Делопроизводство – основа технологии управления

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Московский  государственный  университет технологии и управления 
 

Кафедра экономики, бизнеса и права                                                                                             
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности                                                                                                   

Тема  Делопроизводство – основа технологии управления 
 
 
 

Выполнил  студент 1  курса

Аракчеева Марина Анатольевна

Факультета: экономики и предпринимательства

Спец.менеджмент организации

Шифр: 080507 

2010 

СОДЕРЖАНИЕ

      Введение                                                                                                 3

1. Оценка современного состояния делопроизводства                                  3
2. Факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления                                           4
3. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства                                                                                          5
4. Документационное обеспечение управления. Основные задачи и функции ДОУ                                                                                          11

5. Структура служб документационного обеспечения  управления и их функции                                                                                                  13

6. Отличия понятия  «документационное обеспечение  управления» (ДОУ) и понятия «делопроизводство»                                                                  15
7. Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов                                                                                              16
8. Научная организация управленческого труда как фактор повышения эффективности управления и делопроизводства                                  18
9. Деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства                                                 22

Заключение                                                                                                       23

Список литературы                                                                                          24 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

В своей  работе необходимо решить ряд задач:

• Оценить современное состояние делопроизводста;
• Определить факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления;
• Описать организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства;
• Дать понятие документационному обеспечению управления, вычленить основные задачи и функции ДОУ;
• Рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и их функции;
• Разграничить  понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятие «делопроизводство»;
• Определить взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов;
• Рассмотреть научную организацию управленческого труда как фактора повышения эффективности управления и делопроизводства;
• Рассмотреть деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства.

1. Оценка современного состояния делопроизводства

  Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции [6;14].

  Информационные  технологии принципиально изменили современное делопроизводство, появилось новое качество и требование к нему. До сих пор не существует национальных требований к системам электронного документооборота, применяемых даже в государственных учреждениях, отсутствуют типовые правила построения делопроизводства в управленческих аппаратах. Ярким примером является огромное                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     количество терминов в названиях служб по управлению документацией в органах власти: управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия и т.д. Но государственный аппарат является единым механизмом управления государством снизу и до верху. Кроме того, имеется около 70-ти производителей программных продуктов автоматизации делопроизводства, которые играют по своим правилам. Но оценки качества такого продукта не имеется. Поэтому давно уже назрела необходимость в создании национального стандарта для систем автоматизации делопроизводства, по крайней мере, для систем, применяемых в органах государственной власти. 

2. Факторы, влияющие на организацию  и технологию делопроизводства в учреждениях  различных уровней  управления

   Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное  общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических основ, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

   Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной  корпорации.

   Деятельность  любого предприятия регулируется действующим  законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

   Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего.  
Во-первых, от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию [10;76].

Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.  

3. Организационные, правовые, социальные и психологические  аспекты делопроизводства

Существует  три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная [6;26].

     При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

     Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

   Наиболее  рациональной формой организации отдельных  делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства.

   В современных условиях полностью  централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.