Делопроизводство – основа технологии управления

   В небольших учреждениях, не имеющих  общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

   Если  организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

   С целью регламентации делопроизводственного  процесса, определения приемов и  способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

   Разделение  функций между подразделениями  делопроизводства и исполнителями:

     Основой организации труда делопроизводственного  персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями  и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

     Положение об отделе делопроизводства разрабатывает  руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном  подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

     Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

• общие положения;
• основные функции и задачи;
• обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);
• организация работы;
• управление подразделением.

   Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в  вопросе о том, кто и что  должен делать, кто кому подчинен и  т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения  отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

     При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его  дополняют (при необходимости —  сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

     Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.

     Инструкция состоит из следующих разделов[6;68]:

Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, осн9вная задача делопроизводителя — регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника. Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).

Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

   Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

   Психологический аспект делопроизводства:

   Автоматизированная  система делопроизводства может  оказаться психологическим барьером для руководителя старой закалки любой организации, так как им гораздо проще работать непосредственно с людьми, привычными методами: вызвал «на ковер», «дал накачку», увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. Кроме того, руководство зачастую обнаруживает, что обещанные западными экспертами преимущества куда-то исчезли. Хотя решение этой проблемы простое - предлагалось внедрить АСД на столы всех исполнителей и руководителей, а заказчик сэкономил: поставил систему только делопроизводителям структурных подразделений. В результате между подразделениями работа выполняется быстро и четко, а внутри них - все как и раньше.

   У исполнителей же часто возникает  ощущение, что с внедрением службы управления документооборотом появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, теперь при желании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает.

   Правовой  аспект делопроизводства:

Имеются нормативные  документы, которые регламентируют организацию документационного  обеспечения управления предприятия:

• Конституция РФ
• Гражданский кодекс РФ (1и 2 части)
• Федеральный закон от 28.08.1995 г. №154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в РФ»
• Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ»
• Федеральный закон от 25.01.1995 «Об информации, информатизации и защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
• Федеральный закон РФ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в  электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
• Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»
• Указ Президента РФ от 02.05.1996 № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента РФ, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства РФ»
• «Государственная  система  документационного  обеспечения  управления», разработанная архивными службами. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса  создания  и  обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению  ряда  проблем автоматизации, создания и обработки  документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
• «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», подготовленная Комитетом по делам архивов и утвержденная решением Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации  в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи  документированной информации.
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28). Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.), который введен в действие во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации (включая субъекты Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
• «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Роархивом от 06.10.2000г.)включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002)
• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299)

В повседневной деятельности службы ДОУ регламентируются:

• Положением о службе ДОУ
• Положением о структурных подразделениях (при наличии)
• Инструкцией по ДОУ
• Инструкцией по организации рабочих мест персонала службы
• Нормами времени на выполнение работ по ДОУ
• Документами планирования и отчетности
• Должностными инструкциями персонала службы.

Социальный  аспект делопроизводства можно рассмотреть  в рамках исполнения Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», регулирующего порядок обращения граждан в государственные органы и органы местного самоуправления и порядок рассмотрения обращений граждан указанными органами и должностными лицами. Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления. В письменном обращении гражданина обязательно должны быть указаны его фамилия, имя и отчество и почтовый адрес, по которому будет направлен ответ в течение 30 календарных дней, поставлены личная подпись гражданина и дата обращения. При этом установлено, что обращения, поступившие "по информационным системам общего пользования", подлежат рассмотрению в порядке, установленном данным Законом [14;1].

4. Документационное обеспечение управления.

Основные  задачи и функции ДОУ.

   Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

   Документационное  обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая  функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. 
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 
        В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами [10;143].

     Таким образом, служба ДОУ решает основной комплекс задач: 
1) обеспечение документирования управленческой деятельности; 
2)  организация работы с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами. 
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции. 
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций: 
- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления; 
- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования; 
- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов. 
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

- экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- контроль за исполнением документов;

- систематизация документов, обеспечение их хранение и использование;

- организация работы с обращениями граждан;

- обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

- разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;