Управление бизнес-процессами на основе технологии workflow

 

 

 

РАЗДЕЛ 2. СИСТЕМЫ WORKFLOW

 

Данный класс представлен системами управления потоками работ, так называемыми системами WorkFlow. В этих системах четко прописаны бизнес-процессы организации, ее функциональные бизнес-правила, способы и сроки передачи документов и предоставления отчетности. Такие системы, в основном, ориентированы на предприятия и организации, в которых уже устоялись бизнес-правила, четко прописаны функциональные обязанности сотрудников, а документооборот, обладая простой структурой, носит массовый характер. Системы WorkFlow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность которых основана на выполнении повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определённой технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации. Российский рынок систем класса WorkFlow представлен следующими системами:

- Optima WorkFlow ("Optima", Россия);

- StaffWare (Staffware plc, Великобритания);

- WorkRoute II ("Весть 0 Мета Технология", Россия) [1].

 

2.1 Программная реализация систем  класса Workflow

 

Staffware. Компания Staffware plc. (Великобритания) уже более 10 лет специализируется в области разработки автоматизированных систем для комплексного решения задач, связанных с управлением административными процедурами, деловыми операциями и документооборотом [4].

Система Staffware имеет архитектуру клиент-сервер, которая позволяет сочетать достоинства персонального доступа к данным (дружественный интерфейс, диалоговая поддержка, невысокая стоимость) и преимущества крупных компьютерных систем на базе серверов (поддержка целостности баз данных, защита информации, многозадачность) [4].

Сервер Staffware работает в среде UNIX (поддерживается более 35 модификаций) или Windows NT. Для рабочего места клиента может использоваться алфавитно-цифровой терминал UNIX, PC в среде Windows или Macintosh.

В качестве основы для управления данными система Staffware предоставляет несколько вариантов: собственную систему управления, базирующуюся на файловой системе сервера, СУБД ORACLE и  СУБД INFORMIX.

Система Staffware является открытой. Специальные средства обеспечивают запуск внешних программ на сервере и клиенте, двусторонний обмен данными между Staffware и процессами на сервере, а также динамический обмен данных (Dуnamic Data Exchange – DDE) с приложениями, работающими под Windows.

По технологии Staffware каждый бизнес-процесс представляется в виде процедуры, состоящей из отдельных шагов и содержащей описание каждого шага, а также описание порядка следования шагов. Каждый шаг может содержать информационное сообщение и задание, выполнение которого состоит в вводе и/или обработке данных. При описании шага необходимо определить 4 параметра:

• адресата, т.е. пользователя, должность или группу пользователей, получающих задание, при этом можно указать права на пересылку задания другому адресату и прав доступа к данным;
• экранную форму, содержащую представление данных и определения функций, используемых пользователем;
• предельный срок выполнения задания (необязательный параметр), определяющий до какого времени этот шаг должен быть выполнен;
• действия системы при инициализации и завершении шага и перечень последующих шагов процедуры и условий их выполнения [4].

Последовательность выполнения шагов и условия перехода от одного шага к другому составляют алгоритм процедуры. Помимо шагов, рассмотренных выше, в описании алгоритма используются  логические условия.

В Staffware информация передается от пользователя к пользователю в виде множества полей данных. На каждом шаге используется подмножество этих данных, состав которого, а также способ представления данных задаются соответствующей экранной формой.

При заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи.

В системе Staffware имеются следующие классы пользователей:

администратор системы - отвечает за поддержку и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процедурам, например данных о пользователях;

разработчик процедуры - отвечает за разработку, тестирование и поддержку конкретной процедуры;

владелец процедуры - имеет право редактировать конкретную процедуру;

менеджер - контролирует исполнение вариантов процедуры посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;

пользователь - имеет доступ к Staffware через очередь заданий, возможность запуска варианта конкретной процедуры и  справочную подсистему.

Каждый пользователь имеет уникальное имя, пароль, а также параметры, указывающие подразделения, к которым он относится.

Средства управления доступом системы Staffware позволяют ограничить доступ к функции запуска процедур и возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей.

Optima-Workflow. Система OPTiMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов. Ее использование позволяет автоматизировать основные процедуры современного делопроизводства и документооборота [9].

Самое главное в OPTiMA-WorkFlow — ориентированность на процессы, а не на документы. Владелец системы может настраивать ее работу таким образом, как это нужно ему, не ограничивая себя рамками её начальной конфигурации. Система не предлагает пользователям стандартную схему организации работы, а представляет собой мощный инструментарий для описания технологии обработки данных [10].

