Виды технологических систем обработки и хранения документов

     Если  документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной фирмой.

     Все поступившие конфиденциальные документы  подлежат немедленному учету. Документы, не отнесенные к разряду конфиденциальных, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и хранением открытых документов.

      В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:

      - исключить возможность тайного вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов;

      - ограничить возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальным документом;

      - подтвердить факт отправки документа и правильность оформления этого факта в учетных формах;

      - исключить ошибочную отправку документа, пакета другому адресату, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

      Конвертование и отправка конфиденциальных документов осуществляются сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы. Отправка документов лично исполнителями не допускается.

      Разрешением на отправку исходящего конфиденциального  документа является подписанное первым руководителем фирмы сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной карточке, если документ отправляется без сопроводительного письма.

      При пересылке конфиденциальных документов почтой или по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст  документа шифруется.

        Конфиденциальные документы упаковываются  в два пакета, т. е. производится  их двойное пакетирование. На  внутреннем пакете указываются:  гриф конфиденциальности, фамилия  лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при  необходимости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать «Для пакетов» или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся.

     Пакеты  с конфиденциальными документами  пересылаются ценными отправлениями; Передача их в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

     Чаще  всего пакеты с конфиденциальными документами передаются адресатам курьерами фирмы. В этом случае двойное конвертование, как правило, не применяется. Все необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в разносной книге или реестре, расписке.

     2.1. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам

     Учет  конфиденциальных документов предусматривает  не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по инстанциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциальной документации фирмы или у референта первого руководителя.

     Основной  целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:

     - фиксирование факта поступления или издания документа;

     - фиксирование местонахождения документа;

     - обеспечение поиска документов при проверки их наличия или необходимости обращения к документу;

     - обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;

     - предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.

     Для решения этих задач целесообразно  вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:

     - учет входящих (поступивших, входных) документов;

     - учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, выходных) и внутренних документов;

     - инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.

     При любом виде учета индексирование конфиденциальных документов базируется на валовой нумерации документов всего потока в течение календарного года. Преимущество валовой нумерации состоит в гарантированной сохранности номера, выделенного для данного документа, записи исходных сведений о документе и карточки, заведенной на документ. Ни один номер не может исчезнуть, а карточка выпасть из систематизированного по номерам массива.

     Серьезным недостатком валовой нумерации  документов является отсутствие ее привязки к месту хранения документа. Однако к валовому номеру документа может добавляться смысловой индекс, обозначающий дело по номенклатуре, в котором будет храниться документ, подразделение-исполнитель и т.п.

     Номер поступившего конфиденциального документа  проставляется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения в штампе «К вх. № __» с указанием года регистрации. Во входящем штампе документа дополнительно проставляется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфиденциальности, например:

     «Кол-во листов: 1 к + 5 нк». При наличии в поступившем пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

     В журналах и карточках учета записываются не только исходные данные о документе, но и сведения о его движении с  момента поступления или издания до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресату или уничтожения. Каждая запись заверяется росписями сотрудника службы конфиденциальной документации и исполнителя или второго сотрудника этой службы.

    При заполнении на конфиденциальный документ одного экземпляра учетной карточки возникает необходимость ведения контрольного журнала. Журнал предназначен для обеспечения последовательности присвоения документам порядковых учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения поиска документов. Против учетного номера документа в журнале указывается фамилия лица, расписавшегося в карточке за получение документа, т.е. фиксируется местонахождение документа. При заполнении на документ двух и более экземпляров карточки функцию контрольного журнала выполняет валовая картотека.

     Традиционный  учетный и справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам обычно включает в себя:

     - справочную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;

      - валовую картотеку с разделами неисполненных (для вторых экземпляров карточек) и исполненных (для первых экземпляров карточек) документов, в которой карточки располагаются в последовательности учетных номеров документов;

     - контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов;

     - справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам.

     Если  на конфиденциальные документы ведется  справочная картотека, аналогичная картотеке на открытые документы, то часть картотеки на неисполненные документы формируется по исполнителям, а в части на исполненные документы карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел (если нумерация документов ведется по каждому делу отдельно) или в валовой последовательности номеров документов. В обоих вариантах экземпляры карточки помещаются одновременно в обе части картотеки.

     По  окончании рабочего дня второй сотрудник службы конфиденциальной документации проверяет правильность регистрации документов и их наличие.

     В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником службы конфиденциальной документации рядом или выше ошибочной записи и заверяются его росписью. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Учетные формы не должны содержать конфиденциальные сведения. Вместе с тем журналы и картотеки содержат в совокупности данные ограниченного распространения, в связи с чем, их следует хранить в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

     Перемещение конфиденциальных документов между  сотрудниками службы конфиденциальной документации фиксируется в передаточном журнале.

     Автоматизированный  учет конфиденциальных документов включает в себя следующие процедуры:

     - ввод в систему исходных сведений о документах и формирование машинного (электронного) журнала (картотеки);

     - контроль правильности внесенных записей и их соответствия учитываемым документам;

     - распечатка на бумажном носителе введенных записей (отдельно по каждому документу или по всем документам за рабочий день) для формирования традиционного журнала (картотеки);

     - распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа.

     В электронный журнал конфиденциальные документы вносятся в хронологической  последовательности их поступления  в службу конфиденциальной документации.

     Бумажные  распечатки записей исходных сведений о документах, внесенных в электронный журнал, обеспечивают учетную функцию удостоверения факта поступления или издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе формируют традиционный учетный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:

     - описью конфиденциальных документов;

     - страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронного журнала.

     Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Автоматизированный банк данных реализует функцию справочного и поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения документов и иногда работы персонала с электронными аналогами бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традиционным банком данных.

     Сведения  об изменении местонахождения документа  вносятся в электронный журнал, который выполняет в данном случае роль контрольного журнала. По окончании исполнения делается новая распечатка полных сведений о документе, которая помещается в традиционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.

    Выдача  документов исполнителям осуществляется по распечаткам учетного журнала (карточек учета) документов, в которых фиксируется роспись за получение и возврат документов. Документы (например, инвентарного учета) могут также выдаваться под росписьв распечатке карточки учета выдачи документа. В крупных предпринимательских структурах иногда используется метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.

     Учет  изданных конфиденциальных документов дополнительно решает следующие  задачи:

     - предотвращение утери черновиков и вариантов документа;

     - подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;

     - подтверждение факта передачи документа на отправку или. исполнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденциальной документации.

     Для учета изданных конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику службы конфиденциальной документации:

     - все экземпляры подписанного руководителем документа;

     - приложения к документу (при наличии);