Информация и ее роль в организации

     Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования  методов работы. В результате изменяется организационная структура компаний, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны. Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной сферой для капиталовложений. Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов современной информационной системы (ИС) организации приведена на рис. 2.1.

 

     Рис. 2.1. Современная информационная система организации 

     Изменения в организации и технике управления под влиянием 
информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям.

     Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. 
При этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляется удобными интерфейсами «человек — ЭВМ», не требующими специальной подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации и т. д.). Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т. д.

     Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций 
руководителя. Выросло число эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы и т. п. Все большая часть работы при составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроля, в том числе дающие возможность  
выявить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений.

     В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не 
считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое 
значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, телеконференций и т. п. (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и вышестоящими органами управления.

     В настоящее время известно два подхода к разработке системы ИО:

1. Функциональный подход.

     Каждое  подразделение фирмы самостоятельно организует и осуществляет операции по приобретению и обработке информации. Этот подход строится на том убеждении, что процесс подготовки и обработки  информации неотделим от процессов производства и управления. Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются организационно-функциональными или линейно-функциональными. 

     Система имеет свои «минусы»:

• Организационно-функциональные системы приводят к значительному дублированию информации;
• В проблемных ситуациях, которые требуют оперативного решения, ИС не проявляет значительной гибкости;
• На управленческие структуры и каналы связи ложится значительная нагрузка.
• Между функциональными подразделениями отсутствуют горизонтальные связи и это затрудняет и увеличивает по времени процесс передачи и анализа информации.

 

2. Системный подход.

     Процессы  сбора, обработки и передачи информации обособлены от процессов производства и управления. Процесс управления делится на работы творческие и работы технические. Отсюда происходит выделение в особую группу технических работников аппарата управления.

     Выявлены  свои «плюсы»:

• Позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче информации пользователям. В качестве пользователей выступают руководители.
• Возможность многократного использования информации.

 

     Системы ИО, построенные на основе этого  подхода, называются интегрированными. Любая интегрированная система включает три основных компонента:

1. Банк данных;
2. Подсистема планирования – обеспечивает все управленческие звенья информацией, которая необходима для корректировки и использования долгосрочных планов.
3. Подсистема слежения – направлена на то, чтобы обеспечить управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое состояние объекта соответствует запланированному.

 

     Информационная  система состоит из определённых компонентов:

• Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей всех управленческих звеньев и уровней;
• Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности;
• Материальные ресурсы – носители информации, технические средства сбора, обработки, хранения, передачи информации.
• Каналы циркулирования информации.

 

     Информационная  система – человеко-машинная система. Основные её показатели:

• Данная система характеризуется техническими показателями, по которым можно судить о её качестве (объём основных массивов информации, пропускная способность информационных каналов, способность хранения информации, быстродействие, надёжность);
• Важное значение для обеспечения работы системы имеет человеческий фактор. Именно человек обеспечивает окончательный выбор. Человек – это и самый надёжный и самый ненадёжный элемент системы ИО.

 

     Информационные  системы могут быть квалифицированы  по различным признакам:

• Централизованные (например, интегрированная ИС);
• Децентрализованные (организационно-функциональные).
• Комплексные (обеспечивают весь спектр информационных действий);
• Локальные (обеспечивают отдельные направления информационных потребностей фирмы).

 

     ИС  должны соответствовать ряду требований:

1. достоверность и точность информации;
2. своевременность получения информации;
3. полнота информации;
4. полезность информации.

 

     Эффективная система управления внутрифирменной информацией (СЛУВИ), в которой используется регламентированная информация, должны дополняться свободным обменом информации, то есть в данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть дополнены каналом неформальных сообщений (канал распространения слухов). В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий уровень точности у слухов в отношении непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно.

• С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам формальных сообщений;
• Доведение сообщения до заинтересованных лиц гарантировано;
• Распространение информации в виде слухов построено по принципу обратной связи. Поэтому руководители имеют возможность получить сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия. Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому, руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их сведения.

     Опыт  зарубежных специалистов показывает, что при создании СЛУВИ возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер.

• Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне: организационном и техническом.
• Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует в том случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой. Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует предъявляемым организации требованиям.
• Отсутствие строго разработанной теории управления ИР приводит к тому, что
• Руководители организации не всегда адекватно понимают значение информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб.
• Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить результаты работы системы ИО фирмы в целом и отдельных подразделений этой системы.
• Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение свободы доступа к информации. То есть это возможность использования информации, находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого подразделения.
• Сотрудники каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают определённые силы и средства.
• Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники получения информации, а свобода доступа предполагает и знание источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем состоянии.
• Нарушение сложившейся практики получения информации через дополнительные источники может привести к тому, что руководство фирмы лишится возможности получать объективную информацию.

     По  мнению современных специалистов, избегать перечисленных проблем или уменьшить  их влияние можно в том случае, если СЛУВИ будет создаваться  при участии всех руководителей  организации и при их взаимном согласии. [16]

     Переходя  к рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое  технология. 

     Технология – это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.

     При организации сбора и регистрации  данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные  виды информационных технологий:

1. Сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных;
2. получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.

     Технология  информационной деятельности предполагает использование и создание различных  видов записей, пакетов прикладных программ и т.д. 

     

1. Создание  системы записей  цифровой и текстовой  информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:

• Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития;

• Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.

 
     

2. Использование форм в качестве носителей  информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.