OPTiMA-WorkFlow обеспечивает возможность  описания сценариев обработки  документов на всех этапах  их жизненного цикла. Контроль  за ходом выполнения процессов  обработки документов обеспечивается  соответствующими встроенными механизмами  путем сопоставления заданных и фактических характеристик процесса.

Для анализа результатов работ и роли исполнителей в его реализации в OPTiMA-WorkFlow используются средства проектирования макетов различных форм отчетности, которые присоединяются к системе и могут быть использованы уполномоченными пользователями для формирования выходных форм и отчетов.

Новинка OPTiMA-WorkFlow — Интернет-сервер! Этот новый компонент позволяет использовать стандартный web-браузер в качестве ПО для автоматизированных рабочих мест пользователей системы. Но самое важное достоинство этого модуля — это возможность работы с системой OPTiMA-WorkFlow с любой рабочей станции в Internet или Intranet-сети, что помогает решить задачу организации взаимодействия между удаленными и мобильными сотрудниками и офисами предприятия. При этом не теряется возможность централизованного администрирования и управления хранением информации [11].

Система OPTiMA-WorkFlow обеспечивает высокую безопасность хранимой и создаваемой информации: все документы, правила их обработки, маршруты и любая служебная информация надежно защищены от любого вмешательства, как извне, так и изнутри компании.

Развитие OPTiMA-WorkFlow идет по пути интеграции с другими прикладными системами управления деятельностью организации. Основа для этого — принципы открытой архитектуры и совместимость с любыми средствами обработки данных.

Являясь средством работы с любой информацией, OPTiMA-WorkFlow может служить своеобразным "клеем" между различными системами, существующими на предприятии. Ее основная задача — передавать информацию и инициативу от одного исполнителя к следующему, от одного приложения к другому, эффективно взаимодействуя с решениями от самых разных производителей [10].

Аксиома управления компанией — нужная информация, в нужном объеме, в нужное время, в нужном месте. Мы даем возможность управлять информацией.

Work Route. Одной из наиболее совершенных на сегодняшний день системы автоматизации деловых процессов является разработанная в компании ВЕСТЬ АО workflow-система WorkRoute II [12].

Основными понятиями WorkRoute, на которых зиждется функционирование этой системы, являются карта делового процесса и задание. Карта описывает произвольный логически законченный набор неделимых элементарных операций (деловых процедур), реализующих основную и вспомогательные цели организации, и представляет собой направленный граф, построенный из узлов нескольких типов в специальном редакторе карт. Процедуры могут выполняться одна за другой или одновременно, реализуя концепции последовательной, параллельной или смешанной маршрутизации. Активизация карты делового процесса заключается в запуске по ней работы (задания), в контексте которой каждая процедура носит название этапа.

Здесь необходимо отметить одну интересную особенность. На каждом этапе для взаимодействия с пользователем имеется одна (или, если того требует бизнес-логика, несколько) экранных форм, т. е. функционирование WorkRoute изначально строится на использовании парадигмы экранных форм, и инструментарий для их создания и обработки является неотъемлемой частью этой workflow-системы.

На стадии проектирования карты делового процесса администратор или аналитик, составляющий ее, должен создать для каждого этапа (процедуры, узла) экранную форму.

Cистема WorkRoute II идеально подходит для работы с электронными формами, обеспечивая их создание и обработку (в том числе коллективную), связь с базами данных, маршрутизацию, и, кроме всего прочего, позволяет получать доступ к формам в Internet.

При использовании WorkRoute II мы имеем возможность осуществить анализ последовательности операций, выполняемых с формой в ходе реализации определенной цели и затем синтезировать их электронную модель в виде карты делового процесса.

WorkRoute II позволяет оперировать с  переменными следующих типов: String, Long, Short, Double, Float, Date. Причем помимо манипулирования чисто структурированной информацией, которая заключается в значениях переменных процесса, существует возможность работать с неструктурированными документами, подготовленными, например, в MS Word или MS Excel и связанными каким-либо образом с формой.

