Современные
компании применяют информационные
технологии для совершенствования
методов работы. В результате изменяется
организационная структура компаний,
разрабатываются новые организационные
взаимосвязи, которые ранее экономически
были невозможны. Вот почему информационные
технологии являются весьма перспективной
и эффективной сферой для капиталовложений.
Принципиальная схема построения и взаимодействия
основных элементов современной информационной
системы (ИС) организации приведена на
рис. 2.1.
Рис.
2.1. Современная
информационная система
организации
Изменения
в организации и технике управления
под влиянием
информационных технологий и автоматизированных
офисов происходят по следующим направлениям.
Во-первых,
в корне меняются организация и техника
информационного обеспечения руководителя.
Особое значение приобретает массовое
внедрение мини и микрокомпьютеров, персональных
компьютеров как составных частей информационных
систем, связанных с сетью банков данных.
При этом работа по сбору, обработке и
распространению информации осуществляется
удобными интерфейсами «человек — ЭВМ»,
не требующими специальной подготовки
(диалоги на естественном языке, речевой
ввод-вывод информации и т. д.). Существенно
меняется также техника хранения и обработки
информации. Автоматизируются системы
принятия, упорядочения, хранения и передачи
информации, в которых поддерживается
чистота информационных каналов и не допускается
неполнота информации, дублирование, ввод
информации, рассчитанной на другие уровни
управления, и т. д.
Во-вторых,
осуществляется автоматизация отдельных
функций
руководителя. Выросло число эффективно
функционирующих автоматизированных
систем, охватывающих производство, хозяйственную
деятельность, организационно-технологические
процессы и т. п. Все большая часть работы
при составлении планов передается компьютеру.
При этом существенно повышается качество
планов, разработанных с использованием
микрокомпьютеров на более низком уровне
управления. Кроме того, четко согласуются
планы для отдельных подсистем системы
управления. Совершенствуются системы
контроля, в том числе дающие возможность
выявить отклонения от запланированного
уровня и обеспечивающие обнаружение
причин возникновения таких отклонений.
В-третьих,
существенно изменяются и средства коммуникации,
не
считая обмена сообщениями через сеть
микропроцессоров. Особое
значение приобретает система телекоммуникаций,
которая дает возможность проведения
заочных совещаний, телеконференций и
т. п. (участники которых могут находиться
друг от друга на значительных расстояниях),
оперативной передачи информации. Соответственно
меняются методы и техника коммуникационных
отношений руководителей с подчиненными
и вышестоящими органами управления.
В
настоящее время известно два подхода
к разработке системы ИО:
Каждое
подразделение фирмы самостоятельно
организует и осуществляет операции
по приобретению и обработке информации.
Этот подход строится на том убеждении,
что процесс подготовки и обработки
информации неотделим от процессов производства
и управления. Системы ИО, построенные
на основе этого подхода, называются
организационно-функциональными или
линейно-функциональными.
Система
имеет свои «минусы»:
- Организационно-функциональные
системы приводят к значительному дублированию
информации;
- В проблемных
ситуациях, которые требуют оперативного
решения, ИС не проявляет значительной
гибкости;
- На управленческие
структуры и каналы связи ложится значительная
нагрузка.
- Между функциональными
подразделениями отсутствуют горизонтальные
связи и это затрудняет и увеличивает
по времени процесс передачи и анализа
информации.
Процессы
сбора, обработки и передачи информации
обособлены от процессов производства
и управления. Процесс управления
делится на работы творческие и работы
технические. Отсюда происходит выделение
в особую группу технических работников
аппарата управления.
Выявлены
свои «плюсы»:
- Позволяет
централизовать работы по сбору, обработке,
хранению и передаче информации пользователям.
В качестве пользователей выступают руководители.
- Возможность
многократного использования информации.
Системы
ИО, построенные на основе этого
подхода, называются интегрированными.
Любая интегрированная система включает
три основных компонента:
- Банк
данных;
- Подсистема
планирования – обеспечивает все управленческие
звенья информацией, которая необходима
для корректировки и использования долгосрочных
планов.
- Подсистема
слежения – направлена на то, чтобы
обеспечить управленческие звенья информацией
о том, в какой мере фактическое состояние
объекта соответствует запланированному.
Информационная
система состоит из определённых
компонентов:
- Компонент
высококвалифицированных работников.
Этот компонент включает инженерно-технический
персонал, обслуживающий персонал, руководителей
всех управленческих звеньев и уровней;
- Информационные
ресурсы, используемые в управленческой
деятельности;
- Материальные
ресурсы – носители информации, технические
средства сбора, обработки, хранения, передачи
информации.
- Каналы циркулирования
информации.
Информационная
система – человеко-машинная система.
Основные её показатели:
- Данная система
характеризуется техническими показателями,
по которым можно судить о её качестве
(объём основных массивов информации,
пропускная способность информационных
каналов, способность хранения информации,
быстродействие, надёжность);
- Важное значение
для обеспечения работы системы имеет
человеческий фактор. Именно человек обеспечивает
окончательный выбор. Человек – это и
самый надёжный и самый ненадёжный элемент
системы ИО.
Информационные
системы могут быть квалифицированы
по различным признакам:
- Централизованные
(например, интегрированная ИС);
- Децентрализованные
(организационно-функциональные).
- Комплексные
(обеспечивают весь спектр информационных
действий);
- Локальные
(обеспечивают отдельные направления
информационных потребностей фирмы).
ИС
должны соответствовать ряду требований:
- достоверность
и точность информации;
- своевременность
получения информации;
- полнота информации;
- полезность
информации.
Эффективная
система управления внутрифирменной информацией
(СЛУВИ), в которой используется регламентированная
информация, должны дополняться свободным
обменом информации, то есть в данном случае
имеется в виду свободное и относительно
неупорядоченное распространение информации.
Формальные информационные каналы должны
быть дополнены каналом неформальных
сообщений (канал распространения слухов).
В деятельности организации информация,
передаваемая по каналам неформальным,
не всегда является искажённой. Наиболее
высокий уровень точности у слухов в отношении
непротиворечивой информации о самой
фирме. В то же время данный уровень резко
снижается, если речь идёт о личной или
сильно эмоционально окрашенной информации.
Слухи в управленческой деятельности
используются и целенаправленно.
- С помощью
слухов информация передаётся гораздо
быстрее, чем по каналам формальных сообщений;
- Доведение
сообщения до заинтересованных лиц гарантировано;
- Распространение
информации в виде слухов построено по
принципу обратной связи. Поэтому руководители
имеют возможность получить сведения
о реакции коллектива на осуществляемые
ими действия. Следовательно, руководители
могут внести коррективы. Благодаря этому,
руководители зачастую намеренно вводят
в коллектив интересующие их сведения.
Опыт
зарубежных специалистов показывает,
что при создании СЛУВИ возможны определённые
проблемы. Эти проблемы носят типичный
характер.
- Различные
службы, составляющие СЛУВИ, находятся
на разном уровне: организационном и техническом.
- Каждая из
систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует
в том случае, если она постоянно взаимодействует
с внешней инфраструктурой. Уровень развития
элементов инфраструктуры не всегда соответствует
предъявляемым организации требованиям.
- Отсутствие
строго разработанной теории управления
ИР приводит к тому, что
- Руководители
организации не всегда адекватно понимают
значение информационной деятельности
в целом и обеспечивающих её служб.
- Препятствие
тому, чтобы можно было сопоставить результаты
работы системы ИО фирмы в целом и отдельных
подразделений этой системы.
- Ключевым
моментом всей СЛУВИ является обеспечение
свободы доступа к информации. То есть
это возможность использования информации,
находящейся в распоряжении одного подразделения
сотрудниками другого подразделения.
- Сотрудники
каждого подразделения, выявляя информацию,
затрачивают определённые силы и средства.
- Нужно учитывать,
что руководителя не очень охотно раскрывают
источники получения информации, а свобода
доступа предполагает и знание источников.
Руководители подразделений в этом случае
лишаются заинтересованности в том, чтобы
поддерживать свои источники в рабочем
состоянии.
- Нарушение
сложившейся практики получения информации
через дополнительные источники может
привести к тому, что руководство фирмы
лишится возможности получать объективную
информацию.
По
мнению современных специалистов, избегать
перечисленных проблем или уменьшить
их влияние можно в том случае,
если СЛУВИ будет создаваться
при участии всех руководителей
организации и при их взаимном согласии.
[16]
Переходя
к рассмотрению технологий информационной
деятельности, определим, что же такое
технология.
Технология
– это совокупность производственных
процессов и операций, обеспечивающих
нормальное функционирование объектов
управления.
При
организации сбора и регистрации
данных по принципу последовательных
решений могут использоваться различные
виды информационных технологий:
- Сбор и регистрация
данных непосредственно в процессе производства
в форме единоличного документа и использование
центрального ЭВМ для агрегирования данных;
- получение
сводного документа, использование машиносчитывающего
носителя информации, обработку данных
на ПК.
Технология
информационной деятельности предполагает
использование и создание различных
видов записей, пакетов прикладных
программ и т.д.
- Создание
системы записей
цифровой и текстовой
информации. Ведётся на основе специальных
программ. Они направлены на то, чтобы
облегчить доступ и использование информации.
К важнейшим видам записей относится технологическая
документация, научная документация, данные
учёта и финансовой отчётности, тексты
контрактов и различных договоров, тексты
годовых фирменных отчётов, данные для
разработки планов и показатели самих
планов. Записи фиксируют первичные данные.
Обычно записи первичных данных делят
на две группы:
- Стратегические
отчётные показатели, а также текстовая
информация, которая характеризует текущее
состояние фирмы и перспективы её развития;
- Предложения
и рекомендации по вопросам совершенствования
управления фирмой в целом и по отдельным
направлениям. Эти данные составляются
на основе информации первой группы.
- Использование
форм в качестве носителей
информации. Необходимая индексация
заносится на определённые формы, которые
выступают в качестве носителей этой информации.
Формы могут содержать информацию о фирме
в целом и по отдельным направлениям, подразделениям.
Каждая форма имеет свой перечень статистической
информации и перечень фактологической
информации. В форме обозначаются те показатели,
которые нужно будет выявить. Представляемый
в формах материал позволяет произвести
анализ состояния фирмы. Существуют разные
виды бланков: формы для хранения информации,
формы для регистрации данных, формы статистической
и финансовой отчётности, формы обследований.