Особенности немецких деловых писем

     В России заканчиваются письма обычно фразами: "Надеемся, что наша просьба  не будет для Вас затруднительной"; "Мы рассчитываем на успешное продолжение  сотрудничества"; "Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей"; "С уважением".

     Роспись и подпись (с расшифровкой)/ Unterschrift/ Gegenzeichnung в немецком деловом письме несет важную прагмалингвистическую информацию об отправителе. По ним можно выделить три категории отправителей по их иерархическому статусу: 1) глава фирмы или руководящий сотрудник; 2) менеджер; 3) рядовой сотрудник фирмы.

     Если  за названием фирмы следует подпись  с росписью без расшифровки, значит, письмо отправлено самим главой фирмы: NATURWAREN OHG/ DR. PETER THEISS (роспись) Dr. Peter Theiss.

     В случае если письмо направляется в  государственные органы, расшифровка  обязательна или в первоначальных контактах: Generaldirektor ZAO Rosagroservice/ Karl Krieghof (роспись); Т. Ali/ Geschäftsführer.

     Представители среднего менеджмента должны указывать  свою должность в подписи: DG Agropartners / Absatzberatungs- und Projekt- GmbH/ Ludwig Eger (роспись); G. Berger/ Landwirtschaftsreferent; i. V. - in Vertretung перед подписью означает, что отправитель несет ответственность за документ и что ранг отправителя (обычно это заместитель управляющего фирмой, начальник отдела и проч.) достаточно высок, чтобы представлять свою фирму; напротив, i. А. - im Auftrag означает, что ранг отправителя невысок, как правило, это рядовой сотрудник отдела: ассистент, референт.

     В большинстве стран подпись на деловом письме ставится с правой стороны листа, как раз под  заключительной формулой вежливости. В Германии принято заключительный комплимент располагать с левой  стороны, и подпись ставится также  с левой стороны.

     Немалое внимание немцы уделяют оформлению примечаний, которые находятся в  самой нижней части первой страницы. По-немецки они называются Anlagenvermerke или иногда могут иметь обозначение Remarks (англ.); если фирма ориентирована в первую очередь на внешнеторговую деятельность, то, как уже отмечалось, она использует английскую лексику, сокращения и спецсимволы. Примечания обычно содержат сведения о приложении: чаще стоит слово Anlage, оно обозначает, что приложение состоит из одно- или многостраничного текста, представляющего собой единый документ; форма множественного числа Anlagen употребляется, если в приложении разные типы документов. В примечании может быть обозначен тип деловой бумаги, если это не указано в Briefkopf, например: Dieses Angebot ist freibleibend. Также в примечании может стоять отметка об отправке копий другим лицам Verteil vermerk - Kopie an:/ с. с. Herr Nardi. При пересылке финансового документа стоит отметка о количестве экземпляров: 1 -fach/ fold/ fois.

     Для того, чтобы не допустить расхождений в понимании текста, или для подтверждения передачи важных бумаг в делопроизводстве некоторых фирм принято на последнем листе сообщения повторно указывать общее число отправленных страниц - Gesamt Seiten 03 - что можно понимать как "конец связи". Известно, насколько важно в деловой коммуникации избежать недоразумений и непонимания, поэтому в колонтитулах ряда делопроизводств напоминают о возможных помехах в коммуникации и просят, в случае сомнения в содержании или объеме текста, подтвердить получение текста или запросить его повторную передачу. Некоторая избыточность подобных формул - одна из особенностей немецкой деловой корреспонденции, обеспечивающая надежность передачи информации и способствующих предотвращению ошибок и помех коммуникации.

     В завершение следует сказать, что  фактор формуляра является признаком, не только объединяющим коммерческую корреспонденцию, но и различительным признаком, позволяющим выявить  особенности национального делового стиля той или иной страны. 
 
 
 
 
 

  Правила написания  немецких деловых  писем

    Деловые письма являются коммерческими или  профессиональными сообщениями  бизнесменов, лиц свободных профессий, но др. поставщикам, клиентам, органам  власти. Они принципиально имеют  постоянно одну и ту же форму и  могут изменяться сугубо индивидуально. Внешняя форма подлежит инструкциям  согласно DIN 5008 и DIN 67 (DIN – Немецкий институт стандартизации).

    Немецкий  институт стандартизации является немецкой национальной организацией и членом-iso этой страны. DIN является зарегистрированной ассоциацией, которая была основанной в 1917 году, сначала как Комитет норм немецкой промышленности (NADI). В 1926 году NADI переименовано на Немецкий комитет норм (DNA).

    На  данное время DIN 5008 действует для  правил написания и оформления при  обработке текста, а DIN 676 --  для оформления бланков. Единственное оформление должно повысить понятность и облегчить проработку делового письма. В соответствии с DIN 676 бланк оформляется на бумаге формата A4, расстояние для шапки письма составляет 45 мм (от верхнего края листа). Надписи в нормируемом бланке стандартно отвечают правилам написания и оформления для обработки текста (DIN 5008).

