Делопроизводство – основа технологии управления

   Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

   Автоматизированные  системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

   Создаются предпосылки к реализации более  эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения  организации, будь то локальные или  удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением [15;19].

   Появляются  предпосылки для организации  электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами.

   Использование средств автоматизации делопроизводства способно  обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами: эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала: сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движение документов и исполнительской дисциплиной.  

8. Научная организация управленческого  труда как фактор повышения эффективности  управления и делопроизводства

   Делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.

   Научная организация труда - это такая организация труда, при которой практическому внедрению конкретных мероприятий предшествует тщательный научный анализ трудовых процессов и условий их выполнения, а сами практические меры базируются на достижениях современной науки и передовой практики. Таким образом, термины "научная организация труда" и "организация труда" выражают сущность одного и того же явления (процесса), а разница между этими понятиями определяется прежде всего методом, подходом к решению одних и тех же задач, состоянием системы взаимодействия работников друг с другом и со средствами производства в процессе трудовой деятельности. Если производство чутко реагирует на все новое, что появляется в области организации труда, и систематически внедряет его в свою практику, то мы вправе говорить о научной организации труда (НОТ). Научный подход к организации труда позволяет наилучшим образом соединить в процессе производства технику и людей, обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение трудоемкости и рост производительности труда. Он направлен на сохранение здоровья работников, обогащение содержания их труда[1, c. 45]. Важным признаком НОТ является ее направленность на решение взаимосвязанных групп задач: "экономических (экономия ресурсов, повышение качества продукции, рост результативности производства); " психофизиологических (оздоровление производственной среды, гармонизация психофизиологических нагрузок на человека, снижение тяжести и нервно-психической напряженности труда);" социальных (повышение разнообразия труда, его содержательности, престижности, обеспечение полноценной оплаты труда). Развитием представлений о задачах НОТ являются положения о ее функциях, т.е. специфических особенностях проявления НОТ на предприятии, ее воздействии на различные стороны производства. Категория "функция" предоставляет возможность конкретизировать общие задачи НОТ, выделить в пределах каждой из них особенные направления воздействия НОТ на производство и его субъект - человека, выявить принципиальные различия между организацией труда научной и "обычной", которая зачастую упускает важные моменты в организации трудовой деятельности, что чревато потерями для производства.[2;78].

  Особенно  следует подчеркнуть последнее  обстоятельство. Нередко можно встретить мнение, что слово "научная" излишне в понятии "научная организация труда". Некоторые авторы считают даже, что ненаучной организации труда вообще быть не может, а поэтому понятие организация труда уже предполагает ее научность. С подобным мнением согласиться нельзя. Понятие "научная организация труда" возникло и закрепилось в обиходе как антитеза, противопоставление всему стихийному, случайному, рутинному в организации труда, которое еще довольно распространено на производстве. Слово "научная" дает качественную характеристику организации труда.

   В соответствии с пунктом 2 статьи 51 Гражданского кодекса РФ организация считается  созданной с момента ее государственной  регистрации. С этого же момента  возникают гражданские права, соответствующие  целям деятельности данного юридического лица, и связанные с этой деятельностью обязанности. Организация и регистрация трудовой деятельности обязательна как для юридического лица, так и для индивидуального предпринимателя.

На современном  предприятии с его сложными технологическими процессами и большим количеством работников необходима рациональная организация трудового процесса. Организация труда на предприятии - это система мероприятий, направленных на создание наиболее благоприятных условий для эффективного использования рабочего времени, материалов и техники в интересах роста производства, повышения производительности труда и создания нормальных, здоровых условий для работы.

     В функциональном смысле организация  труда на предприятии - это деятельность по установлению и изменению порядка взаимодействия работников со средствами производства и друг с другом для достижения заранее поставленной цели трудовой деятельности.

