Информация в управленческом процессе организации

       Целью создания Общества является удовлетворение общественных потребностей в результатах его деятельности и получение прибыли.

     Основными видами деятельности Общества являются:

          - полиграфическая деятельность;

     - редакционно-издательская деятельность, производство и реализация технической, рекламной и иной полиграфической продукции;

     - издание литературных сборников,  объединенных тематическими, жанровыми  и другими признаками, издание  отдельных авторов или их групп,  репринтных произведений;

     - рекламная деятельность, в том числе инновационная и внедренческая деятельность в области рекламы, использование компьютерной графики;

     - производство, размещение рекламы,  в том числе кинорекламы, видео  рекламы, наружной, световой рекламы;

     - участие в работе по развитию международных культурных связей, обменов, связей с соотечественниками за рубежом в целях культурного обогащения;

     - изготовление печатной продукции:  создание оригинал-макетов, печатание листов плакатов, календарей, визиток, рекламных бюллетеней, газет, журналов, этикеток, ксерокопирование;

     - создание редакционных программ  для телевидения, компьютеров,  рекламных роликов, видеоклипов, и другой продукции;

     - компьютерный набор и верстка  материалов;

     - торговля книжно-журнальной продукцией;

     - осуществление всех видов торгово-закупочной деятельности (розничная торговля, оптовая торговля, встречная торговля, встречные закупки и т.п.) на внутреннем и внешнем рынках;

      - международные и внутренние  автотранспортные перевозки;

      - складские услуги, снабженческо-сбытовая деятельность;

      - организация и осуществление  туризма, эксплутационное и сервисное  обслуживание гостиниц, пансионатов, баз отдыха;

      - осуществление представительства  российских фирм в отношениях  с иностранными учреждениями и фирмами за рубежом и иностранных фирм в отношениях с российскими учреждениями, предприятиями и организациями;

     - организация и/или участие в  организации всех видов внешнеэкономической деятельности;

     - организация и проведение лотерей,  аукционов, выставок, фестивалей, ярмарок и других зрелищных мероприятий;

     - предоставление бытовых услуг;

     - посредническая деятельность;

     - лизинговая деятельность;

     - предоставление услуг связи;

     - производство тепловой энергии;

     - благотворительная деятельность.

       Общество имеет гражданские права  и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.

     Отдельными  видами деятельности, перечень которых  определяется федеральным законом, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

     Имущество Общества состоит из основных и оборотных  средств, а также иных активов, стоимость  которых отражается на самостоятельном  балансе Общества.

     Общество  является собственником имущества, переданного ему в качестве вкладов в уставный капитал его учредителями, а также имущества, полученного в результате своей деятельности и на иных основаниях, не запрещенных законодательством  Российской Федерации, и отраженного на самостоятельном балансе Общества.

       Уставный капитал Общества составляет  19 136 400  (девятнадцать  миллионов  сто тридцать шесть  тысяч четыреста)  рублей и разделен на 191 364 (сто девяносто одну  тысячу триста шестьдесят четыре)  обыкновенных бездокументарных акций   номинальной стоимостью 100 (сто) рублей каждая.  Все акции Общества являются именными. Общество создает резервный фонд в размере 5 процентов от величины уставного капитала Общества. Размер ежегодных отчислений в резервный фонд составляет 5 (пять) процентов чистой прибыли до достижения установленного размера резервного фонда. 

2.2. Методы сбора и представления внутренней управленческой информации в ОАО «Арбат». 

     Истинное  предназначение управленческого учета - информационное обеспечение единой системы управления предприятием, т.е. создание банка информации, настолько полного и доступного, насколько это необходимо. В результате управляющий персонал предприятия должен получить полную картину своего бизнеса, обзорную или в деталях, в любой момент времени.

     Задача  управления полиграфическим предприятием, как и любым другим, - выбор и ведение компании по оптимальному пути развития. Для определения этого пути необходимо детально изучить работу всех функциональных систем предприятия. От того, насколько полной информацией обладает управленческий аппарат, зависит оперативность и эффективность принятия решений.

     Рассмотрим  иерархическую структуру внутренней информации ОАО «Арбат» и особенности  информационных потоков. Начнем с наиболее обобщенной информации, которая представляется руководителю высшего звена управления, - это управленческие отчеты общего характера, позволяющие оценить финансовое и технико-технологическое положение предприятия. Руководителя также должна волновать социальная (кадровая) сторона, т.е. важно знать, что сотрудники работают на предприятии не только по финансовым мотивам, но и переживают за положение и репутацию компании на рынке. Важную часть составляет информация о распределении затрат. Выявляются наиболее затратные аспекты деятельности, основные направления инвестиционной политики, возможности сокращения текущих расходов - это основная информационная нагрузка бюджетных отчетов.

     Таким образом, руководитель ОАО «Арбат»  оперирует информацией, которая  была соответствующим образом составлена, обработана, проанализирована и содержит статистические данные. Всю эту предварительную работу выполняют руководители среднего звена, аналитики, сотрудники планово-финансового отдела, которые, в свою очередь, либо сами собирают необходимую первичную информацию, либо пользуются автоматизированной системой, в которой происходят сбор и первоначальная обработка данных. Следовательно, информационный поток  в ОАО «Арбат» представляет собой цепочку обработки данных, состоящую, как правило, из трех звеньев. Первым звеном в цепочке является автоматизированная система управления. Второе звено составляют работники, анализирующие полученные данные и формирующие необходимые руководителю отчеты. Третье звено - это непосредственно руководитель предприятия. Однако заранее определенного набора отчетов, представляемых в установленное время, может быть недостаточно для принятия оперативного ситуационного управленческого решения, поэтому автоматизированная система управления предприятием позволяет руководителю самостоятельно получать содержащуюся в системе необходимую ему информацию. Для наглядности схема сбора и обработки внутренней управленческой информации в ОАО «Арбат» представлена на рисунке 1. (Приложение 1)

     Анализ  рисунка 1. показывает, что первичную  управленческую информацию можно подразделить на учетную и внеучетную. И если внеучетная информация является скорее вспомогательным средством при подготовке итоговых отчетов, то учетная информация - это, несомненно, основной источник управленческой информации.

     На  сегодняшний день в ОАО «Арбат»  управленческий учет представляет собой  систему регистрации, обобщения и представления данных, необходимых для принятия решения руководством. Источники информации - это данные бухгалтерии по счетам 20, 23, 25, 70, 10, 45, 90 в разрезе по видам деятельности, например издательской и типографской.

     Информация ежемесячно обобщается в форме, удобной для анализа, из которой наглядно видны:

     - затраты по видам деятельности  с разбивкой на прямые и  косвенные;

     - прибыль по видам деятельности  и, следовательно, их эффективность;

     - прибыль по предприятию и источники  ее образования;

     - направления использования прибыли;

     - затраты на единицу продукции.

     Анализ  отклонений полученных данных осуществляется с одновременным определением причин, приведших к ним, что позволяет  оперативно повлиять на сложившуюся  ситуацию. Данные управленческого учета используются для разработки и составления программы деятельности предприятия на следующий год. Эта система традиционна и по своей сути представляет собой модель производственного учета.  Методическими рекомендациями по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях  также предусматривается применение принципов управленческого учета, т.е. выделение таких объектов учета, как "центры ответственности" и бюджетирования.

     Итак, сначала обратимся к первичной  регистрации учетной информации. Интегрированный управленческий учет представляет собой учетную систему, в рамках которой показатели финансового, налогового и управленческого учета  формируются во взаимосвязи. Такая  взаимосвязь обеспечивается взаимодействием подсистем бухгалтерского учета при осуществлении всех учетных процедур - сборе, обработке и представлении экономической информации. При этом варианте постановки управленческого учета возможно применение двух моделей:

     1) применяется прямая корреспонденция  счетов управленческого и финансового  учета; при такой модели учету  подлежат только свершившиеся  факты хозяйственной деятельности;

     2) применяются парные счета одного  и того же названия; на счетах  управленческого учета показываются обороты, на счетах финансового учета - конечное сальдо.

     В ОАО «Арбат» используется первая из указанных моделей - организация  сбора первичной информации осуществляется путем присвоения каждому счету  бухгалтерского учета особого кода. В таком случае, работая с основной бухгалтерской компьютерной программой, отражая операции на счетах, можно в любой момент вывести данные для управленческого учета. Естественно, такая доработка программы требует дополнительных затрат.

     Основные  этапы применения методики дополнительного кодирования счетов бухгалтерского учета выглядят следующим образом:

     1) детализация до необходимой степени  рабочего плана счетов бухгалтерского  учета;

     2) кодирование каждой позиции бюджетов  предприятия;

     3) увязка номеров счетов с кодами  бюджетных строк.

Рассмотрим  данный процесс на примере ОАО «Арбат» (Приложение 2).

     Постановка  управленческого учета подразумевает  организацию на предприятии процесса сметного планирования (бюджетирования). Согласно Методическим рекомендациям  по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях  сводный бюджет ОАО «Арбат» имеет следующий вид (Приложение 3).

      Далее  формируются новые номера субсчетов, для чего в номер счета вводится код бюджетной строки. Расходную часть бюджета нужно соотносить со счетами затрат, а доходную часть - с финансовыми результатами. В результате такой взаимоувязки будет сформирован новый план счетов, используя который бухгалтер  осуществляет прямую корреспонденцию счетов финансового и управленческого учета. Далее представлена часть финансово-управленческого плана счетов ОАО «Арбат» (Приложение 4).

    Такое кодирование счетов дает возможность  оперативно формировать отчеты по выполнению финансового плана - они выводятся либо в самой программе, либо с помощью электронных таблиц Excell.