Управление бизнес-процессами на основе технологии workflow

Содержание.

 

Аннотация…………………………………………………………………………………3

Введение…………………………………………………………………………………...4

Раздел 1. Управление бизнес-процессами на основе технологии workflow…………..5

1.1 Базовые концепции……………………………………………………………………5

1.2 Представление бизнес-процесса как процесса Workflow…………………………..6

1.3 Инструментальные средства описания процесса…………………………………...8

1.4 Управление выполнением процесса…………………………………………………9

1.5 Место технологии Workflow в организации бизнеса. Стратегия внедрения и использования……………………………………………………………………………11

Раздел 2.Системы workflow……………………………………………………………..14

2.1 Программная реализация систем класса Workflow………………………………..14

2.2 Сравнительный анализ workflow – систем…………………………………………18

Заключение……………………………………………………………………………….21

Список использованной литературы…………………………………………………...22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

АННОТАЦИЯ.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной системы управления документооборотом (СУД) является критически важным для успешного ведения их бизнеса. По различным оценкам в мире сейчас существует более 500 СУД, отличающихся друг от друга как по функциональным возможностям, так и по технологическим решениям. Разработкой интегрированных СЭД в мире занимаются десятки компаний, к которым относятся, в частности: ACS Software, Action Technologies, Cyco, Datamax Technologies, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, FileNet, Hyland Software, Ideal, InterTech, Magellan Software, PC DOCS, Radnet, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, Saperion, Saros, Staffware plc, Tower Software, Tower Technology, TSP; Unisys, Westbrook Technologies и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ.

Эффективная реализация бизнес-процессов – мечта любого предприятия. Для ее достижения разработаны методы и инструментальные средства описания, проектирования, анализа и оценки бизнес-процессов, концепции и правила их реорганизации, а также информационные технологии поддержки. Бизнес-процесс представляет собой набор взаимосвязанных бизнес-процедур (функций или действий, формирующих результат, имеющий ценность для потребителя), в результате которых производится определенная группа продуктов и услуг. Технология Workflow занимает в этом ряду далеко не последнее место – большинство аналитиков рассматривают ее как важнейшую составляющую современных корпоративных информационных систем, наиболее перспективную технологию управления бизнес-процессами.

Тема данной курсовой работы является актуальной, так как в наше время трудно представить функционирование организации без использования систем Workflow. Применение таких систем в значительной мере позволяет обеспечить полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы предприятия.

При написании курсовой работы были определены ее объект, предмет, а также ее цель. Кроме того, были сформулированы основные задачи, которые необходимо решить.

Объектом данной курсовой работы являются система автоматизации деловых процессов.

Предметом выступают системы, которые обеспечивают решения задач автоматизации документооборота.

Целью данной курсовой работы было рассмотреть основные понятия, а также функции систем Workflow.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

1. определить основные понятия систем Workflow;
2. рассмотреть управление выполнением процесса;
3. определить место технологии Workflow в организации бизнеса.

Стратегия внедрения и использования;

4. сравнить характеристики программных средств системы Workflow.

Следует отметить, что основным источником информации по данной теме является среда Интернет. Именно в ней размещается основное количество публикаций посвященных workflow-системам. Это объясняется тем, что в наше время электронные статьи являются наиболее распространенным средством научной коммуникации.

 

 

 

 

РАЗДЕЛ 1. УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИИ WORKFLOW

 

Все бизнес-процессы существуют для выполнения функций предприятия и должны соответствовать установленной на нем иерархии целей. Международной организацией, координирующей разработку терминологии, стандартов и спецификаций на системы класса Workflow, является Workflow Management Coalition (WfMC). Так, например, одним из ведущих событий прошедшего года в области информационных технологий стала демонстрация на международном форуме Giga Information Group"s Business Process and Workflow совместной работы систем класса Workflow шести различных производителей на основе стандартных интерфейсов. Значение соответствующих стандартов специалисты сравнивают с тем значением, которое оказала в свое время спецификация языка SQL на развитие систем управления базами данных.

Созданная в середине 1993 года WfMC объединяет около 200 различных организаций по всему миру. В их числе компании, специализирующиеся на разработке аппаратных и программных систем, внедрении, консалтинге, а также учебные заведения. По оценкам WfMC, емкость рынка систем класса Workflow составляет сегодня 100 млн. долларов, а такие примеры инсталляций системы Staffware, как комплекс для пяти тыс. пользователей в Министерстве обороны Великобритании или шести тыс. служащих страховой компании CIGNA Healthcare (США), служат убедительной иллюстрацией реалистичности этих оценок.

 

1.1 Базовые концепции

 

Буквальный перевод термина "workflow" как "поток работ" является безусловно корректным грамматически, но почти никак не раскрывает его содержание. Более информативно определение продуктов класса Workflow как программных систем, обеспечивающих полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы предприятия.

В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:

• объект – информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо, оборудование, счет);
• событие – внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);
• операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);
• исполнитель – должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру менеджер, сотрудник архива, директор) [3] .

Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии Workflow отображены на концептуальной информационной модели.

