Автор работы: Пользователь скрыл имя, 24 Октября 2012 в 14:54, контрольная работа
Под внутренним документооборотом понимается движение документов внутри учреждения, фирмы с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов также наблюдается между учреждениями, организациями и предприятиями. Оно именуется внешним документооборотом. Движение документов на бумажных, магнитных или других носителях, по линиям связи объективно сопровождает любую управленческую деятельность.
высшего профессионального образования
Новгородский филиал
Факультет Международного менеджмента и туризма
Направление 080500 «Менеджмент организации»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине: Делопроизводство.
Вариант №20
Выполнил студент:
Курочкин М.Ю.
Отделение ______________
Курс : 2
Группа : 11012
Проверил преподаватель:
_______________________
Великий Новгород
2012
1.Виды документопотоков, этапы обработки документов.
Документы находятся в постоянном движении, что отражает их принципиальное назначение как носителя информации.
Движение документов связывается с понятием документооборота, который входит в сферу технологических основ документационного обеспечения управления (ДОУ).
Под внутренним документооборотом понимается движение документов внутри учреждения, фирмы с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов также наблюдается между учреждениями, организациями и предприятиями. Оно именуется внешним документооборотом. Движение документов на бумажных, магнитных или других носителях, по линиям связи объективно сопровождает любую управленческую деятельность.
Процесс управления и документооборот жестко связаны единой технологией реализации функций управления.
Целью документооборота является информационное обеспечение управленческой деятельности, т.е. своевременная доставка ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, фирмы, необходимой им для выполнения возложенных на них функций, принятия решений и фактического претворения их в жизнь. При этом необходимо учитывать, что этим лицам нужны не сами документы, а содержащиеся в них сведения, данные и факты.
В связи с этим движение документов нельзя рассматривать только как механическое перемещение их по инстанциям, как функцию почтовой доставки корреспонденции адресатам. Основной характеристикой движения документированной информации является целевая комплексность документооборота, т.е. соединение в единую совокупность его управленческой, делопроизводственной и почтовой функций.
Управлению экономическими, социальными, политическими, производственными структурами свойственна устойчивая стабильность построения и единообразное функционирование документооборота. Принципы и направления движения традиционных и электронных документов в аппарате управления едины при любых технологических системах обработки и хранения документированной информации. Меняются методы доставки и работы с документами, но целевое назначение и технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. Это создает объективную возможность для научного решения документоведческих и архивоведческих проблем безбумажного документооборота.
Документооборот отражает весь “жизненный цикл” документа - период его активной жизни в управленческом процессе и период его достаточно пассивной архивной жизни.
Движение документов, документированной информации в учреждении, фирме не может быть хаотичным, случайным или определяться субъективными факторами. Оно должно целенаправленно регулироваться и главное быть регламентированным. Выполнение творческих операций с документами всегда обеспечивается комплексом обязательных технологических процедур, связанных с учетом документов и справочно-информационной работой, регулированием распределения документов между потребителями информации, контролем за исполнением документов, формированием документов в дела, хранению дел.
Документооборот в соответствии с требованиями к информационному обеспечению управленческих функций и существующими стандартными элементами структуры управления (учреждение, структурное подразделение, направление деятельности, конкретный сотрудник, решаемая задача) делится на несколько составляющих его частей - документопотоков:
Последние два потока характеризуются значительным технологическим единообразием и могут рассматриваться как единый поток или документопоток подготовленных и изданных документов.
Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов (документированной информации), предназначенных для обеспечения выполнения персоналом управленческих функций и принятия решений. В технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов, ручейков) движения человекочитаемых (традиционных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций.
Входной документопоток несет исходную (первичную) информацию и включает документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма), документы подведомственных предприятий, организаций, учреждений, филиалов (служебные письма и письма граждан, запросы, заключения, отчеты, справки, представления, формы первичного учета), документы неподчиненных предприятий и учреждений (письма, решения, акты и т.д.).
Выходной документопоток несет информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в целях ее передачи (отправления) вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, гражданам (письма, организационные и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции).
Внутренний документопоток обеспечивает решение задач и реализацию функций в пределах данного аппарата управления без направления информации за его пределы (организационные и распорядительные документы, инструкции, методики, руководящие материалы, служебные записки). Как правило, в этом потоке решается задача правового и информационного обеспечения принимаемых решений. Во внутренний документопоток не включаются письма, т.к. переписка между структурными подразделениями не разрешается. Возникающие вопросы решаются путем составления конкретных видов документов (докладных или служебных записок, запросов, заключений, справок).
Следует учитывать, что наличие перечисленных документопотоков обязательно свойственно не только учреждению в целом, но и любому структурному подразделению учреждения, филиалу, управленческой функции, автоматизированной информационной системе, задаче, отдельному виду работы, конкретному сотруднику. Документопотоки возникают и между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами, они реализуют содержание внешнего документооборота.
Каждый из потоков отличается определенным составом, направленностью и количеством движущихся документов, наличием подпотоков в соответствии с избирательным функциональным разбиением потока, сложившимися маршрутами движения каждого типа документов. По существу, поток изначально можно представить в виде множества подпотоков. Это не река, как иногда кажется, а обилие ручейков, текущих в одном направлении, но каждый по своему руслу. Содержательная структура документопотока представляется достаточно сложной и включает не только традиционные бумажные управленческие документы, но и документы на любых других типах носителей (магнитных, фотографических и др.), а также электронные документы, передаваемые по линиям компьютерной связи в режиме “безбумажного документооборота”, направляемые по факсимильной связи, электронной почте и др.
Документопоток разбивается на достаточно автономные и законченные технологические стадии (этапы), которые соответствуют установленным пунктам обработки документов. Состав технологических стадий стабилен при любом типе технологической системы обработки и хранения документов. Стадия состоит из совокупности технологических процедур. Процедуры подразделяются на комплексы операций и подопераций, выполняемых методами, свойственными конкретной применяемой в учреждении, фирме системе обработки документов. Число пунктов обработки, быстрота перемещения документов между ними и оперативность выполнения в каждом пункте стандартного набора процедур и операций с документами определяет степень совершенства принятой в учреждении, фирме схемы движения документов.
Входной документопоток содержит следующие стадии:
Выходной и внутренний документопотоки включают следующие стадии обработки:
Блок-схема работы с входящими документами
Блок-схема работы с исходящими документами
При необходимости в схеме должны быть отражены автоматизированные пункты (автоматизированные рабочие места) обработки и хранения документированной информации, должен быть регламентирован порядок перемещения информации между базами данных.
Документооборот одновременно с технологическими характеристиками обеспечения документированной информацией процесса управления обладает количественными показателями, также имеющими большое значение для организации управления.
Количество документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Одновременно может учитываться количество экземпляров документов и количество листов в документах. Учет количества документов осуществляется по месту их регистрации или исполнения и хранения. Отдельно учитываются обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан. Количество тиражированных копий документов учитывается в службах оперативной полиграфии и машинописных бюро.
Ежедневному количественному учету подлежат все без исключения документы: поступившие (в т.ч. нерегистрируемые), отправляемые и внутренние, документы на бумажных и технических носителях, в т.ч. на фотографических носителях, аудио- и видеодокументы, документы, циркулирующие в линиях электронной, факсимильной и иной связи. Подсчет документов фиксируется в учетной таблице в разрезе документопотоков, видов документов, видов носителей, групп корреспондентов или по другим избирательным признакам. За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в т.ч. тиражированный.
2.Выписка из акта, реквизиты.
Зачастую ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст акта. В этом случае в практике документирования делается выписка из него.
По составу реквизитов и оформления выписка не отличается от самого акта. В выписке лишь следует написать другое название документа: ВЫПИСКА ИЗ АКТА. Вместо полного текста приводится та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.
Для делового письма, например, обязательны такие реквизиты (т.е. признаки, установленные законом или положениями, для отдельных документов):
— наименование организации — адресата письма (отправителя);
— почтовый и телеграфный адрес;
— номер телефона;
— номер телекса;
— номер счета в банке;
— дата;
— индекс документа;
— ссылка на индекс и дату входящего документа;
— адресат;
— заголовок к тексту;
— текст;
— отметка о наличии приложений;
— подпись;
— отметка о направлении копии в другие адреса;
— фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя;
— отметка о направлении письма в дело.
3.Составить общий бланк предприятия.
«Связьстрой-3»
173014, г. Великий Новгород
ул. Связи,11
тел./факс (8162) 63-17-46
ИНН 5321074363
КПП 532101001
Р/с 40702810100000002167
Информация о работе Виды документопотоков, этапы обработки документов