WorkRoute II, следует отметить, что встроенный  редактор позволяет проектировать  формы простыми и понятными  визуальными средствами, просто  размещая мышью необходимые управляющие  элементы на экране, а затем  редактируя их свойства. Кроме того, учитывая тот факт, что WorkRoute II – это система гибридной маршрутизации документов и заданий с контролем исполнения, которая фактически разрабатывалась для перемещения электронных документов по различным инстанциям согласно процедуре их формирования, заполнения, редактирования и утверждения, поэтому можно говорить о достаточно точном соответствии WorkRoute II задаче маршрутизации и коллективной обработки электронных форм. В ходе выполнения задания по сбору и систематизации данных внутренние переменные делового процесса и информация из баз данных могут выводиться в виде различных экранных форм, предназначенных для исполнителей конкретных этапов. Таким образом, проявляется концепция, в соответствии с которой некая виртуальная электронная форма, вмещающая в себе всю информацию по процессу, имеет несколько внешних представлений в зависимости от смысловой нагрузки этапа, прав доступа исполнителя или просто эргономических соображений [13].

WorkRoute II имеет специальный модуль WorkRoute II Internet Interface, который позволяет через обычный браузер работать с заданиями точно так же, как и на клиентском месте WorkRoute II. Это дает возможность оперировать формами через Internet, упрощая взаимодействие со своими сотрудниками, клиентами и деловыми партнерами, а также строить крупные распределенные системы обработки электронных форм на основе сетей intranet/extranet/Internet.

 

2.2 Сравнительный анализ WORKFLOW –  систем

 

Наименование системы	Optima -WorkFlow	Staffware 97	Work Route
Фирма- разработчик	Optima, Россия	Staffware plc, Great Britain	«Весть - Мета Технология», Россия
Свойства и параметры системы	1	2	3
Класс системы	Управление потоками работ WorkFlow	Управление потоками работ WorkFlow	Управление потоками работ WorkFlow
Стоимость за 1 клиентское место, у.е.	80	770	300
Архитектура системы	Клиент-сервер	Клиент-сервер	Клиент-сервер
WEB-технология	●	●	●
Защита данных в системе
Стандарт защиты информации	● (Российский)	●	● (Российский)
Сертифицированное шифрование	●(Российский)	●	●(Российский)
Сертифицированная электронно-цифровая подпись	●(Российский)	●	●(Российский)
Управление потоками работ
Жесткая маршрутизация	●	●	●
Свободная маршрутизация	●	●	●
Автоматич. отправка документов по маршруту	●	●	●
Редактор маршрутных схем	●(Графический)	●(Графический)	● (Графический)
Описание параметров технологических этапов	●	●	●
Формирование календаря рабочего времени	●	●	●
Обеспечение документооборота
Поддержка отечественной схемы документооборота	●	○	●
Поддержка западной схемы документооборота	●	●	●
Формирование документов в системе	○	○	○
Реализация управленческого учета	○	○	○
Хранение всех версий документов	●	●	●
Использование бланков документов в формате MS○Word	○	○	○
Контроль версий документов	●	●	●
История обработки документов	●	●	●
Регистрация документов (картотека)	●	●	●
Редактор регистрационных карточек	●Графический	●	●
Автоматический расчет параметров документов	○	○	○
Поиск документов по атрибутам регистр. карточек	●	●	●
Контроль потоков работ и документов
Возможность задания нормативных значений	●	●	●
Возможность постановки/снятия с контроля	●	●	●
Контроль сроков выполнения	●(в минутах)	●(в минутах)	●(в минутах)
Контроль работы исполнителей	●	●	●
Уведомление о постановке на контроль	●	●	●
Уведомление о выполнении этапа	●	●	●
Напоминание о истечении сроков исполнения	●	●	●
Резолюции	●	●	●
Отчетность
Развитая отчетность	●	●	●
Статистический анализ	●	●	●
Отчетность по реквизитам документов	○	○	○
Администрирование системы
Определение прав доступа пользователей	●	●	●
Регистрация событий в системном журнале	●	●	●
Совместимость с программными системами
Интеграция с КИС	○	○	○
Совместимость с программными продуктами	MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDrow, PageMaker, MS Outlook, MS Project, WordPad	MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDrow	MS Word, Excel, Access,PowerPoint, CorelDrow, PageMaker, MS Outlook, MS Project, WordPad
Операционная система	Windows 95/98/NT 4.0	Windows NT 4.0 IBM OS/2	Windows 95/98/NT 4.0
База данных	ODBC-стандарт (MS Exchange Server, MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase)	ODBC-стандарт (MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase)	ODBC-стандарт (MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase)