формирование  БД. Информационные БД включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании БД должен быть решён ряд вопросов:

• Система хранения и обновления данных;

• Вопрос об основной увязке данных;
• Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в БД.

     Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. БД должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание БД – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности. 

     

4. Создание  пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной ИС – необходимое условие.

 

3. Влияние информационной системы  на организационную структуру

 
 

     Первые  исследования  указывают на то, что, прежде всего ИС сокращает число менеджеров средней руки, так как проанализированная информация может поступать уже непосредственно главному менеджеру. Но современные исследования критикуют эту теорию. Они говорят о том, что нельзя забывать о других функциях менеджеров, которые не могут управляться ИС, и что подобное влияние – это всего лишь одно из многих, и говорить о нем как о тренде не имеет смысла. Теоретически ИС может уменьшить средний уровень иерархии, но увеличивает при этом высший, улучшая обратную связь.

     Другие  теории говорят о том, что ИС поставляет средним менеджерам гораздо больше информации, ввиду чего они принимают  более важные решения и потребность в низшем уровне иерархии отпадает. Результаты видны в структуре типа бриллианта. Также есть социальные теории о малом влиянии ИС  на менеджеров.

     В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению  организационной  структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих производства (производство, сборка, обработка и хранение материалов, хранение и обслуживание инструментов, контроль качества) и появлению новых структурных подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.

     Одна  из тенденций развития информационных технологий приводит к ликвидации промежуточных  звеньев внутри предприятий и  между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом  обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а также между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению организационной структуры предприятия. Ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

     При внедрении информационной технологии в организации необходимо выбрать  одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

     Первая  концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к  организационной структуре и  происходит лишь модернизация методов  работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.

     Основной недостаток такой стратегии – необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии.

     К достоинствам стратегии можно отнести  минимальные степень риска и  затраты.

     Вторая  концепция ориентируется на будущую  структуру фирмы. Существующая структура  будет модернизироваться.

     Данная  стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

     К основным ее недостаткам  следует отнести:

• существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;
• наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

     Достоинствами данной стратегии  являются:

• рационализация организационной структуры фирмы;
• максимальная занятость всех работников;
• высокий профессиональный уровень;
• интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

     Новая информационная технология в фирме  должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались  между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

     Централизация власти.

     Существуют  две тенденции при установлении степени централизации. Первая тенденция  – это централизация власти. Часто  в этом случае имеет место и  централизация принятия решений. Но существует также другая – современные  ИС позволяют принимать важные решения нижним уровням управления. В этом случае мы будем говорить о децентрализации принятия решений. Верхний слой управления делегирует больше ответственности среднему менеджменту, но оставляет за собой возможность контроля. В этом случае мы видим децентрализацию принятия решений и централизацию контроля власти. 
 

     Изменение в формализации.

     ИС  может также повлиять на степень  формализации организации. Здесь под  формализацией понимается степень, в которой организация зависит  от формальных правил и уставов операций. В неформальной организации используется меньше правил и формальных процедур.

     Использование ИС может повлиять во многих направлениях. Большинство старых централизованных систем не являются гибкими. С другой стороны, использование ИС приносит ряд преимуществ. В конце концов, ввиду того, что маленькие организации менее формальны, ИТ может уменьшить формализованность путем уменьшения размеров организации.

 

4. Стратегическая  роль информационной технологии и стратегия  организации.

 

    Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.

    Стратегические  информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем  для старших менеджеров, которые  сосредоточиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководств, или непосредственно сам бизнес фирмы.

    Чтобы использовать информационные системы  как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут обеспечивать преимущества над конкурентами. Это модель конкурентных сил и модель цепи стоимости Портера.

    Информационные  технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами.

1. Стратегия  организации и  информационная система.

     Нужно сказать, что любая организация  существует не изолированно, т.е. у нее есть конкуренты, партнеры, поставщики и покупатели. Может ли ИС повлиять на внешнюю сторону деятельности организации?

     Суммируя  многочисленные примеры, мы можем сказать, что ИС является источником конкурентного  преимущества. Конкурентные силы в отрасли в связи с возможностями информационных технологий и информационной системы показаны на рис. 4.1. 

       

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис.4.1 Конкурентные силы в отрасли в  связи с возможностями информационных технологий. 

 Использование ИС в организации необходимо рассматривать по трем основным параметрам:

1. Платформа ИТ – это совокупность аппаратных, прикладных средств и стандартов, которые использует организация для построения ИС. Она влияет на спектр услуг и продуктов, которые фирма может предложить на своем месте в рыночной экономике.
2. Доступ к информации, который показывает, кто из внешних и внутренних пользователей может иметь доступ к информации через платформу ИТ организации.
3. Информационный спектр, показывающий информационные услуги, которые могут быть непосредственно получены через платформу ИТ организаций.

2. Стратегические  информационные системы

 
 
 

     Говоря  проще, такие системы являются рычагами для применения в бизнесе стратегий, которые используют информацию, обработку  информации, коммуникации. Часто использование телекоммуникаций является центральным пунктом введения стратегических информационных систем (СИС).

     ИС  является стратегической, если она  дает возможность для сохранения или поддерживает изменения в  организации или сервисе или способе соревнования в отрасли.

     Главное в этом утверждении – «дает  возможность». ИТ должна быть использована как часть общего бизнес-плана, обычно для соответствия потребностям покупателей. Обычно конкурентное преимущество касается конкретного рынка и конкретного продукта.

     Для некоторых фирм огромный объем информации – неотъемлемая часть бизнеса. Информационная интенсивность – это степень  зависимости продукта или фирмы  от информации и ИТ. Страховые, банковские и другие организации являются фирмами  с высокой интенсивностью информации, и ИС всегда в них будут играть главную роль при применении стратегий.