Основы  организации труда [1;107]:

1. Разделение труда - закрепление за каждым работником и за каждым подразделением их обязанностей, функций, видов работ, технологических операций.
2. Кооперация труда - установление системы производственной взаимосвязи между работниками.
3. Нормирование - установление научно обоснованных норм затрат труда на выполнение какой-либо работы.
4. Организация рабочих мест - рациональное их устройство за счет оснащения и планировки.
5. Организация обслуживания рабочих мест - кооперация труда между основными работниками и работниками вспомогательных служб и подразделений.
6. Разработка рациональных способов выполнения работы.
7. Создание безопасных и здоровых условий труда.
8. Подбор, подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала.
9. Организация оплаты и материального стимулирования труда.
10. Воспитание дисциплины труда, поддержка трудовой активности и творческой инициативы.
11. Планирование и учет труда - осуществляется для установления необходимых общих трудозатрат, численности персонала, фонда заработной платы.

     Организационные условия труда  не только на его производительность, но и на здоровье и работоспособность работника.

     Организация труда персонала на предприятиях и в организациях подразумевает  конкретные формы и методы соединения людей и техники в процессе труда.

     Организация труда персонала – это целая  наука, которая постоянно обогащается новыми данными, отслеживает передовой опыт новых организационных решений.

     Рациональная  организация труда персонала  заключается в том, чтобы уменьшить  время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения  служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала. Условия труда, предусмотренные трудовым договором, должны соответствовать требованиям охраны труда. В статье 22 Трудового кодекса сказано, что организация охраны труда на предприятии – обязанность работодателя.

     Организация охраны труда на предприятии контролируется органами Федеральной инспекции  труда в лице Гострудинспекции, Гостехнадзора, Госэнергонадзора, Госсанэпидемнадзора и других федеральных и региональных органов по труду [1;109].

     Важные  сферы жизни предприятия - организация  и нормирование труда. Под нормированием  труда понимают установление, в частности, норм рабочего времени на выполнение конкретной работы. Правильная организация и нормирование труда повышают заинтересованность работников в повышении производительности труда.

     Организация управленческого труда имеет  свою специфику. Труд управленца зачастую невозможно нормировать, ибо показателем его успешной работы являются финансовые результаты деятельности компании. Многочисленные опросы свидетельствуют, что организация труда руководителя зачастую имеет серьезные недостатки. Многим руководителям не хватает управленческой культуры, комплексности в организации труда. Они перегружены текущей работой, недостаточно уделяют внимание перспективным вопросам. Неправильная организация управленческого труда приводит к снижению результативности работы, к задержкам на службе. Чтобы организация управленческого труда была эффективной, руководители должны составлять план личной работы, предварительно анализируя положение дел, продумывать каждый вид работы, группировать их в зависимости от цели, содержания, объема и последовательности их выполнения, определять продолжительность, сроки начала и окончания каждой операции [1;115].

     Научная организация труда руководителя - процесс совершенствования организации  труда на основе достижений науки  и передового опыта. Если руководитель четко реагирует на все новое, что появляется в области организации труда, и систематически внедряет его в свою практику, то можно говорить о научной организации труда.

     Научный подход к организации труда позволяет  наилучшим образом соединить  в процессе производства технику  и людей, обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение трудоемкости и рост производительности труда. Он направлен на сохранение здоровья работников, обогащение содержания их труда.

     Организация контроля за соблюдением трудового законодательства работодателями возложена на Федеральную инспекцию труда. Такой вывод можно сделать на основании положений ст. 353 ТК кодекса РФ.

   Изменение организационных условий труда  – основание для внесения изменений  в трудовой договор, а в отдельных  случаях (при несогласии работника) и для его расторжения (ч. 4 ст. 74 ТК РФ). 

9. Деятельность  архивных органов  по нормативно-методическому  обеспечению служб  делопроизводства

      Работа   архива   организации   и   формы его участия   в документационном  обеспечении  управления  регламентируются  Основными правилами работы ведомственных архивов [8;4].

      Учреждения  государственной  архивной службы оказывают министерствам  и  ведомствам  организационно-методическую  помощь   во внедрении государственных систем документационного обеспечения управления,  в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные  документы  по  системе документационного  обеспечения,  разрабатывают методические  документы  по   отдельным   вопросам   документационного обеспечения управления.

      Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

      Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: законодательные акты РФ в сфере  информации и документации; указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне; правовые аспекты федеральных органов исполнительной власти как общеотраслевого, так и ведомственного характера; правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства; правовые аспекты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; государственные стандарты на документацию; унифицированные системы документации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; государственную систему документационного обеспечения управления, содержащую основные требования к документам и службам ДОУ; нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов [6;208].