В рамках этой модели процесс состоит из операций и других процессов. Операция адресуется исполнителям, которые, в свою очередь, отвечают за выполнение одной или нескольких операций. Объекты участвуют в выполнении операции. События могут влиять на выполнение операций, например, изменяя результат операций или последовательность их выполнения. Операции обрабатывают события, являясь реакцией системы на происходящие события. Жизненный цикл объекта связан с внешними событиями и операциями, выполняемыми в составе процесса.

Приведенные понятия не исчерпывают множество терминов, определений и особенностей технологии Workflow, тем не менее, рассмотренная концептуальная модель и/или ее различные модификации служат основой программной реализации любой системы класса Workflow. При этом каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:

· разработка описания бизнес-процесса;

· управление выполнением бизнес-процесса;

· интеграция используемых в процессе приложений.

Соответственно этим задачам в составе системы можно выделить типовые компоненты и проанализировать связи между ними.

Инструментальные средства описания процесса предназначены для формирования формального описания процесса в виде упорядоченного множества операций, правил их выполнения, связанных с ними объектов, исполнителей и событий. Полученное описание или спецификация процесса используется для контроля и управления выполнением процесса на основе поступающих в систему данных. В качестве этих данных выступают информация, введенная пользователем, результаты выполнения отдельных операций, данные от прикладных систем, архивов и баз [7].

В свою очередь средства управления выполнением процесса предоставляют пользователю и/или прикладной системе информацию, необходимую для каждой операции, а выявленные на этапе выполнения несоответствия служат основанием для пересмотра спецификации процесса.

 

2. Представление бизнес-процесса как процесса Workflow

 

Важнейшей особенностью технологии Workflow является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные выполняемые средствами информационных систем, так и неавтоматизированные – выполняемые вручную операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса Workflow, если, конечно, этот процесс:

· выделен;

· структурирован;

· выполняется по правилам, которые можно сформулировать;

· периодически повторяется.

Итак, процесс должен быть выделен из всей массы выполняемых на предприятии работ, заданий и действий. Обобщенное представление такого процесса в методологии IDEF0 приводится на рисунке 1.1 – диаграммы верхнего уровня, определяющей взаимосвязи процесса с исполнителями и объектами, выступающими в качестве входов (исходные данные и материалы), управлений (ограничения на выполнение) и выходов (результаты выполнения). В методологии IDEF0 соответствующие связи называются IDEF-дугами. Количество присутствующих на диаграмме IDEF-дуг и их содержание могут быть любыми, но нельзя представить в виде Workflow процесс с исходными данными, неопределенными по составу, непредсказуемым результатом, неопределенными или неуправляемыми правилами выполнения и отсутствием исполнителей. Строго говоря, соответствующий процесс вряд ли можно считать бизнес-процессом, удовлетворяющим приведенному определению.

 

Рисунок 1.1 Обобщенное представление бизнес-процесса в методологии IDEF0.

 

Кроме того, процесс должен иметь внутреннюю структуру – не быть вырожденным, состоящим из одной единственной операции.

В методологии функционального моделирования IDEF0 структура бизнес-процесса может быть раскрыта на диаграмме декомпозиции которая сохраняет входы, выходы, управления и исполнителей, а также содержит составляющие процесс операции, под процессы и связи между ними.

Формирование функциональной модели бизнес–процессов является первым шагом подготовки к внедрению системы класса Workflow. Хотелось бы обратить внимание на следующие немаловажные обстоятельства:

· Внедрение системы класса Workflow базируется на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого, собственно, и осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций.

· Технология Workflow не накладывает каких-либо специальных ограничений на уровень детализации бизнес-процесса и/или степень автоматизации выполняемых операции [3].

Третьим требованием представления бизнес-процесса в виде процесса Workflow является наличие правил выполнения процесса, которые можно сформулировать и формально описать. В первую очередь соответствующие правила касаются последовательности выполнения операций, условий и предусмотренной реакции на внешние события.

Для того чтобы пояснить принципы формирования правил, рассмотрим категории операций, выполняемых в рамках бизнес-процесса.

В качестве направлений систематизации выберем согласованность времени выполнения (синхронно, асинхронно) и области действия (локальная или распределенная). Для выполнения синхронных локальных операций требуется наличие всех исполнителей в одно время и в одном месте. Синхронные распределенные операции выполняются в одно и то же время исполнителями, которые могут находиться в разных местах. Асинхронные локальные операции выполняются членами группы в одном, определенном месте, но в различное время. И, наконец, асинхронные распределенные операции выполняются членами группы исполнителей в различных местах и в различное время.

Четвертым и последним требованием представления бизнес-процесса в виде процесса класса Workflow является периодичность выполнения. В отличие от предыдущих требований, это требование носит чисто экономический характер.

 

1.3 Инструментальные средства описания  процесса

 

С точки зрения системы, каждая операция, входящая в состав процесса, содержит задание, выполнение которого предполагает ввод и/или обработку информации. Типовыми параметрами описания операции являются следующие:

• адресат – пользователь или группа пользователей, получающих задание, при этом указываются права на пересылку задания другому пользователю и права на копирование данных, относящихся к заданию;
• экранная форма, содержащая представление данных и функций, используемых пользователем при выполнении задания;
• предельный срок выполнения задания, определяющий, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;
• действия системы при инициализации и завершении операции [7].