Особенности немецких деловых писем

     1.1.  1.1.1.

     2.1.  2.1.1.

     3.1.  3.1.1.

     В зависимости от сложности деления  выбирается одно-, двух- или трехзначное  обозначение пункта, подпункта. Нумерация  подчеркивает также необходимость  отдельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов.

     Официальные письма содержат определенный ряд реквизитов, которые оформляются на специальных  бланках в особом порядке, образуя  формуляр. Формуляр обеспечивает коммуникативные  свойства писем, которые проявляются  в соотношении оформляющей и  текстовой части письма. Оформляющая  часть дает сведения о юридических  лицах, вступивших в определенные отношения. Текстовая часть дает сведения по поводу составления письма: в ней  может быть заключена идея, могут  предлагаться действия, которые необходимо совершить. Причем первая определяет главные  семантические свойства второй. Правильный формуляр является важнейшим условием корректного составления письма.

     Таким образом, деловое письмо, в силу своей  принадлежности к разряду официального документа характеризуется соответствием  одному из трех типов стандартизации:  

1. Образец-матрица. Он характеризуется фиксированностью трех параметров текста: набор реквизитов, их последовательность, пространственное расположение. Паспорт, бюллетень для  голосования – то матрица.
2. Образец-модель. Он обладает большим уровнем гибкости по сравнению с образцом - матрицей. Формулировка может быть  более свободной, пространственное расположение реквизитов – нестрогим. Заявление, доверенность, резюме пишутся по модели.
3. Образец-схема. То наименее жесткий тип организации документа, характеризуемый только одним параметром фиксированности набора реквизитов. Объяснительная записка строится по схеме.

     Что касается делового письма, то оно организуется по второму типу стандартизации, поскольку является особым видом документа, менее жестко регламентированным, нежели, к примру, контракт или постановление, но в тоже время имеющим юридическую значимость.

     Обладая средствами всех текстовых категорий, письмо представляет собой единственный тип письменного текста, которому не свойственен заголовок. В нашем случае, то есть в деловом письме (что характерно для других текстов в официально-деловом стиле), заголовочная позиция замещена обозначением жанра: Einladung (приглашение), Angebot (предложение), Empfehlungsbrief  (рекомендательное письмо).

     Деловые письма на самые разные темы, самых  разных стилистик, содержания, разных тональностей (хотя тональность в  любом случае должна быть исключительно  дружественной) объединяет некая единая форма. Прежде всего, это внешняя, которая начинается с бланка письма. Вид данного бланка зависит от выбора организации, но он обязательно содержит логотип предприятия, подробный адрес с телефонами, факсами, электронным адресом.

     Каждое  письмо должно иметь свою шапку (Kopf). Главный элемент шапки – адрес отправителя и адрес получателя, всегда, даже если переписка ведется ежедневно. В правом верхнем углу располагаются данные отправителя – адрес получателя. Не менее важно указать дату, расположение которого фиксируется менее строго (чаще в правом углу ниже упомянутых данных).

     В случае длинных и обстоятельных  писем перед обращением пишут, о  чем это письмо – «предмет» („Betreffs-« или «Betrifft-«). Однако гораздо чаще заменяются указанием вида письма: Einladung , Reklamation.

     В отношении внутренней формы письма максимально сжаты, несогласованны, не содержат никакой непроверенной информации, холостых рассуждений в поисках выражения эмоций, если это описание не подкрепляет дела.

     Таким образом, в качестве рабочего определения, стимулирующего все упомянутые характеристики, выбрано определение С.Ю. Федюрко: деловое письмо – «обобщенное название деловых актов, имеющих правовую значимость, выделяемых в связи с особым способом передачи информации, которые отражают определенную производственную ситуацию и отличаются единством темы, особым графическим оформлением и композиционным построением, временной и пространственной точностью и конкретностью, использованием средств речевого этикета для обеспечения адекватности восприятия содержания адресатом.»

     Таковы  самые общие признаки делового письма, быть может, с позиции делопроизводства, что, однако, имеет определяющее значение для его лингвистической формы, которая представляет наибольший интерес  для нашего исследования.   
 

               
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Основные  виды деловых писем

     Деловые письма классифицируются по различным признакам.  

       По функциональному признаку деловые письма делятся на: 

     - требующие обязательного письма-ответа  

     - не требующие такового 

     По  виду деловые письма могут строиться  как: 

     - инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение,  письмо-рекламация)  

     - письмо-просьба  

     - письмо-приглашение  

     - письмо-подтверждение  

     - письмо-извещение  

     - письмо-напоминание  

     - письмо-предупреждение  

     - письмо-декларация (заявление)  

     - письмо-распоряжение  

     - письмо-отказ  

     - сопроводительное письмо  

     - гарантийное письмо  

     - информационное письмо  

     По  признаку адресата деловые  письма делятся на: 

     - обычные, то есть письма, которые  направляются в один адрес;  

     - циркулярные - письма, которые направляются  из одного источника в несколько  адресов, как правило, подчиненных  инстанций (организаций).  

       По форме отправления  можно выделить, наряду  с традиционным  почтовым отправлением: 

     - электронную почту,  

     - факсимильную связь,  

     - телетайпную и телеграфную связь.  

     При этом электронная и факсимильная связь используется для решения  оперативных вопросов. 

   По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. 

     Регламентированные  письма составляются по определенному  образцу (это касается не только стандартных  аспектов содержания, но и формата  бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций. 

     К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:  

     а) на причину обращения: 

     «В  связи с неполучением счета-фактуры...» 

     «Ввиду  задержки получения груза...» 

     б) на ссылки: 

     «Ссылаясь на Ваш запрос от...» 

     «Согласно протоколу о взаимных поставках ...» 

     в) на цель: 

     «В  целях скорейшего решения вопроса ...» 

     «В  ответ на Ваш запрос ...» 

     Регламентированные  письма имеют четкую структуру, как  правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя  и приводятся ссылки, на основании  которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма: 

     «Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…» 

     «Просим рассмотреть наше предложение…» 

     Нерегламентированные  письма представляют собой авторский  текст, реализующийся в виде формально-логического  или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю  вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое  действие:  

     а) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю  надежду, желаем успехов, приносим извинения  и т.п.;  

     б) сообщения: сообщаем, ставим Вас в  известность, извещаем, уведомляем и  т.п.;  

     в) подтверждения: подтверждаем;  

     г) заявления: заявляем, объявляем;  

     д) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам  с просьбой;  

     е) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;  

     ж) напоминания: напоминаем;  

     з) предложения: предлагаем  

     Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа. 

     В отличие от регламентированных деловых  писем нерегламентированные деловые  письма не имеют жесткой текстовой  структуры, в них реже используются стандартные фразы.

        К письмам, которые нуждаются в ответе, принадлежат:

Письма-предложения;

Письма-запросы;

Письма-просьба;

Письма-приглашение.           

  К письмам, которые  не нуждаются в  ответе, принадлежат:

Письма-отказы;

Сопроводительные  письма;

Письма-подтверждение;

Письма-благодарности;

Письма-напоминание.  

     Существуют  также письма, на которые отвечают или не отвечают. Это зависит от ситуации. К таким  письмам принадлежат:

Письма-приветствие;

Письма-претензии  и рекламационные письма;

Рекламные письма. 

     Вопросы, которые  затрагиваются в официальной  переписке, охватывают различные аспекты  бизнеса. Следовательно, деловые письма можно классифицировать по виду: 

1. Письма, содержащие деловую информацию:

– письма-просьбы

–предконтрактная переписка, которая включает запрос, предложение и заказ

–письма-извещения

–сопроводительные письма

–письма-подтверждения 

2. проблемные  письма:

-  письма-рекламации

- ответ на письмо-рекламацию 

Письма-просьбы, в основном, касаются возможности получения различного рода информации. Это могут быть письма с просьбой выслать интересующие автора материалы (проспекты, спецификации, прейскуранты), предоставить какие-либо услуги или дать консультацию. Во всех случаях письмо-просьба должно быть кратким, по существу, с ясным и точным изложением просьбы.

     Заключению  контрактов предшествует определенный преддоговорный период, в ходе которого стороны обмениваются информацией, выясняя возможность заключения сделки, позиции сторон. Такой обмен в большинстве случаев происходит путем переписки, которая представляет собой последовательность следующих четырех этапов, каждому из которых соответствует одноимённый тип письма: