Автоматизированные системы управленческого консалтинга

     При этом выявляются функциональные деятельности каждого из подразделений предприятия  и функциональные взаимодействия между  ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия.

     В качестве исходной информации при проведении обследования и выполнении дальнейших этапов служат: данные по организационно-штатной структуре предприятия; информация о принятых технологиях деятельности; стратегические цели и перспективы развития; результаты интервьюирования сотрудников; предложения сотрудников по усовершенствованию бизнес-процессов предприятия; нормативно-справочная документация; опыт системных аналитиков в части наличия типовых решений.

     Длительность  обследования составляет 1-2 недели. По окончании обследования строится и  согласуется с заказчиком предварительный  вариант функциональной модели предприятия, включающей идентификацию внешних объектов и информационных взаимодействий с ними, а также детализацию до уровня основных деятельностей предприятия и информационных связей между этими деятельностями. 

     2.3 Построение моделей  деятельности предприятия

     На  данном этапе осуществляется обработка результатов обследования и построение моделей деятельности предприятия следующих двух видов:

     1) Модели «как есть», представляющей собой «снимок» положения дел на предприятии (оргштатная структура, взаимодействия подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес-процессы и т.д.) на момент обследования и позволяющей понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также на основе автоматической верификации выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации;

     2) Модели «как должно быть», интегрирующей перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяющей сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.

     Каждая  из моделей включает в себя полную структурную функциональную модель деятельности (например, в виде иерархии диаграмм потоков данных с разработанными для всех процессов нижнего уровня подробными их спецификациями на структурированном естественном языке или в виде иерархии SADT-диаграмм), информационную модель (как правило, с использованием нотации «сущность-связь»), а также, в случае необходимости, событийную (описывающую поведение) модель (с использованием диаграмм переходов состояний).

     Переход от модели «как есть» к модели «как должно быть» осуществляется следующими двумя способами:

     1) Совершенствование технологий на основе оценки их эффективности. При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников («легкий» реинжиниринг).

     2) Радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес-процессов («жесткий» реинжиниринг). Например, вместо попыток улучшения бизнес-процесса проверки кредитоспособности клиента, может быть, следует задуматься, а нужна ли вообще такая проверка? Возможно затраты на такие проверки каждого из клиентов во много раз превышают убытки, которые может понести компания в отдельных случаях недобросовестности.

     Построенные модели являются не просто реализацией  начальных этапов разработки системы  и техническим заданием на последующие  этапы. Они представляют собой самостоятельный  отделяемый результат, имеющий большое практическое значение. Модель «как есть» включает в себя существующие неавтоматизированные технологии, работающие на предприятии. Формальный анализ этой модели позволит выявить узкие места в технологиях и предложить рекомендации по ее улучшению (независимо от того, предполагается на данном этапе автоматизация предприятия или нет). Она позволяет осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия (так как ее технология содержится в модели) с использованием диаграмм.

     С ее помощью можно осуществлять предварительное  моделирование нового направления  деятельности с целью выявления  новых потоков данных, взаимодействующих  подсистем и бизнес-процессов. 

     2.4 Разработка системного проекта

     Данный  этап является первой фазой разработки собственно системы автоматизации, на которой требования заказчика  уточняются, формализуются и документируются. Фактически на этом этапе дается ответ  на вопрос: «Что должна делать будущая система?». Именно здесь лежит ключ к успеху всего проекта автоматизации. В практике создания больших программных систем известно немало примеров неудачной реализации именно из-за неполноты и нечеткости определения системных требований.

     На  этом этапе определяются:

• архитектура системы, ее функции, внешние условия функционирования, распределение функций между аппаратной и программной частями;
• интерфейсы и распределение функций между человеком и системой;
• требования к программным и информационным компонентам системы, необходимые аппаратные ресурсы, требования к базе данных, физические характеристики компонент системы, их интерфейсы;
• состав людей и работ, имеющих отношение к системе;
• ограничения в процессе разработки.

     Системный проект строится на основе модели «как должно быть» и включает функциональную модель будущей системы в соответствии с одним из общеупотребительных стандартов (например, IDEF0 или IDEF3), информационную модель, например, в соответствии со стандартом IDEF1X, а также техническое задание на создание автоматизированной системы (например, в соответствии с ГОСТ 34.602-89).

     По  завершении данного этапа (после согласования системного проекта с заказчиком) изменяется роль консультанта. Отныне он как бы становится на сторону заказчика, и одной из его основных функций на всех последующих этапах работ будет являться контроль на соответствие требованиям, зафиксированным в системном проекте.

     Необходимо  отметить следующее достоинство  системного проекта. Для традиционной разработки характерно осуществление  начальных этапов кустарными неформализованными способами. В результате заказчики  и пользователи впервые могут увидеть систему после того, как она уже в большей степени реализована. Естественно, эта система отличается от того, что они ожидали увидеть. Поэтому далее следует еще несколько итераций ее разработки или модификации, что требует дополнительных (и значительных) затрат денег и времени. Ключ к решению этой проблемы и дает системный проект, позволяющий: описать и скорректировать будущую систему до того, как она будет реализована физически; уменьшить затраты на разработку и внедрение системы; оценить разработку по времени и результатам; достичь взаимопонимания между всеми участниками работы (заказчиками, пользователями, разработчиками, программистами и т.д.); улучшить качество разрабатываемой системы (создать оптимальную структуру интегрированной базы данных, выполнить функциональную декомпозицию типовых модулей).

     Системный проект полностью независим и  отделяем от конкретных разработчиков, не требует сопровождения его  создателями и может быть безболезненно  передан другим лицам. Более того, если по каким-либо причинам предприятие не готово к реализации на основе проекта, он может быть положен «на полку» до тех пор, пока в нем не возникнет необходимость. Кроме того, его можно использовать для самостоятельной разработки или корректировки уже реализованных на его основе программных средств силами программистов отдела автоматизации предприятия.

     На  основании системного проекта осуществляется:

• составление перечня автоматизированных рабочих мест предприятия и способов взаимодействия между ними;
• анализ применимости существующих систем управления предприятиями для решения требуемых задач и формирование рекомендаций по выбору такой системы;
• совместное с заказчиком принятие решения о выборе конкретной системы управления предприятием или разработке собственной системы;
• разработка требований к техническим средствам;
• разработка требований к программным средствам;
• разработка предложений по этапам и срокам автоматизации.

 

     2.5 Разработка технического  проекта

     На  данном этапе на основе системного проекта и принятых решений по автоматизации осуществляется проектирование системы. Этот этап разделяется на два подэтапа:

     1) Проектирование архитектуры системы, включающее разработку структуры и интерфейсов ее компонент (автоматизированных рабочих мест), согласование функций и технических требований к компонентам, определение информационных потоков между основными компонентами, связей между ними и внешними объектами.

     2) Детальное проектирование, включающее разработку спецификаций каждой компоненты, разработку требований к тестам и плана интеграции компонент, а также построение моделей иерархии программных модулей и межмодульных взаимодействий и проектирование внутренней структуры модулей.

     При этом происходит расширение системного проекта:

• за счет его уточнения;
• за счет построения моделей АРМ, включающих подсхемы информационной модели и функциональные модели, ориентированные на эти подсхемы вплоть до идентификации конкретных сущностей модели;
• за счет построения моделей межмодульных и внутримодульных взаимодействий с использованием техники структурных карт.

 

     2.6 Реализация ИС

     В случае разработки собственной системы  последующие этапы являются традиционными: по спецификациям технического проекта  осуществляется программирование модулей, их тестирование и отладка и последующая  комплексация в автоматизированные рабочие места и в систему в целом. При этом схема интегрированной базы данных, как правило, генерируется автоматически на основании информационной модели.

     Настройка существующей системы MRP или ERP осуществляется по следующим этапам:

     1) Наполнение системы фактическими данными.

     2) Построение процедур их обработки.

     3) Интеграция процедур внутри автоматизированных рабочих мест.

     4) Интеграция автоматизированных рабочих мест в систему.

     Рассмотрим  подробнее процедуру выполнения этапа управленческого консалтинга внедрения ИС. На рисунке 1 представлена общая процедура проведения работ по управленческому консалтингу компании, а пунктиром выделены работы, относящиеся к этапу управленческого консалтинга внедрения ИС. Из самой процедуры видно, что на вход внедрения ИС должны быть переданы исходные данные, а именно, стратегия компании. Если стратегия в компании не сформулирована или проработана недостаточно подробно, внедрение ИС не приведет к результату, удовлетворяющему руководство заказчика, так как будет основано на представлениях самих внедренцев и частных мнениях отдельных сотрудников компании-заказчика. Впрочем, отсутствие стратегии может привести компанию к еще более печальным последствиям, чем неудачное внедрение ИС.

     Процедура этапа управленческого консалтинга внедрения ИС начинается с диагностики системы управления, которая проводится в следующей последовательности:

     1) Ознакомление с материалами компании.

     2) Совещание с руководителем компании, на котором уточняются: направления деятельности компании (продукты, рынки сбыта), состояние системы управления, список ведущих сотрудников, зоны ответственности, существующие проблемы, график интервью с сотрудниками компании.

     3) Интервью с ведущими сотрудниками.

     4) Согласование результатов интервью.

     5) Анализ существующих документов системы управления.

     6) Подготовка предложений по развитию системы управления.

     7) Подготовка предложений по плану работы.

     После согласования плана работы с заказчиком разрабатывается проект ИС, в который  входят следующие документы: условия использования ИС; требования к функционалу, преемственности с действующим информационным обеспечением, информационной безопасности; описание финансово-юридической структуры; иерархия целей, система показателей; форматы отчетов; форматы печатных форм; структуры данных; описание ролей пользователей; графическое отображение бизнес-процессов, подлежащих внедрению в КИС; регламенты исполнения бизнес-процессов; сценарии обучения пользователей