Информация в управленческом процессе организации

     Оперативная информация помогает управляющему нижнего  уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях. 

1.2. Требования  к информации, используемой в  управленческом учете. 

     Информация  — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, т.е. все то, что расширяет представление об объекте исследования. Целью управленческого учета является обеспечение информацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных производственных целей.

     К управленческой информации, созданной и подготовленной для использования руководством, предъявляются иные требования, нежели для информации, предназначенной для внешних пользователей. В управленческом учете возможно использование как неколичественной информации (слухи, результаты социологических опросов и т.п.), так и количественной, которая в свою очередь делится учетную и неучетную. Принцип документальной обоснованности учетной информации в управленческом учете может игнорироваться, в связи с чем используются как фактические, так и прогнозные оценки.

     Для принятия оперативных управленческих решений может применяться полная или неполная информация об объекте исследования. Неполная информация, которая подвергается быстрой обработке, в ряде случаев оказывается достаточной.

     К информации  управленческого учета предъявляются следующие требования:

     • адресность. Внутрипроизводственная учетная информация должна предоставляться конкретным адресатам в соответствии с уровнем их подготовленности и иерархии;

     • оперативность. Информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность сориентироваться и вовремя принять эффективное хозяйственное решение, в противном случае она малопригодна для целей управления;

     • достаточность. Информация должна предоставляться в достаточном объеме для принятия на соответствующем уровне управленческого решения. В то же время она не должна быть избыточной и отвлекать внимание ее потребителя на несущественные или не относящиеся к делу сведения;

     • аналитичность. Информация, используемая для внутренних управленческих целей, должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами времени;

     • гибкость и инициативность. Конкретный блок информации должен отвечать вышеназванным принципам и обеспечивать всю полноту информационных интересов в условиях меняющихся управленческих ситуаций или в связи с изменениями в факторах производства. Кроме того, центрам ответственности должна предоставляться возможность формулировать свои предложения по использованию данной информации и направлять их на рассмотрение вышестоящего звена;

     • полезность. Информация должна привлекать внимание управляющих к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия;

     • достаточная экономичность. Затраты по подготовке внутрифирменной информации не должны превышать экономический эффект от ее использования.

     Учетная информация составляет 20-30% всей информации управленческого учета, на долю экономического анализа приходится 70-80%. Для сравнения отметим, что в финансовом учете соотношение иное: 50-60% всей информации составляет учетная информация, а на долю анализа приходится 40-50%. 

1.3. Роль информации в управлении организацией. 

    Любая организация самим фактом своего существования предполагает управление. Оно обусловлено общественным характером труда людей и необходимостью обмениваться продуктами своей материальной и духовной деятельности. Управление по своему содержанию представляет собой осознанное, специально организованное воздействие субъекта на объект для достижения поставленных целей.

    Управление  является насыщенной многоаспектной деятельностью и подчиняется принципам системности - объективному свойству всех сложных объектов и процессов. Управление системно прежде всего потому, что представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов: принципы, функции, цели, задачи, субъекты, объекты, механизмы, методы, конкретные действия и т.д. Ученые, рассматривая составляющие системы управления, называют различные перечни его компонентов, но субъект и объект в них присутствуют всегда.

    Субъект управления – управляющая подсистема, объект управления – исполнительная подсистема. Управление заключается в таком воздействии субъекта управления на объект управления, чтобы система достигла поставленной цели. Отношения, которые складываются между объектом и субъектом управления, называются управленческими отношениями.

    Отношения между субъектом и объектом управления в принципе сводятся к обмену информацией, поскольку «управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений».

    Итак, связь между управляемой и  управляющей системами, между компонентами внутри систем осуществляется с помощью информации. Система управления – это информационная система, деятельность которой напрямую зависит от объема, содержания информации, используемой субъектом управления и передаваемой управляемому объекту. Кроме этого, с помощью информации система связана с окружающей средой, чтобы нормально функционировать, она должна получать извне необходимые сведения. Повышения же эффективности социального управления можно достичь лишь с помощью его обеспечения своевременной, достоверной, исчерпывающей информацией, с помощью которой субъект управления судит о характере, специфике социальных объектов и процессов, делает заключения об эффективности управленческого воздействия.

    Исходя  из этого, на наш взгляд, правы те исследователи, которые выделяют в структуре управления информационную подсистему или систему ввода-вывода, констатируя, что без информации, без обратной связи нет нормального функционирования системы. Для современных микроэкономических структур обладание полной информацией весьма значимо, так как существенно возросла неопределенность в окружающей среде, что нередко приводит к сбоям в деятельности предприятий. Необоснованное или несвоевременное принятие решений на уровне руководства может обернуться для хозяйствующих субъектов непоправимыми отрицательными последствиями. Эффективность управленческой деятельности зависит от многих факторов. Одним из главных является умение менеджера организовать работу с информационными ресурсами. Кто владеет информацией, тот владеет миром в целом и конкретным бизнесом в частности. Руководителю, для того чтобы принимать решения, осуществлять контроль над их выполнением, формировать имидж организации, отслеживать лояльность персонала, необходима разнообразная информация. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. Информационное обеспечение управления, его структура, функции и возможности должны быть хорошо известны менеджеру вне зависимости от того, на каком иерархическом уровне управленческой структуры и в какой сфере или отрасли деятельности он работает. Управление можно рассматривать как процесс целенаправленной переработки информации и выработки направления действий. Итак, следует обратить внимание на информационный ресурс как один из важнейших элементов и факторов производственной системы предприятия.

    В настоящее время на многих предприятиях существует, наряду с другими, общая  проблема – проблема управления информацией. Руководству предприятия приходится оперировать огромным количеством информации и принимать своевременные и важные решения. От степени информированности руководителя, от скорости поступления актуальной информации, от степени доступа к «качественной» информации зависит своевременное принятие эффективных управленческих решений. Так, например, на основе экономических данных о поставках материальных запасов, для обеспечения бесперебойного их отпуска в производство, можно обосновать необходимость привлечения кредитных ресурсов и принять соответствующее управленческое решение. Или, наоборот, отменить аналогичное решение, если ориентироваться на минимальный запас материалов с целью высвобождения ресурсов и более производительного использования высвободившихся средств. При этом учитываются и сопоставляются все возможные расходы (плата за кредит, расходы на содержание материалов) и доходы (от непрерывного выпуска продукции и своевременных расчетов с покупателями).

    Можно обозначить и другую сторону проблемы. В настоящее время предприятия  в своей деятельности пытаются активно привлекать внешние источники в целях финансирования своего бизнеса. Однако при этом зачастую забываются очевидные способы повышения эффективности в работе фирмы за счет внутренних ресурсов. Все усилия становятся направленными лишь на поиск внешних источников, поиск надежных инвесторов, а работа по внутреннему перераспределению ресурсов отходит на дальний план. Одной из причин этого «уклона» может являться отсутствие «под рукой» или недостаточное владение необходимой информацией. В связи с этим, построенное определенным образом движение информационных потоков, четкое обозначение (фиксация) так называемых опорных (контрольных) пунктов сбора информации позволят переместить акцент в управлении и на внутренние резервы предприятия. Именно комбинированием двух указанных направлений изысканий источников и резервов можно добиться максимального экономического результата.

    Таким образом, проблема управления информацией  приводит к необходимости отладить информационное обеспечение фирмы и научиться максимально эффективно использовать экономическую информацию.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. СБОР И ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ И  ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ НА ЕЕ ОСНОВЕ В ОАО «АРБАТ» 

2.1. Технико-экономическая характеристика ОАО «Арбат» 

     Открытое акционерное общество «Арбат» (в дальнейшем именуемое «Общество») учреждено в соответствии с Федеральным законом от 21 декабря 2001 года № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества», распоряжением Правительства Российской Федерации от 15 августа 2003 года № 1165-р, распоряжением Минимущества России от 24 сентября 2003 года № 4239-р. Общество является коммерческой организацией и действует в соответствии  с Федеральным законом от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящим Уставом. Общество создано на неограниченный срок.

     Полное  фирменное наименование на русском  языке: Открытое акционерное общество «Арбат» сокращенное наименование на русском языке: ОАО «Арбат». Место нахождения Общества: Российская Федерация, Саратовская область, г. Саратов, ул. Волжская, 28. По данному адресу располагается исполнительный орган Общества. Почтовый адрес Общества: 410601, г. Саратов, ул. Волжская, 28.

     Общество  является юридическим лицом. Права и обязанности юридического лица Общество приобретает с момента его государственной регистрации. Правовое положение Общества определяется действующим законодательством и настоящим Уставом.

     Общество  имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, для достижения уставных целей, а также для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, приобретать права и нести обязанности, а также быть истцом и ответчиком в суде.

     Общество  приобретает гражданские права  и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом.

       Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное  наименование на русском языке  и указание на место его  нахождения.

     Учредителем Общества является Российская Федерация  в лице Федерального агентства по управлению федеральным имуществом.

     Общество  несет ответственность по своим  обязательства всем принадлежащим ему имуществом. Акционеры не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций.