Культура деловой речи

Синтаксис письменной деловой речи.

    Не  менее важную роль в документах играет четкость синтаксической организации  текстов: неправильный порядок слов, рассогласование подлежащего со сказуемым, определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения. Например, причастный оборот может находиться как перед определяемым словом, так и после него: прошедшие подготовку сотрудники; сотрудники, прошедшие подготовку. Нарушением синтаксической нормы является отрыв причастного оборота от определяемого слова. Следствием такого отрыва является рассогласование причастия с определяемым словом в форме падежа, реже - числа. Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения.

    При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется  разъединять:

• составные и фразеологизированные сказуемые несет ответственность, принимает на себя обязательства;
• клишированные и устойчивые словосочетания, найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, по причине срыва графика поставок и т.п., за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями;
• клишированные предложения: Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами. Контроль за выполнением данною постановления возложить на...;
• причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственное за график поставок, но не ответственное лицо за график поставок...);
• нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слов, которое оно распространяет: Каждая из сторон имеет право прекратить действие Договора, уведомив в письменном виде не менее чем за 20 рабочих дней другую сторону

    Употребление  деепричастных оборотов. Деепричастные обороты являются характерной стилистической чертой книжной письменной речи. В деловых письменных текстах нарушается основное требование использования деепричастий - деепричастие и глагол, к которому оно относится, обозначают действия одного лица. Нарушение этого правила приводит к алогизму и абсурдности высказывания.

• поэтому ошибочно употреблять деепричастный оборот в безличных предложениях (кроме инфинитивных конструкций): Соглашаясь с Вами, у меня нет возражений. Решая этот вопрос, нами было установлено...;
• невозможно употребление деепричастных оборотов в пассивных конструкциях, так как субъект действия пассивной конструкции не может совпадать с субъектом действия, обозначенного деепричастием: Объединив наши усилия, к нам вернется уверенность в успехе.

    Конструкции с однородными членами. Чтобы  избежать ошибок, связанных с логической несочетаемостью однородных членов предложения, следует помнить, что:

• в качестве однородных членов предложения не должны выступать слова, обозначающие родовые и видовые понятия, например: Магазину требуются продавцы оптовой техники и телевизоров. В данном случае нарушение нормы вызвано тем, что в качестве однородных членов использованы родовое понятие ''бытовая техника" и видовое "телевизоры";
• однородными членами предложения не могут быть слова, выражающие так называемые скрещивающиеся понятия, т.е. слова, значение которых в чем-то совпадает. Недопустимы конструкции: Руководство отметило и премировало лучших сотрудников ценными подарками. Значение слов отметить и премировать во многом совпадает;
• недопустимо употреблять в качестве однородных членов слова, обозначающие разноплановые понятия, например: Выдача готовой продукции производится по счету и по предъявлении квитанции.

    В качестве однородных членов не могут использоваться: причастные обороты и придаточные предложения, причастные и деепричастные обороты. Рассматривая Ваше предложение и решающий эту проблему положительно, хочу обратить ваше внимание на условия хранения продукции.

    Структура сложного предложения. В деловой письменной речи, преобладают простые предложения. Однако это не означает, что сложные предложения менее значимы для текстовой организации в официально-деловой письменности. Сложное предложение передает сложную мысль, отражая сложные отношения тех или иных социально-правовых ситуаций. Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только ...., но и; как.... так и ...; если ..., то; такой же .... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.

    Причины возникающих ошибок сводятся к следующему:

• иногда в текстах происходит контаминация составного союза, нарушающая логические связи в структуре сложного предложения. Например: Не только крупные и средние предприятия сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени налогов;
• встречается неадекватное использование составного союза (или части составного союза) в простом предложении: В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимается на расширенном заседании приемной комиссии;
• нередко составители документов неоправданно усложняют текста, что выражается в нанизывании однотипных придаточных, перенасыщенных различного рода осложнителями (причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями, обособленными дополнениями и обстоятельствами) сложных предложений: В случае необходимости, которая может наступить по причине непредвиденных обстоятельств, которые квалифицируются как форс-мажорные, которые не позволяют сторонам выполнить своих обязательств, то стороны освобождаются от ответственности на согласованный между ними срок; Охрана освобождается от ответственности за кражу имущества, если установлено, что охрана была лишена возможности вскрыть и осматривать объект для выяснения причин срабатывания сигнализации, если посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи, и в других случаях, если охрана докажет отсутствие своей вины. Подобные предложения должны рубрицироваться, т.е. члениться на составные части, графически отделенные одна от другой. Рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение информации, делает ее более наглядной.

    Рубрикация. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки - арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами. Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:

    1. Общие положения.

    2. Квалификационные требования и  необходимый уровень знаний.

    3. Обязанности.

    4. Права.

    5. Ответственность.

    При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:

    1. Общие положения.

    1.1. Лицо, ответственное за техническую  оснащенность предприятия, назначается  и освобождается приказом Генерального  директора.

    1.2. Лицо, ответственное за техническую  оснащенность предприятия подчиняется  непосредственно начальнику службы информатизации.

    При дальнейшем дроблении текста на подпункты  количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:

    1.1.1.2.1.1.

    1.1.2.2.1.2.

    1.1.3.2.1.3.

    При формально-логической организации  текста текстообразующую функцию выполняют  заголовки и подзаголовки: Приказ, Должностная инструкция. Договор, Распоряжение и т.д. Только в деловой переписке не указывается название документа. Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.

    Формула содержательного заголовка представляет собой предложное сочетание, отвечающее на вопрос: о чем этот документ. Располагается  заголовок после реквизитов "дата" и "индекс документа" слева. Заголовок должен быть кратким, он не должен превышать двух строк. Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

Синтаксис устной деловой речи.

    Если  в деловой письменной речи простые  предложения достигают нескольких сот слов и это не противоречит требованиям, предъявляемым к языку  документов, то в устной речи длина  предложения должна соизмеряться с  таким понятием, как оперативная память человека. В ней удерживается начало высказывания, его продолжение и конец. Объем оперативной памяти невелик: 7±2 элемента. По нашим наблюдениям, длина предикативной единицы редко превышает 11-12 слов. Сложные конструкции, развернутые и осложненные предложения в спонтанной речи встречаются редко. В неподготовленной речи сложные конструкции, включающие несколько придаточных предложении нередко рассыпаются, смещаются, остаются незаконченными. Среди осложнителей наиболее характерны для устной речи однородные члены предложения, вводные слова, наименее характерны причастные и деепричастные обороты, являющиеся яркой приметой синтаксиса книжно-письменных стилей речи. Причастные и деепричастные обороты придают речи подчеркнуто книжный характер, и поэтому могут использоваться в условиях строгого официального общения. Они входят в состав стандартных выражений деловой речи:

    В свете решений, принятых правительством, ... По принятой ранее договоренности ... По причинам, не зависящим от нас... Учитывая прежние договоренности,...

    Письменную  речь так трудно воспринимать на слух. Это знают опытные докладчики и люди, часто выступающие публично. Они во время выступления часто  адаптируют речь, упрощая конструкции  предложений, разбивая сложные периоды  и минимизируя использование причастных и деепричастных оборотов.

Особенности Фонетических норм в  деловой речи.

    Если  нормы письменной речи описаны и  изучены достаточно хорошо и не вызывают больших разногласий лингвистов, то нормы устной речи еще вызывают дискуссии. Они более текучи, изменчивы. Это заметно уже на примере смены поколений в одной семье: дети говорят не так, как родители, и совсем не так, как бабушки и дедушки. И это вызвано не только влиянием молодежного жаргона. Пожилой человек, получивший приличное образование и воспитание, произнесет слова "мизeрный", "кулинaрия", "столяр" совсем не так, как человек среднего возраста или молодой человек: "мuзерный", "кулинарuя", "стoляр". Наиболее подвижными оказываются акцентологические нормы, или нормы постановки ударения в слове. Еще недавно вошедшее в русский язык слово "мaркетинг" имеет допустимый вариант постановки ударения - "маркeтинг", более соответствующий законам фонетики русского языка.

    Нормы языкового социального общения - это нормы литературной речи. Они кодифицируются, т.е. описываются, фиксируются в справочниках, словарях, учебниках. В частности, акцентологические нормы фиксируются в специальных словарях ударения, в орфоэпических словарях, словарях трудностей (грамматических и лексических) русского языка. Однако речевая практика часто опережает процесс кодификации, т.е. реальная языковая норма опережает кодифицированную. Вот отчего в орфоэпические словари изменения вносятся чаще, чем в словари других типов: раз в 7-8 лет.

    Процесс смены нормы включает стадию сосуществования вариантов: дэмпинг и демпинг, риэлтэр и риэлтер, оферта и офферта. Особенно это касается слов, недавно вошедших в лексику русского языка и еще не вполне усвоенных ею. В основном это экономические, политические и технические термины. Вместе с тем существует социолингвистический фактор нормирования. Представители различных возрастных групп, различных типов речевых культур при наличии дублетных форм будут выбирать различные варианты произношения: представители старшего поколения [сэсс'иj'а] и [дэкан], студенты и молодые преподаватели скажут [сесс'иj'а] и [д'икан].

    Норма литературного произношения предусматривает  полное проговаривание слогов. Особенно недопустима подобная редукция в  обстановке официального общения при  обращении к официальному лицу. Не "Виктор Степаныч", а "Виктор Степанович", не "Сан Саныч", а "Александр Александрович". С другой стороны, такие слова, как констатировать, прецедент, инцидент, компрометировать нередко произносятся с лишним "Н" (инциндент).

    Для делового человека речь является своеобразной визитной карточкой. Орфоэпические ошибки особенно заметны в чужой речи и отвлекают внимание слушателя от сути изложения. Существует целый ряд профессиональных ошибок, к сожалению, закрепляющихся в массовом сознании. У юристов это "прuговор", "осyжденный", вместо "приговoр", "осуждённый". У управленцев это "квартaл", "обеспечeние" вместо "квaртал", "обеспeчение". 
 

Фонационный и другие средства устной деловой речи.

Под интонацией понимаются все явления, звуковые средства языка, которые связаны с голосом и не требуют концентрации нашего внимания на содержании сказанного. Это интонация, мелодия речи, наличие и длительность пауз, громкость голоса, ритм речи и пр. "Освободите" голос В. Высоцкого от присущих ему интонаций, и это уже будет не его голос. Своей хрипотцой и необычайным накалом эмоций он превращал простые по смыслу слова в душевные надрывы, заставляя людей на многое в жизни посмотреть другими глазами и взывая к размышлению, как и во имя чего жить.