     Оформление  делового письма установлено DIN 5008, а  именно:  

      расстояния между строками;  

      употребление знаков пунктуации и  других знаков;  

      разграничение цифровых данных  (телефонных номеров, времени, расположения цифр, и тому подобное);  

      разделение текста на разделы и  абзацы;  

      использование знака перечисления и подчеркиваний;  

      оформление конверта (полет адреса получателя и отправителя).  

Деловое письмо оформляется на бумаге форматом A4 следующим образом:

    1. Шапка письма. Шапка письма содержит данные отправителя и другие данные, которые касаются предприятия, оформление в качестве рекламы и преимущественно на фирменном логотипе. К именам принадлежит также правовая форма предприятия.

    2. Почтовый адрес отправителя. Непосредственно  в поле адреса повторяются  необходимые данные для почты.  Таким образом, при использовании  окошка в письме адрес отправителя  ненужно еще раз писать на  обложке письма.

    3. Поле для адресов. Информацию об адресе получателя подают в поле из девяти строк в установленном порядке:

    Строка 1: Тип пересылки (напр. „письмо” „партия  товара” „авиа”);

    Строка 2: Пустая строка;

    Строка 3: Обращение „Госпожа” или „Господин” (включая название профессии и  должности) или „Фирма”;

    Строка 4: Название предприятия или лица (сначала имя, потом фамилия, а  перед тем звание);

    Строка 5: „Абонентный почтовый ящик” или  улица и номер дома;

    Строка 6: Пустая строка;

    Строка 7: Почтовый индекс и пункт назначения;

    Строка 8: Пустая строка или, если необходимо, страна;

    Строка 9: Пустая строка.

     4. Строка знаков ссылок. Эта строка  показывает вводные слова на  бланке. Рядком ниже указываются  знаки ссылок:  

     Ваш знак, Ваше сообщение от;  

     наш знак, наше сообщение от;  

     код  но  имя  человека, который прорабатывает дело;  

     дата  составления письма.  

     При необходимости можно также использовать следующую нижнюю строку.  Календарные даты появляются в строке знаков ссылок в нумеруемом стиле. Согласно новой норме дата должна делиться на год, месяц, день, в этом порядке, разделенные черточками. Месяц и день могут также подаваться двусмысленно, например, 96-09-17. Нужно выходить с того, что еще в течение длинного периода будет использоваться  старый стиль написания, в котором день, месяц, год, отделены между собой точками, например, 17.09.96.

    5. Послания. Ссылка является короткой информацией о содержимом текста письма; оно является короткой предыдущей информацией для получателя и облегчает последующее поступление почты на соответствующее место обработки. Сегодня ссылки используют без сокращения „Betr.“ (нем. Betreff  --  касательно). Оно стоит двумя пустыми строками ниже от последнего строке знаков ссылки. 

    6. Обращение. Обращение стоит двумя пустыми строками. Когда письмо не направляют конкретному лицу или соответствующее контактное лицо не знают, пишут „Глубокоуважаемые дамы и господа“. Однако нужно предоставлять преимущество личному обращению („Глубокоуважаемая госпожа Мюллер“); из-за этого письмо получает личный характер. Нужно пытаться находить контактное лицо. Конечно, важным является согласование между званием получателя в поле адреса и обращением: если в поле адреса указано обычное лицо по имени, нужно также избрать личное обращение; если же в поле адреса - лишь фирма или название органа власти, нужно использовать общее обращение. Обращение завершается запятой, а от присоединяемого текста отделяется пустой строкой.

    7. Текст письма. Подол содержимого  текста письма достигается внешним  построением абзацев. С помощью  такого разделения понятность  и читабельность текста повышаются. Абзацы отделяются один от  другого пустыми строками. Выделение  в тексте письма выражаются  подчеркиванием, кавычками и изменением  шрифтов, жирным шрифтом, курсивом  и большими буквами. Текст письма  должен, по возможности, не превышать  одну страницу.

     8. Формула приветствие. На сегодняшний день наиболее употребимой формулой приветствия является „С дружественными приветствиями“, в частных письмах также  „С сердечными приветствиями“.

     9. Завершение письма. Завершение письма содержит адрес отправителя с напечатанным именем того, кто его подписал.  Перед подписью могут стоять сокращения, такие как  „и. A.“ (нем. im Auftrag -  по доверенности) или „и. V.“ (нем. in Vertretung -  от имени).

     10. Дополнения. За пустой строкой после напечатанного имени того, кто подписал письмо, идет дополнение (ниже называют отдельное дополнение) и после следующей пустой строки примечание (ниже указывают места, куда направляется письмо в циркуляции или копии). 

     11. Данные о предприятии. В нижнем крае бланка письма содержатся данные о предприятии, а именно:  

     место предприятия (адрес);  

     телефон (с кодом);  

     факс;  

     телекс (номера телекса предоставляются  лишь в отдельных случаях фирмами-импортерами  и экспортерами);  

     связь с банком (МФО и номер счета).  

   12. Данные о правовом статусе. Акционерные общества подают в последнем или в двух последних строках бланка письма следующую информацию:  

    правовая форма (напр., ООО);  

    место общества и регистрационный  номер в участковом суде;  

    имя руководителя.  

     Для лучшей наглядности все правила  написания представлены в таблице: