Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Марта 2011 в 15:15, лекция
1.Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
2.Место делопроизводства в структуре управленческого труда.
3.Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.
Лекция 1. Классификация и виды документов
Вопросы:
1.Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.
Цели делопроизводства:
создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).
Информационные
связи организации могут
К средствам письменной (документированной) связи относятся:
деловые письма, договоры, соглашения;
доклады, отчеты;
телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;
Устная связь осуществляется при помощи:
устных переговоров, совещаний;
телефонных переговоров;
переговорных устройств и громкоговорящей связи;
телеконференций и т.п.
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).
Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:
создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
регистрация документов;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
передача документов для их последующего решения;
систематизация документооборота в организации.
Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.
Основными принципами современного делопроизводства являются:
оперативность в составлении и прохождении документов;
высокое качество документов;
оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
применение безбумажных технологий обмена информацией.
Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:
оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
применение
специализированного
2. Место делопроизводства в структуре управления.
Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.
Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.
Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:
к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.
Ответственность
за организацию делопроизводства,
соблюдения установленных правил и порядка
работы с документами в организации, их
сохранность возлагаются на руководителя
организации. Приказом руководителя назначаются
ответственные за ведение делопроизводства
в структурных подразделениях. Работники
должны быть ознакомлены с установленным
порядком работы с документами в организации,
изложенными в инструкции по делопроизводству.
Работники несут персональную
ответственность за
выполнение требований
инструкции по делопроизводству, сохранность
находящихся у них служебных документов.
3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.
Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом в Республике Беларусь осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив), созданный в 1991 году. Белкомархив руководит работой 6 республиканских, 9 областных, 16 зональных, и более 100 городских архивов.
Вопросами научного использования документов занимаются два научно-исследовательских института:
Белорусский
научно-исследовательский
Белорусский
научно-исследовательский
Организация
и осуществление
государственного надзора
за выполнением требований законодательства
по архивному делу в части организации
хранения и обеспечения сохранности документов,
ведению делопроизводства в организациях
предприятиях всех форм собственности
осуществляет Государственная инспекция
архивов и делопроизводства Республики
Беларусь (Госархивнадзор) в структуре
Министерства юстиции Республики Беларусь.
Вопросы:
Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.
Деятельность
организаций* характеризует совокупность
документов, составляющих систему документации,
в том числе систему организационно-
Документы
служат основанием для принятия решений,
справочно-информационной работы, учета,
средством общения между
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.
Документы классифицируются по следующим признакам:
Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).
Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.
Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.
Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.
Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.
Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.
Различают разновидности копий:
Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.
Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
Выписка из документа – копия части документа.
Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.
Дело
– это совокупность документов по одному
вопросу, помещенные в твердую обложку,
оформленную соответствующим образом.
В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов: